Sau khi bạn nộp văn bản trả lời một thông báo của Cục Sở hữu trí tuệ, đơn nhãn hiệu quay lại hàng chờ để thẩm định viên xem xét lập luận và tài liệu bạn gửi. Kết quả có thể là đơn đi tiếp sang chặng sau, đơn được chấp nhận cho một phần danh mục, Cục gửi thêm một thông báo nữa, hoặc Cục ra quyết định chính thức. Trong khoảng thời gian đó, thường không có thư nào gửi riêng cho bạn.
Nhiều chủ đơn tự nộp coi việc gửi văn bản trả lời là dấu chấm hết của một vòng lo lắng, rồi quên luôn đơn cho tới khi có thư mới. Cách đó dễ dẫn tới hai rủi ro: không có bằng chứng mình đã nộp đúng hạn khi cần đến, và không biết đơn đã sang trạng thái mới đòi thêm việc. Bài này đi qua những gì nên làm từ ngày bạn gửi văn bản trả lời đến lúc nhận kết quả. Cách viết nội dung trả lời thì thuộc về chuyên môn thẩm định, được giải thích trên NhanHieuVietNam.com.
Nộp xong văn bản trả lời chưa phải là xong việc
Văn bản trả lời của bạn chỉ có giá trị khi Cục ghi nhận đã nhận nó, trong hạn, và gắn đúng vào hồ sơ đơn. Ba điều kiện này nghe hiển nhiên nhưng mỗi điều đều từng làm hỏng đơn của người tự nộp. Gửi bưu điện mà ghi thiếu số đơn trên phong bì và trong văn bản thì giấy có thể nằm ở bộ phận tiếp nhận lâu hơn bạn nghĩ. Nộp trực tuyến mà không tải đủ tệp đính kèm thì thẩm định viên chỉ thấy một nửa lập luận. Nộp sát ngày cuối mà không giữ chứng từ thì khi có tranh cãi về thời hạn, bạn không có gì để đưa ra.
Vì vậy, ngày bạn gửi đi nên được coi là ngày bắt đầu một chặng theo dõi mới, không phải ngày kết thúc. Trong bảng theo dõi đơn, hãy thêm một dòng riêng: loại thông báo đã trả lời, ngày ra thông báo, hạn trả lời, ngày bạn nộp, kênh nộp, và người chịu trách nhiệm theo dõi tiếp. Với đơn nộp qua đại diện, dòng này vẫn cần thiết; bạn có quyền yêu cầu đại diện gửi lại bản sao văn bản trả lời đã nộp kèm xác nhận tiếp nhận.
Một điều nữa ít người để ý: nội dung bạn viết trong văn bản trả lời sẽ đi theo đơn suốt đời. Nếu bạn đã đồng ý thu hẹp danh mục hay cam kết không yêu cầu bảo hộ riêng một phần của nhãn, phạm vi ấy sẽ được phản ánh vào văn bằng sau này. Lưu bản sao đầy đủ cho chính mình là cách duy nhất để sau nhiều năm còn hiểu vì sao văn bằng lại có hình dạng như vậy.
Các kết cục có thể xảy ra sau khi bạn trả lời
Không phải lần trả lời nào cũng dẫn tới một kết quả rõ ràng ngay. Bảng dưới gom các khả năng thường gặp, kèm dấu hiệu nhận biết và việc của bạn. Tên gọi chính xác của từng loại văn bản có thể khác nhau theo quy định hiện hành; điều quan trọng là bạn nhận ra văn bản đó mở ra hay đóng lại một thời hạn.
| Kết cục | Dấu hiệu bạn thấy | Việc của bạn |
|---|---|---|
| Cục chấp nhận lập luận | Đơn chuyển sang chặng tiếp theo; về sau có thể nhận thông báo dự định cấp văn bằng | Chuẩn bị nộp phí cấp bằng, kiểm phạm vi bảo hộ dự kiến |
| Chấp nhận một phần | Thông báo nêu phần danh mục hoặc phần nhãn được chấp nhận và phần vẫn bị từ chối | Quyết định giữ phần còn lại hay tiếp tục tranh luận cho phần bị từ chối |
| Cục chưa thấy thuyết phục, cần thêm thông tin | Một thông báo mới, thường kèm thời hạn mới | Ghi hạn mới vào lịch, đọc kỹ điểm nào Cục còn băn khoăn |
| Hồ sơ trả lời có thiếu sót về thể thức | Yêu cầu bổ sung tài liệu, chữ ký, bản dịch hoặc giấy uỷ quyền | Bổ sung đúng thứ được yêu cầu, giữ chứng từ nộp |
| Cục giữ nguyên ý kiến | Quyết định từ chối cấp văn bằng cho toàn bộ hoặc một phần | Xem xét các đường đi tiếp, trong đó có khiếu nại, trong thời hiệu |
Đọc bảng này theo chiều ngược lại cũng có ích: nếu sau một thời gian dài bạn không thấy dấu hiệu nào ở cột giữa, đó là lúc tự tra tình trạng đơn hoặc hỏi tiến độ, chứ không phải tiếp tục ngồi chờ.
Giữ bằng chứng đã trả lời đúng hạn
Bằng chứng nộp đúng hạn hiếm khi cần đến, nhưng khi cần thì không có cách nào làm lại. Bộ bằng chứng tối thiểu gồm những thứ sau, làm ngay trong ngày nộp.
- Lưu bản cuối cùng của văn bản trả lời đúng như đã ký và nộp, kèm toàn bộ tài liệu đính kèm theo đúng thứ tự, đánh số trang nếu là bản giấy.
- Nộp trực tuyến: tải về hoặc chụp màn hình xác nhận nộp thành công có ngày giờ, lưu thư điện tử thông báo tiếp nhận nếu hệ thống có gửi.
- Nộp trực tiếp: giữ bản sao có dấu tiếp nhận ghi ngày của nơi nhận hồ sơ.
- Gửi bưu điện: chọn hình thức có biên nhận và tra được hành trình, giữ biên nhận gửi và sau đó lưu thông tin phát thành công.
- Đặt tất cả vào một thư mục mang số đơn và ngày nộp, cả bản giấy lẫn bản quét, để người khác trong công ty cũng tìm ra.
- Ghi ngày nộp vào bảng theo dõi, cạnh hạn trả lời, để nhìn một lần là thấy mình nộp sớm hay sát hạn bao nhiêu ngày.
Nếu bạn nộp qua đại diện, yêu cầu họ chuyển cho bạn đủ bộ này. Một văn bản trả lời mà chỉ đại diện giữ bản sao là một điểm yếu khi bạn đổi đại diện hoặc khi người phụ trách nghỉ việc.
Đọc tình trạng đơn trên cơ sở dữ liệu sau khi trả lời
Văn bản trả lời có thể chưa hiện ngay. Cơ sở dữ liệu của Cục thường cập nhật chậm hơn thực tế. Không thấy dòng ghi nhận văn bản trả lời trong vài tuần đầu chưa phải là dấu hiệu giấy bị thất lạc; nhưng kéo dài nhiều tháng thì nên hỏi.
Trạng thái "đang thẩm định" không nói đơn đang ở bước nào của vòng trả lời. Đơn có thể đã được xem lại và đang chờ ký văn bản kết quả, hoặc vẫn nằm trong hàng chờ. Đừng suy ra kết quả từ việc trạng thái chưa đổi.
Ghi lại mỗi lần tra. Một dòng ngắn gồm ngày tra và những gì thấy được là đủ. Chuỗi ghi chép này giúp bạn nói chính xác với Cục hay với đại diện rằng đơn đã đứng yên bao lâu kể từ khi trả lời.
Thấy văn bản mới mà chưa nhận thư thì tính hạn theo văn bản. Nếu hồ sơ đơn trên mạng đã ghi một thông báo mới, hãy chủ động liên hệ để lấy văn bản, vì thời hạn thường tính theo ngày ra văn bản chứ không phải ngày thư về tới tay bạn. Cách tính hạn chi tiết có trong bài riêng của danh mục này.
Chờ bao lâu thì nên hỏi tiến độ
Không có một con số chung cho thời gian Cục xem xét văn bản trả lời. Luật có quy định thời hạn cho từng loại thủ tục, nhưng thực tế phụ thuộc vào lượng đơn tồn, độ phức tạp của lập luận, và việc đơn có liên quan tới đơn khác đang chờ hay không. Vì vậy, thay vì hỏi "bao lâu thì có kết quả", bạn nên đặt cho mình một ngưỡng nội bộ để chủ động kiểm tra.
Cách làm thực tế là đặt hai mốc nhắc. Mốc thứ nhất cách ngày nộp khoảng một đến hai tháng: lúc này bạn chỉ kiểm tra xem văn bản trả lời đã được ghi nhận vào hồ sơ đơn chưa. Mốc thứ hai dài hơn, đặt theo thời hạn xử lý mà quy định hiện hành dành cho loại thủ tục đó, cộng thêm một khoảng đệm cho thư từ: qua mốc này mà đơn vẫn im lặng thì gửi văn bản hỏi tiến độ. Khi hỏi, nêu số đơn, loại thông báo đã trả lời, ngày nộp và chứng từ nộp. Văn bản hỏi càng cụ thể thì câu trả lời nhận lại càng đúng việc.
Nếu đơn chậm kéo dài bất thường, có những đường đề nghị xem xét chính thức hơn; danh mục "Đơn chậm và quyền khi đơn còn chờ" trên Tra Thương Hiệu đi sâu vào phần này. Ở đây chỉ cần nhớ: hỏi tiến độ là quyền của chủ đơn, không làm đơn bị đánh giá xấu đi.
Những việc nên làm trong lúc chờ phản hồi
Khoảng thời gian chờ sau khi trả lời không nên để trống. Có những việc chỉ làm được lúc này, khi bạn vẫn còn nhớ rõ lập luận và tài liệu vừa gửi.
- Viết một đoạn tóm tắt ngắn cho chính mình: Cục nêu vấn đề gì, bạn trả lời theo hướng nào, đã đồng ý thu hẹp hay sửa gì. Nhiều năm sau, đoạn này giúp bạn hoặc người kế nhiệm hiểu ngay phạm vi văn bằng.
- Tiếp tục dùng nhãn đúng như mẫu đã nộp và đúng phạm vi bạn vừa xác nhận trong văn bản trả lời; tránh dùng theo kiểu mâu thuẫn với lập luận mình vừa đưa ra.
- Gom thêm bằng chứng sử dụng có ngày tháng nếu lập luận của bạn dựa vào việc nhãn đã được người tiêu dùng biết đến, để có sẵn khi Cục yêu cầu thêm.
- Tra định kỳ đơn mới của người khác trong cùng nhóm hàng hoá, dịch vụ, vì một đơn tương tự xuất hiện lúc này có thể ảnh hưởng tới vòng xem xét tiếp theo.
- Rà lại kế hoạch kinh doanh theo hai khả năng: đơn được chấp nhận và đơn bị từ chối một phần. In bao bì lớn hay ký hợp đồng dài hạn nên đợi tới khi có kết quả rõ hơn.
- Kiểm lại kênh nhận thư: địa chỉ, người nhận, hộp thư điện tử của tài khoản nộp trực tuyến. Một văn bản kết quả gửi tới địa chỉ cũ có thể làm bạn mất trọn thời hạn tiếp theo.
Mỗi việc trên chỉ tốn ít phút nhưng tiết kiệm cho bạn nhiều tuần nếu vòng tiếp theo đòi hỏi phản ứng nhanh.
Khi kết quả không như mong đợi
Nếu văn bản tiếp theo là một thông báo mới nêu thêm vấn đề, hãy coi đó là một vòng trao đổi bình thường chứ chưa phải thất bại. Đọc kỹ xem Cục đã chấp nhận phần nào trong lập luận cũ, còn băn khoăn ở điểm nào, và thời hạn mới là bao lâu. Lặp lại y nguyên lập luận cũ hiếm khi thay đổi được kết quả; bạn cần thêm lý lẽ hoặc tài liệu mới, hoặc cân nhắc thu hẹp phạm vi để giữ phần quan trọng nhất.
Nếu văn bản là quyết định từ chối cấp văn bằng, tính chất đã khác: đây là quyết định hành chính, và đường đi tiếp chủ yếu là khiếu nại hoặc khởi kiện trong thời hiệu, hoặc nộp một đơn mới với nhãn đã điều chỉnh. Bài tiếp theo trong danh mục này đi qua các mốc đó. Điều nên làm ngay hôm nhận quyết định là ghi ngày nhận, giữ phong bì hoặc xác nhận điện tử, và đặt nhắc thời hiệu, kể cả khi bạn chưa quyết định có theo tiếp hay không.
Với đơn gắn với sản phẩm chủ lực hoặc đang có người khác dùng nhãn tương tự, một vòng trả lời không thành là lúc nên nghe thêm ý kiến của người làm nghề đại diện sở hữu công nghiệp hoặc luật sư trước khi đi bước tiếp.
Câu hỏi thường gặp
Nộp văn bản trả lời rồi có được bổ sung thêm tài liệu không?
Thường là có thể gửi thêm tài liệu bổ sung khi đơn chưa có kết quả, nhất là khi bạn tìm được bằng chứng mới. Tuy vậy, tài liệu gửi sau hạn trả lời không chắc được xem như một phần của văn bản trả lời đúng hạn, nên phần cốt lõi vẫn phải nằm trong lần nộp đầu tiên.
Cục có gửi thư xác nhận đã nhận văn bản trả lời không?
Không phải lúc nào cũng có một thư xác nhận riêng. Bằng chứng chắc chắn nhất là chứng từ của kênh bạn dùng để nộp: xác nhận nộp trực tuyến, bản sao có dấu tiếp nhận, hoặc biên nhận và thông tin phát của bưu điện. Sau đó, hồ sơ đơn trên cơ sở dữ liệu thường ghi thêm văn bản đến.
Trả lời xong mà đơn vẫn hiện "đang thẩm định" nhiều tháng thì có sao không?
Không nhất thiết có vấn đề. Trạng thái tổng quát này thường không thay đổi cho tới khi có văn bản kết quả. Nếu thời gian chờ đã vượt quá thời hạn xử lý theo quy định hiện hành cộng thêm khoảng thời gian thư từ, bạn nên gửi văn bản hỏi tiến độ kèm số đơn và chứng từ nộp.
Nếu đổi ý sau khi đã đồng ý thu hẹp danh mục thì làm thế nào?
Khi danh mục đã được thu hẹp theo văn bản trả lời, phần bỏ đi thường không thể kéo trở lại vào cùng đơn. Nếu sau này cần bảo hộ cho phần đó, cách thường dùng là nộp một đơn mới, với ngày nộp mới. Vì vậy trước khi đồng ý thu hẹp, hãy cân nhắc kỹ những sản phẩm sắp ra mắt.
Đơn qua đại diện thì chủ đơn có cần theo dõi sau khi trả lời không?
Có. Đại diện lo phần thủ tục nhưng người chịu hậu quả là chủ đơn. Bạn nên yêu cầu nhận bản sao văn bản đã nộp, chứng từ nộp, và được báo ngay khi có văn bản mới. Thỉnh thoảng tự tra tình trạng đơn bằng số đơn cũng giúp bạn đối chiếu với báo cáo của đại diện.
Có nên gọi điện thường xuyên để thúc kết quả không?
Hỏi quá dày thường không làm đơn đi nhanh hơn. Hiệu quả hơn là hỏi bằng văn bản ở những mốc hợp lý, nêu đủ thông tin để người trả lời tra được ngay, và lưu lại câu trả lời. Văn bản hỏi tiến độ cũng là bằng chứng nếu sau này bạn cần đề nghị xem xét việc chậm xử lý.