Thẩm định nội dung kết thúc bằng một trong hai văn bản: thông báo dự định cấp văn bằng, hoặc thông báo dự định từ chối. Cả hai đều có hạn để bạn hành động. Chủ đơn chuẩn bị sẵn cho cả hai kịch bản ngay từ khi đơn vào chặng này sẽ trả lời được trong vài tuần thay vì chạy vạy đến sát hạn.
Chặng thẩm định nội dung thường dài và ít tin tức, nên dễ bị quên. Bài này đề xuất cách dùng chính khoảng thời gian chờ đó: dự trù tiền nộp phí, gom tài liệu sử dụng, lập danh sách nhãn có thể bị coi là đối chứng, quyết định trước ai sẽ trả lời và tới mức nào thì cần người làm nghề.
Vì sao nên chuẩn bị khi chưa có kết quả
Khi thông báo đến, thời hạn bắt đầu chạy từ ngày ra văn bản. Nếu bạn mới bắt đầu tìm hồ sơ, tìm người, tìm tiền vào lúc đó, phần lớn thời gian sẽ trôi qua trong việc chuẩn bị chứ không phải để suy nghĩ cách trả lời. Với thông báo dự định từ chối, chất lượng bản trả lời phụ thuộc nhiều vào tài liệu bạn đưa ra được, và tài liệu tốt nhất thường là tài liệu đã được gom dần từ trước.
Chuẩn bị sớm cũng giúp bạn ra quyết định kinh doanh tỉnh táo hơn. Một chủ đơn đã nghĩ trước "nếu bị từ chối vì tương tự nhãn X thì mình chấp nhận thu hẹp danh mục, nhưng không đổi tên" sẽ không hoảng khi văn bản đến. Ngược lại, người chưa nghĩ gì dễ đưa ra quyết định vội, như bỏ đơn hoặc đổi tên toàn bộ, trong khi còn những lối khác ít tốn kém hơn.
Thời điểm hợp lý để bắt đầu chuẩn bị là ngay sau khi đơn được công bố. Từ lúc ấy, đơn đã ở vị trí có thể được thẩm định nội dung bất cứ lúc nào theo thứ tự của Cục.
Hai kịch bản và những gì cần có sẵn
Bảng dưới đặt hai kịch bản cạnh nhau. Cột cuối là thứ bạn có thể chuẩn bị ngay từ hôm nay, không cần đợi văn bản.
| Kịch bản A: dự định cấp | Kịch bản B: dự định từ chối | |
|---|---|---|
| Văn bản nhận được | Thông báo nêu phạm vi bảo hộ dự kiến và phí phải nộp | Thông báo nêu lý do từ chối, có thể kèm nhãn đối chứng |
| Việc phải làm trong hạn | Kiểm phạm vi bảo hộ, nộp đủ phí, lệ phí | Gửi ý kiến phản đối lý do, sửa đơn hoặc thu hẹp danh mục |
| Tiền | Phí, lệ phí cấp văn bằng, công bố theo biểu hiện hành | Chi phí soạn văn bản, có thể có phí sửa đổi, chi phí người làm nghề nếu thuê |
| Người | Người có quyền ký, kế toán nộp phí | Người hiểu sản phẩm và thị trường, người viết văn bản, có thể cần đại diện |
| Tài liệu chuẩn bị sẵn | Giấy tờ pháp lý cập nhật của chủ đơn | Bằng chứng sử dụng, kết quả tra cứu nhãn tương tự, thông tin về chủ nhãn đối chứng |
Kịch bản A nghe đơn giản nhưng vẫn có đơn dừng lại ở đây vì quên nộp phí hoặc không có người ký. Kịch bản B tốn công hơn nhiều, nên phần lớn thời gian chuẩn bị nên dành cho nó.
Bộ tài liệu nên gom sẵn cho kịch bản bị từ chối
Lý do từ chối phổ biến nhất ở chặng nội dung là nhãn thiếu khả năng phân biệt, hoặc trùng, tương tự với nhãn có trước. Với cả hai lý do, tài liệu dưới đây là những thứ khó gom vội trong vài tuần.
- Bằng chứng sử dụng có ngày tháng: hoá đơn ghi tên sản phẩm mang nhãn, ảnh bao bì, ảnh cửa hàng, bài quảng cáo, trang bán hàng trực tuyến qua các năm.
- Số liệu về mức độ nhận biết: doanh thu theo năm, số điểm bán, phạm vi tỉnh thành, bài báo nhắc tới nhãn. Chỉ dùng số liệu thật của doanh nghiệp, không ước đoán.
- Kết quả tra cứu đã làm trước khi nộp: những nhãn gần giống bạn từng thấy, vì sao khi đó bạn cho là không trùng.
- Thông tin về các nhãn có thể bị coi là đối chứng: chủ sở hữu là ai, nhãn đó còn hiệu lực không, có thật sự đang được dùng không.
- Mô tả thực tế kênh bán, khách hàng: sản phẩm bán ở đâu, cho ai, giá trong khoảng nào, để làm rõ sự khác biệt với hàng hoá của nhãn đối chứng nếu cần.
- Phương án thu hẹp danh mục: danh sách sản phẩm bạn buộc phải giữ và những sản phẩm có thể bỏ nếu cần nhường.
Các tài liệu này không cần hoàn hảo. Chúng cần có thật, có ngày tháng và được lưu theo trình tự để người viết bản trả lời tìm được ngay.
Quyết định trước: ai trả lời, tới đâu thì thuê người làm nghề
Tự trả lời khi lý do đơn giản. Thông báo chỉ yêu cầu làm rõ cách gọi tên một sản phẩm, hoặc bỏ một vài mặt hàng ngoài lề, chủ đơn có thể tự xử lý nếu đọc kỹ hướng dẫn.
Cân nhắc người làm nghề khi bị so với nhãn có trước. Lập luận về tương tự gây nhầm lẫn đòi hỏi hiểu cách thẩm định viên so sánh chữ, cách đọc, ý nghĩa, hình, và cách lập luận về hàng hoá tương tự. Tiêu chí chi tiết được giải thích trên NhanHieuVietNam.com; khi đơn quan trọng với doanh nghiệp, có người làm nghề đồng hành sẽ an toàn hơn.
Chuẩn bị ngân sách theo yếu tố, không theo con số nghe được. Chi phí trả lời phụ thuộc vào số lý do từ chối, số nhãn đối chứng, khối lượng tài liệu phải dịch hay sắp xếp, và việc có cần đàm phán với chủ nhãn đối chứng không.
Chọn sẵn người có quyền quyết định. Bản trả lời có thể đòi bạn chọn giữa giữ nguyên danh mục và tranh luận, hay thu hẹp để được cấp nhanh. Người quyết định cần được xác định từ trước, không đợi tới tuần cuối.
Khi tình huống phức tạp. Nếu nhãn đối chứng thuộc về một doanh nghiệp lớn, hay bạn đang có va chạm thực tế trên thị trường, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được định hướng ban đầu trước khi quyết định thuê ai.
Kịch bản A cũng có bẫy riêng
Thông báo dự định cấp văn bằng mang tin vui, nên hay bị xử lý qua loa. Bẫy thứ nhất: không kiểm phạm vi bảo hộ. Thông báo có thể ghi nhãn được bảo hộ với một danh mục đã bị Cục thu hẹp, hoặc có phần chữ không được bảo hộ riêng. Bạn cần đọc kỹ để biết mình thực sự được gì, vì đó là thứ sẽ in lên văn bằng.
Bẫy thứ hai: nộp phí sai hoặc thiếu. Các khoản phí, lệ phí ở chặng này gắn với số nhóm và số sản phẩm; bạn nên nộp theo đúng thông báo và biểu phí hiện hành, giữ chứng từ ghi rõ số đơn. Bẫy thứ ba: người ký vắng mặt hoặc đã nghỉ việc, hay con dấu và chữ ký số đã thay đổi so với lúc nộp đơn.
Cách phòng rất đơn giản: ngay khi đơn vào chặng thẩm định nội dung, hãy dự trù khoản tiền nộp phí cấp bằng trong kế hoạch tài chính của quý, và cập nhật thông tin người có quyền ký trong hồ sơ nội bộ. Chi tiết thủ tục nhận văn bằng có ở danh mục riêng trên Tra Thương Hiệu.
Sau khi có kết quả: cập nhật lịch và kế hoạch kinh doanh
Dù kết quả là gì, hãy cập nhật bảng theo dõi ngay trong ngày: loại văn bản, ngày ra, hạn phải làm, người phụ trách. Với kịch bản A, bước tiếp theo là nộp phí và chờ văn bằng; lúc này bạn có cơ sở vững hơn để đầu tư mạnh vào bao bì, biển hiệu.
Với kịch bản B, ngoài việc trả lời, bạn nên tạm cân nhắc lại các khoản đầu tư gắn chặt với tên nhãn, cho tới khi biết kết quả cuối cùng. Đây không phải lúc ngừng kinh doanh, mà là lúc tránh in thêm những lô bao bì lớn hay ký hợp đồng dài hạn dựa trên giả định chắc chắn được cấp.
Trong cả hai trường hợp, hãy ghi lại bài học: đơn bị vướng ở đâu, tài liệu nào hữu ích, tài liệu nào thiếu. Những ghi chép này giúp lần nộp đơn tiếp theo, cho nhãn khác hoặc nhóm hàng khác, đi trơn tru hơn.
Trong lúc chờ: để ý những thay đổi có thể ảnh hưởng kết quả
Kết quả thẩm định nội dung phụ thuộc vào tình trạng của các nhãn khác tại thời điểm thẩm định viên xem xét đơn của bạn. Trong thời gian chờ, tình trạng ấy có thể thay đổi. Một nhãn có trước mà bạn lo ngại có thể hết hiệu lực vì chủ sở hữu không gia hạn, hoặc một đơn nộp trước bạn có thể bị từ chối hay bị rút. Ngược lại, một đơn nộp trước bạn mà khi bạn tra cứu chưa xuất hiện trên cơ sở dữ liệu, nay có thể đã được công bố.
Vì vậy, đừng chỉ dựa vào kết quả tra cứu lúc nộp đơn. Mỗi vài tháng, hãy tra lại các nhãn gần giống mà bạn đã ghi trong danh sách, xem chúng còn hiệu lực không, đơn nào đã được cấp, đơn nào đã dừng. Cách tra một nhãn còn hay hết hiệu lực được trình bày ở danh mục riêng trên Tra Thương Hiệu.
Những thay đổi này giúp bạn điều chỉnh kịch bản. Nếu nhãn đối chứng mạnh nhất đã hết hiệu lực, kịch bản bị từ chối vì lý do đó giảm đi đáng kể. Nếu xuất hiện một đơn nộp trước rất giống nhãn của bạn, bạn nên chuẩn bị tinh thần và tài liệu cho kịch bản B sớm hơn, thay vì bị bất ngờ khi văn bản tới.
Câu hỏi thường gặp
Có biết trước được đơn sẽ bị từ chối không?
Không thể biết chắc, nhưng có thể ước lượng. Nếu khi tra cứu trước khi nộp bạn đã thấy nhãn gần giống trong cùng nhóm hàng, hoặc nhãn của bạn chứa từ mô tả sản phẩm, khả năng gặp thông báo từ chối cao hơn và bạn nên chuẩn bị kỹ hơn.
Bị dự định từ chối có nghĩa là đơn đã hỏng chưa?
Chưa. Đây là thông báo dự định, bạn có quyền trả lời trong hạn: phản bác lý do, sửa mẫu nhãn trong giới hạn cho phép, thu hẹp danh mục hoặc đưa ra văn bản đồng ý của chủ nhãn đối chứng. Nhiều đơn vẫn được cấp sau khi trả lời.
Có nên liên hệ chủ nhãn đối chứng ngay khi đoán được họ là ai?
Chỉ nên liên hệ khi đã cân nhắc kỹ. Việc liên hệ có thể mở ra khả năng xin thư đồng ý, nhưng cũng có thể khiến bên kia chú ý tới bạn và gửi ý kiến phản đối. Tình huống này nên có người làm nghề góp ý trước.
Cần chuẩn bị bao nhiêu tiền cho chặng cuối?
Phí, lệ phí nhà nước ở chặng cấp văn bằng phụ thuộc số nhóm, số sản phẩm và biểu phí đang áp dụng. Bạn nên tra biểu phí hiện hành trên Cổng dịch vụ công hoặc hỏi nơi tiếp nhận, thay vì dùng con số của người khác hay của năm trước.
Đang chờ kết quả thì có nên mở rộng sản phẩm dùng nhãn này không?
Mở rộng kinh doanh là quyết định của bạn, nhưng nên biết rằng sản phẩm mới ngoài danh mục đã nộp sẽ không được đơn này bảo hộ. Nếu dòng sản phẩm mới quan trọng, hãy tính tới việc nộp thêm đơn cho nhóm tương ứng.