Thông báo chấp nhận đơn hợp lệ cho biết đơn nhãn hiệu của bạn đã qua vòng thẩm định hình thức: hồ sơ đủ thành phần, đúng thể thức, phí đã nộp, danh mục đã được xếp nhóm. Nó chưa nói gì về việc nhãn có được bảo hộ hay không. Sau mốc này, đơn sẽ được công bố trên công báo rồi mới vào thẩm định nội dung.
Văn bản này thường bị đọc lướt vì mang tin tốt. Thực ra đây là lần đầu tiên bạn nhìn thấy đơn của mình qua con mắt của Cục: thông tin nào được ghi nhận, danh mục được xếp lại ra sao. Những gì ghi trong thông báo sẽ được đưa lên công báo. Soát kỹ ngay lúc này rẻ hơn rất nhiều so với sửa sau khi đã công bố.
Chấp nhận hợp lệ nghĩa là gì, và không nghĩa là gì
Ở vòng thẩm định hình thức, Cục kiểm tra xem tờ khai có đúng mẫu không, đủ thông tin bắt buộc không, mẫu nhãn có đạt yêu cầu trình bày không, danh mục hàng hoá, dịch vụ đã được phân nhóm theo bảng phân loại quốc tế chưa, người nộp đơn có quyền nộp đơn không, phí đã nộp đủ chưa. Khi những điều này ổn, Cục ra thông báo chấp nhận đơn hợp lệ.
Chấp nhận hợp lệ không có nghĩa là Cục đã so nhãn của bạn với các nhãn khác hay đã đánh giá khả năng phân biệt. Việc đó thuộc vòng thẩm định nội dung về sau. Một đơn được chấp nhận hợp lệ vẫn có thể bị từ chối ở vòng sau vì trùng hoặc tương tự nhãn có trước, hoặc vì nhãn mang tính mô tả.
Vì vậy, nhận thông báo này bạn chưa nên in bao bì đại trà hay ký hợp đồng lớn dựa trên tên nhãn với tâm thế "đã chắc". Điều bạn có thể yên tâm là đơn đã ổn về mặt thủ tục và sẽ đi tiếp theo hàng chờ, không bị trả về vì thiếu giấy.
Đọc từng thông tin trong thông báo
Hình thức trình bày có thể thay đổi theo thời kỳ, nhưng thông báo chấp nhận đơn hợp lệ thường có các nhóm thông tin dưới đây. Mỗi nhóm cần so với một nguồn khác nhau.
| Thông tin | So với | Điều cần để ý |
|---|---|---|
| Số đơn, ngày nộp đơn | Tờ khai có xác nhận tiếp nhận | Phải trùng tuyệt đối; lệch ngày là chuyện lớn |
| Ngày ưu tiên (nếu có) | Đơn gốc ở nước ngoài | Thông báo có thể ghi rõ quyền ưu tiên được chấp nhận hay không |
| Tên và địa chỉ chủ đơn | Giấy đăng ký kinh doanh hiện hành | Lỗi chính tả, thiếu loại hình doanh nghiệp, địa chỉ theo tên cũ |
| Mẫu nhãn | Tệp mẫu nhãn đã nộp | Màu sắc, tỷ lệ, chi tiết nhỏ có bị mất không |
| Danh mục hàng hoá, dịch vụ và nhóm | Danh mục đã khai | Cục có thể đã xếp lại nhóm hoặc sửa cách gọi tên sản phẩm |
| Tổ chức đại diện (nếu có) | Giấy uỷ quyền | Đúng tổ chức bạn đã thuê |
Nhiều chủ đơn chỉ nhìn tên nhãn và số đơn rồi cất thông báo đi. Hãy đọc hết bảng; mỗi dòng sai đều sẽ theo đơn của bạn lên công báo và có thể in lên văn bằng.
Danh mục bị Cục xếp lại nhóm: hiểu và phản ứng
Phần dễ có thay đổi nhất là danh mục hàng hoá, dịch vụ. Khi tờ khai ghi một sản phẩm bằng tên gọi không có trong bảng phân loại, hoặc ghi vào nhóm không phù hợp, Cục có thể điều chỉnh cách gọi tên, chuyển sản phẩm sang nhóm khác, hoặc tách ra nhiều nhóm. Nếu việc xếp lại làm tăng số nhóm hoặc số sản phẩm vượt mức phí đã nộp, bạn có thể được yêu cầu nộp thêm phí trước khi đơn được chấp nhận.
Khi thấy danh mục trong thông báo khác với danh mục bạn khai, hãy đặt hai bản cạnh nhau và hỏi: tên gọi mới có còn bao trùm đúng những sản phẩm doanh nghiệp đang bán không? Có sản phẩm nào bị bỏ ra ngoài không? Sản phẩm bị chuyển nhóm có làm thay đổi phạm vi bảo hộ mình mong muốn không?
Nếu thấy cách xếp của Cục làm hẹp phạm vi một cách không hợp lý, bạn có thể trao đổi với Cục bằng văn bản. Nếu thấy cách xếp đúng nhưng mình khai thiếu sản phẩm, lối ra thường là nộp thêm một đơn cho phần còn thiếu, vì đơn đã nộp không mở rộng danh mục được.
Phát hiện sai sót: lỗi của ai, sửa bằng đường nào
Sai sót do Cục ghi nhầm. Ví dụ tên chủ đơn trên thông báo khác với tờ khai, hay ngày nộp lệch với xác nhận tiếp nhận. Bạn gửi văn bản đề nghị Cục sửa, kèm bản sao tài liệu chứng minh thông tin đúng. Loại này thường không mất phí, nhưng cần làm sớm, lý tưởng là trước khi đơn được công bố.
Sai sót do chính bạn khai sai. Ví dụ địa chỉ viết sai số nhà, tên doanh nghiệp thiếu chữ. Bạn sửa bằng thủ tục sửa đổi đơn, có thể phải nộp phí. Phần nào sửa được, phần nào không, đã được giải thích kỹ trên NhanHieuVietNam.com.
Thông tin đã đúng lúc nộp nhưng nay thay đổi. Ví dụ doanh nghiệp vừa đổi tên hoặc chuyển trụ sở, hay địa chỉ được ghi lại theo tên xã, tỉnh mới sau sắp xếp. Đây cũng đi theo đường sửa đổi thông tin trong đơn, kèm giấy tờ chứng minh thay đổi.
Mẫu nhãn trên thông báo bị mờ, mất chi tiết. Nếu mẫu nhãn bạn nộp rõ nét mà bản ghi nhận bị lỗi, hãy trao đổi với Cục ngay. Nếu bản bạn nộp vốn đã kém chất lượng thì khả năng sửa rất hạn chế; thay đổi bản chất mẫu nhãn thường phải nộp đơn mới.
Việc cần làm trong tuần nhận được thông báo
Thông báo chấp nhận đơn hợp lệ thường không kèm thời hạn bắt buộc phải trả lời. Nhưng để không bỏ lỡ cơ hội sửa sai, bạn nên làm ngay những việc sau.
- Quét hoặc chụp thông báo, lưu vào thư mục đơn, đặt tên tệp có ngày nhận.
- Ghi ngày ra thông báo vào bảng theo dõi ở cột "chấp nhận hợp lệ".
- Soát từng thông tin theo bảng ở trên. Nên có hai người cùng đọc.
- Nếu có sai sót, xác định lỗi của ai rồi chuẩn bị văn bản đề nghị sửa hoặc hồ sơ sửa đổi.
- Nếu thông báo yêu cầu nộp thêm phí do phân nhóm lại, nộp trong hạn ghi trên văn bản và lưu chứng từ.
- Tra cơ sở dữ liệu của Cục để xem trạng thái đơn đã cập nhật chưa.
- Đặt nhắc kiểm tra công bố đơn trên công báo sau một khoảng thời gian, để chắc thông tin công bố khớp với thông báo.
Nếu đơn nộp qua tổ chức đại diện, thông báo sẽ gửi tới họ trước. Hãy yêu cầu họ chuyển bản đầy đủ cho bạn, đừng chỉ nhận một tin nhắn "đơn đã hợp lệ".
Không nhận được thông báo dù đã nhiều tháng
Mỗi giai đoạn, thời gian thẩm định hình thức thực tế có thể khác nhau. Nếu đã quá thời gian bạn tìm hiểu được mà vẫn chưa thấy gì, đừng vội kết luận đơn bị bỏ quên. Trước tiên, hãy tra hồ sơ đơn trên cơ sở dữ liệu của Cục: có khi trạng thái đã chuyển sang chấp nhận hợp lệ nhưng thư chưa tới, hoặc thư đã gửi tới một địa chỉ bạn không còn dùng.
Nếu hồ sơ trực tuyến cho thấy Cục đã ra một văn bản mà bạn chưa nhận, nhất là văn bản dự định từ chối chấp nhận đơn hợp lệ, hãy liên hệ ngay nơi tiếp nhận để xin bản sao. Văn bản loại này có thời hạn trả lời, và thời hạn thường tính từ ngày ra văn bản, không chờ tới ngày bạn cầm nó trong tay.
Nếu hồ sơ không ghi nhận gì sau một thời gian dài bất thường, bạn có thể gửi văn bản hỏi tiến độ. Cách hỏi và các kênh hỏi được trình bày trong danh mục về đơn chậm trên Tra Thương Hiệu.
Khác với thông báo dự định từ chối chấp nhận đơn hợp lệ ở điểm nào
Ở cùng chặng hình thức, Cục có thể ra một trong hai loại văn bản. Văn bản tích cực là thông báo chấp nhận đơn hợp lệ, bài này đang bàn. Văn bản tiêu cực là thông báo dự định từ chối chấp nhận đơn hợp lệ, liệt kê các thiếu sót và cho bạn một thời hạn để sửa chữa hoặc giải trình. Hai văn bản trông có thể na ná nhau về hình thức, nên người nhận thư cần đọc kỹ tiêu đề và phần kết luận trước khi cất đi.
Điểm khác quan trọng nhất là thời hạn. Thông báo tích cực thường không đòi bạn làm gì trong một hạn cụ thể. Thông báo tiêu cực thì có hạn, và không trả lời trong hạn có thể dẫn tới việc đơn bị từ chối chấp nhận, nghĩa là dừng ngay ở chặng đầu. Cách sửa từng loại thiếu sót hình thức được giải thích ở các trang chuyên về trả lời thông báo của Cục; ở đây bạn chỉ cần nhận đúng loại văn bản và ghi hạn vào lịch ngay trong ngày nhận.
Sau mốc chấp nhận hợp lệ: chuẩn bị cho lúc đơn được công khai
Chấp nhận hợp lệ là bước ngay trước công bố. Từ lúc đơn lên công báo, bất kỳ ai cũng đọc được tên nhãn, tên chủ đơn và danh mục của bạn. Đối thủ có thể nộp ý kiến cho rằng nhãn của bạn không đủ điều kiện, và những người làm nghề chuyên canh công báo cũng sẽ đưa đơn của bạn vào danh sách so sánh cho khách hàng của họ.
Bạn không ngăn được việc đó, nhưng chuẩn bị được. Hãy rà lại hồ sơ bằng chứng sử dụng, ghi rõ bạn đã dùng nhãn từ khi nào và ở đâu; lập danh sách các nhãn gần giống mà bạn biết trên thị trường, để nếu có ý kiến phản bác gửi tới Cục, bạn không bị bất ngờ. Đồng thời, đây là thời điểm hợp lý để bắt đầu thói quen tra đơn mới của người khác trong cùng nhóm hàng, vì từ nay đơn của bạn cũng đứng trong hàng ngũ những đơn có thể bị người sau đụng phải.
Câu hỏi thường gặp
Nhận thông báo chấp nhận đơn hợp lệ rồi có được dùng ký hiệu đã đăng ký không?
Không. Thông báo chỉ xác nhận đơn đã qua vòng hình thức. Nhãn chưa được cấp văn bằng, nên dùng ký hiệu hay lời lẽ ngụ ý đã đăng ký sẽ gây hiểu lầm cho người mua và đối tác, và có thể bị phản bác khi xảy ra tranh chấp.
Thông báo chấp nhận đơn hợp lệ có thời hạn phải trả lời không?
Thông thường thông báo này không đòi bạn trả lời. Ngoại lệ là khi thông báo kèm yêu cầu nộp thêm phí hay điều chỉnh gì đó; khi ấy hạn được ghi ngay trong văn bản. Hãy đọc hết để chắc không bỏ sót một yêu cầu kèm theo.
Danh mục bị Cục sửa có làm mất bảo hộ sản phẩm không?
Có thể làm thay đổi phạm vi, tuỳ cách sửa. Nếu tên gọi mới vẫn bao trùm sản phẩm của bạn thì không mất gì. Nếu một sản phẩm bị loại ra hoặc bị gọi hẹp lại, bạn nên trao đổi với Cục hoặc tính chuyện nộp thêm đơn cho phần bị thiếu.
Sau chấp nhận hợp lệ bao lâu thì đơn được công bố?
Luật có quy định thời hạn công bố tính từ ngày chấp nhận đơn hợp lệ, nhưng bạn nên đối chiếu quy định và tình hình xử lý hiện hành thay vì dựa vào một con số cố định. Cách chắc nhất là tra cơ sở dữ liệu và công báo định kỳ.
Đơn qua đại diện thì có cần tự đọc thông báo này không?
Nên đọc. Đại diện đọc theo góc độ thủ tục, còn bạn mới biết rõ tên doanh nghiệp, địa chỉ và danh sách sản phẩm thật của mình. Những lỗi như thiếu một dòng sản phẩm chủ lực thường chỉ chủ đơn mới phát hiện được.
Mất thông báo chấp nhận đơn hợp lệ thì sao?
Thông tin về việc chấp nhận hợp lệ vẫn được ghi trong hồ sơ đơn trên cơ sở dữ liệu của Cục. Nếu cần bản sao văn bản, bạn có thể đề nghị Cục cung cấp. Việc mất văn bản không làm đơn mất hiệu lực hay dừng lại.