Không có luật nào bắt bạn chờ văn bằng mới được bán hàng, nhưng mỗi việc kinh doanh gắn với tên nhãn nên được làm ở một mốc phù hợp của đơn: bán thử và in lô nhỏ ngay sau khi nộp, tăng dần đầu tư khi đơn qua công bố, và để những cam kết khó rút lại như in lô lớn, ký đại lý độc quyền, nhượng quyền cho tới khi có thông báo dự định cấp hoặc văn bằng.
Lý do rất đời thường: nếu đơn bị từ chối hoặc phải thu hẹp, mọi thứ đã gắn tên nhãn đều có thể phải làm lại. Chi phí làm lại của một trăm hộp in thử khác xa chi phí của vài chục nghìn hộp và một mạng lưới đại lý đã quen tên. Bài này ghép từng loại việc kinh doanh với chặng tương ứng của đơn để bạn tự dựng lịch cho sản phẩm của mình. Thời gian thật của từng chặng thay đổi theo giai đoạn, nên bài tính theo mốc chứ không theo tháng.
Vì sao nên xếp kế hoạch kinh doanh theo mốc đơn, không theo tháng
Kế hoạch ra mắt sản phẩm của doanh nghiệp nhỏ thường được viết theo lịch: tháng này hoàn thiện công thức, tháng sau in bao bì, quý sau mở đại lý. Đơn nhãn hiệu thì không chạy theo lịch của bạn. Thời gian thẩm định phụ thuộc vào lượng đơn tồn tại Cục và vào việc đơn có vướng vòng trao đổi nào không, nên một kế hoạch đặt "đến tháng thứ mấy chắc có bằng" rất dễ lệch.
Cách thực tế hơn là gắn mỗi quyết định kinh doanh với một sự kiện có thật của đơn: đã có số đơn, đã được chấp nhận hợp lệ, đã công bố, đã qua một thời gian sau công bố mà không thấy ý kiến phản đối nào được báo tới, đã nhận thông báo dự định cấp, đã cầm văn bằng. Mỗi sự kiện này làm tăng một nấc độ chắc chắn rằng tên nhãn sẽ trụ được. Quyết định càng tốn kém và càng khó rút lại thì càng nên đặt ở nấc cao.
Cách nghĩ này cũng giúp nói chuyện với nhà đầu tư, ngân hàng hay đối tác dễ hơn: bạn không hứa một ngày cấp bằng, mà trình bày rõ việc gì đã làm, việc gì đang chờ mốc nào.
Việc kinh doanh nào hợp với mốc nào
Bảng dưới là gợi ý cho một sản phẩm tiêu dùng do doanh nghiệp nhỏ tự làm. Bạn điều chỉnh theo ngành hàng và mức đầu tư của mình; nguyên tắc chung là cam kết lớn đi sau mốc chắc chắn.
| Mốc của đơn | Mức chắc chắn về tên | Việc kinh doanh hợp lý | Nên đợi thêm |
|---|---|---|---|
| Vừa nộp, có số đơn | Thấp: mới chỉ giữ ngày nộp | Bán thử, in lô nhỏ, dựng trang bán hàng, gom phản hồi | In lô lớn, biển hiệu đắt tiền, hợp đồng độc quyền |
| Chấp nhận đơn hợp lệ | Thấp, hồ sơ đã đủ thể thức | Hoàn thiện thiết kế, đặt in lô vừa nếu bán thử ổn | Chiến dịch quảng bá lớn gắn tên |
| Đã công bố, qua một thời gian không thấy ai phản đối | Trung bình | Mở rộng kênh bán, tham gia hội chợ, đăng ký các chương trình của sàn nếu sàn chấp nhận số đơn | Nhượng quyền, cấp phép cho bên khác dùng tên |
| Nhận thông báo dự định cấp | Cao, phạm vi bảo hộ đã rõ | In lô lớn, ký đại lý, đầu tư biển hiệu, chuẩn bị hợp đồng li-xăng | Ghi ký hiệu ® cho tới khi có văn bằng |
| Có văn bằng | Cao nhất trong phạm vi văn bằng | Ghi ký hiệu đã đăng ký, cấp li-xăng, nhượng quyền, xử lý người dùng trái phép | Mở sang nhóm hàng ngoài danh mục mà chưa nộp đơn |
Lưu ý: mức chắc chắn trong bảng chỉ là ước lượng tương đối. Một đơn vẫn có thể gặp trở ngại ở bất kỳ chặng nào trước khi văn bằng được cấp.
In bao bì: chia lô theo mức chắc chắn
Lô đầu càng nhỏ càng tốt. Ở mốc vừa nộp đơn, in số lượng đủ cho bán thử và gửi mẫu. Nhiều xưởng in nhỏ nhận in kỹ thuật số số lượng ít, đơn giá cao hơn nhưng tổng rủi ro thấp hơn nhiều so với in khuôn lớn.
Tách phần tên nhãn khỏi phần thông tin bắt buộc. Nếu thiết kế cho phép, đặt tên nhãn ở vùng có thể thay bằng tem dán hoặc một lớp in riêng. Khi phải đổi tên, bạn chỉ thay phần đó thay vì huỷ toàn bộ bao bì.
Không in ký hiệu ® trước khi có văn bằng. Ký hiệu này ngụ ý nhãn đã được đăng ký. Dùng sớm có thể bị coi là thông tin sai lệch. Cách ghi câu "đã nộp đơn" trên bao bì có bài riêng trong danh mục về đơn còn chờ.
Đặt khuôn bế, bản in đắt tiền sau thông báo dự định cấp. Lúc này mẫu nhãn và danh mục đã gần như cố định. Nếu Cục yêu cầu không bảo hộ riêng một phần của nhãn, bạn còn kịp điều chỉnh cách trình bày trước khi đầu tư khuôn.
Giữ hồ sơ từng lô in. Hoá đơn in, ngày giao hàng, mẫu bao bì từng lô vừa là chứng cứ sử dụng nhãn có ngày tháng, vừa giúp bạn biết còn bao nhiêu hàng tồn mang thiết kế cũ khi cần đổi.
Mở gian hàng trực tuyến và chương trình bảo vệ thương hiệu của sàn
Mở gian hàng trên sàn thương mại điện tử hay dựng trang bán hàng riêng là việc có thể làm ngay sau khi nộp đơn, vì chi phí chủ yếu là thời gian và dễ đổi tên khi cần. Điều cần chú ý là tên gian hàng và tên miền: chọn sao cho nếu nhãn phải đổi, bạn không mất toàn bộ lượng người theo dõi đã tích luỹ. Một số chủ cơ sở dùng tên gian hàng gắn với tên cơ sở hoặc tên làng nghề, còn tên nhãn chỉ nằm ở tên sản phẩm.
Nhiều sàn có chương trình đăng ký thương hiệu để được gỡ hàng nhái, gắn nhãn chính hãng hoặc mở gian hàng chính thức. Điều kiện của từng sàn khác nhau và thay đổi theo thời gian: có nơi chấp nhận đơn đang chờ kèm số đơn, có nơi chỉ chấp nhận văn bằng. Bạn nên đọc điều kiện hiện hành của sàn trước khi lên kế hoạch, và đừng mặc định rằng có số đơn là đủ.
Khi sàn chấp nhận số đơn, hãy nhớ rằng quyền lợi đó gắn với tình trạng đơn. Nếu đơn bị từ chối hoặc rút, sàn có thể thu hồi, nên đặt nhắc kiểm tra lại mỗi khi đơn chuyển trạng thái.
Ký đại lý, nhà phân phối, gia công khi đơn còn chờ
Ghi đúng tình trạng nhãn trong hợp đồng. Nêu rõ nhãn đang ở giai đoạn đơn, kèm số đơn và ngày nộp, không viết như thể đã được bảo hộ. Ghi sai có thể làm phát sinh trách nhiệm nếu đơn không thành.
Có điều khoản cho trường hợp đơn bị từ chối hoặc phải thu hẹp. Ai chịu chi phí đổi bao bì, hàng tồn mang tên cũ xử lý thế nào, hợp đồng tiếp tục với tên mới hay chấm dứt. Thoả thuận lúc mọi thứ còn thuận lợi dễ hơn nhiều so với lúc đã có sự cố.
Khẳng định ai là chủ nhãn. Đại lý hay bên gia công không được tự nộp đơn cho tên nhãn của bạn, ở Việt Nam hay ở thị trường khác. Ghi điều này trong hợp đồng, và canh cơ sở dữ liệu để phát hiện nếu có ai đó làm vậy.
Độc quyền nên gắn với văn bằng. Cam kết độc quyền theo khu vực hay theo kênh là cam kết nặng. Nếu bắt buộc ký sớm, có thể đặt điều kiện độc quyền chỉ có hiệu lực đầy đủ khi văn bằng được cấp.
Li-xăng và nhượng quyền đợi văn bằng. Cấp phép cho người khác dùng nhãn khi chưa có văn bằng là cho phép dùng một thứ bạn chưa có quyền độc quyền đối với nó. Phần lớn trường hợp nên đợi tới khi có văn bằng, rồi làm theo thủ tục về hợp đồng sử dụng nhãn hiệu.
Kế hoạch dự phòng nếu đơn bị từ chối
Một kế hoạch ra mắt tốt có sẵn phương án B cho tên nhãn. Phương án này không cần hoàn hảo, nhưng nên được tra trước khi nộp ngay từ đầu để biết nó có khả năng dùng được, và nếu đủ quan trọng thì có thể nộp đơn song song. Việc tra tên dự phòng trước khi nộp được hướng dẫn chi tiết trên TraCuuThuongHieu.com.
Khi nhận thông báo dự định từ chối, đừng vội đổi tên. Bạn còn thời hạn trả lời, và nhiều trường hợp vấn đề được giải quyết bằng thu hẹp danh mục hay chấp nhận không bảo hộ riêng một phần nhãn. Trong thời gian đó, tạm dừng các khoản đầu tư lớn gắn tên, tiếp tục bán với lượng hàng hiện có, và chuẩn bị song song hai phương án truyền thông: giữ tên hoặc chuyển tên.
Nếu cuối cùng phải đổi tên, một lộ trình chuyển đổi rõ ràng giúp giữ khách: giai đoạn đầu ghi cả tên mới và câu dẫn về tên cũ trên bao bì, giai đoạn sau bỏ tên cũ. Cách chuyển đổi cụ thể phải bảo đảm không tiếp tục dùng tên cũ theo cách xâm phạm quyền của người khác, nhất là khi lý do từ chối là trùng với nhãn đã được bảo hộ; khi đó nên hỏi người làm nghề về mức độ và thời gian cho phép.
Dựng lịch ra mắt gắn mốc đơn trong một buổi
Bạn có thể ngồi một buổi với người phụ trách kinh doanh và người theo dõi đơn để dựng lịch này. Kết quả là một bảng một trang mà cả nhóm cùng dùng.
- Liệt kê mọi việc kinh doanh có gắn tên nhãn trong một hai năm tới: in bao bì, biển hiệu, gian hàng, hội chợ, đại lý, xuất khẩu thử, nhượng quyền.
- Ước tính cho mỗi việc chi phí làm lại nếu phải đổi tên, chia ba mức: thấp, vừa, cao.
- Ghép mỗi việc với một mốc của đơn theo nguyên tắc chi phí làm lại càng cao thì mốc càng muộn; ghi mốc vào cột cạnh từng việc.
- Ghi trạng thái hiện tại của đơn và ngày tra gần nhất ở đầu bảng, để ai mở bảng cũng biết việc nào đã đủ điều kiện làm.
- Đặt quy tắc: mỗi khi đơn chuyển trạng thái, người theo dõi đơn báo cho người phụ trách kinh doanh trong vòng vài ngày, và hai người cùng cập nhật bảng.
- Thêm một dòng phương án dự phòng cho tên nhãn, kèm tình trạng tra cứu hoặc số đơn nếu đã nộp.
Ví dụ giả định: một cơ sở nước mắm ở Khánh Hoà nộp đơn rồi bán thử ở chợ địa phương với nhãn dán in nhỏ, sau công bố thì lên sàn, tới thông báo dự định cấp mới đặt khuôn chai và ký nhà phân phối ở Thành phố Hồ Chí Minh. Nhờ vậy khi phải thu hẹp danh mục ở vòng thẩm định, họ không mất đồng nào cho bao bì.
Câu hỏi thường gặp
Chưa có văn bằng thì bán hàng mang tên nhãn có vi phạm gì không?
Bán hàng khi đơn còn chờ không bị cấm. Rủi ro nằm ở chỗ khác: nếu tên của bạn trùng hoặc tương tự nhãn đã được bảo hộ của người khác cho cùng loại hàng, việc dùng tên có thể bị coi là xâm phạm, dù bạn đã nộp đơn. Tra kỹ trước khi nộp giúp giảm rủi ro này.
Có nên ghi số đơn trên bao bì để khách tin tưởng không?
Có thể ghi đã nộp đơn kèm số đơn nếu ghi đúng sự thật, nhưng nên cân nhắc vì bao bì in lâu dài trong khi tình trạng đơn có thể thay đổi. Nếu đơn bị từ chối hoặc rút, thông tin đó trở nên sai lệch. Trang bán hàng trực tuyến là chỗ dễ cập nhật hơn.
Đối tác đòi xem văn bằng trước khi ký đại lý thì làm sao?
Bạn có thể cung cấp bằng chứng nộp đơn, thông báo chấp nhận hợp lệ, bản công bố hoặc thông báo dự định cấp tuỳ mốc hiện tại, và trình bày rõ tình trạng. Nếu đối tác cần chắc chắn hơn, có thể đặt điều kiện một số quyền lợi chỉ phát sinh khi văn bằng được cấp.
Ra mắt sản phẩm mới thuộc nhóm hàng khác thì dùng đơn cũ được không?
Đơn chỉ bảo hộ trong phạm vi danh mục đã nộp. Sản phẩm thuộc nhóm hàng hoá, dịch vụ khác chưa có trong đơn sẽ không được đơn cũ che chắn. Nên nộp đơn mới cho nhóm đó trước hoặc cùng lúc ra mắt, và gắn mốc của đơn mới vào lịch kinh doanh.
Đơn còn chờ thì có ngăn được người khác nộp tên giống không?
Đơn nộp trước thường là căn cứ để Cục cân nhắc khi thẩm định đơn tương tự nộp sau, nên phần nào giữ chỗ cho bạn. Nhưng đơn chưa phải văn bằng, nên khả năng ngăn người khác dùng tên trên thị trường còn hạn chế. Bài riêng trong danh mục về đơn còn chờ phân tích kỹ điểm này.
Có nên hoãn ra mắt cho tới khi có văn bằng không?
Thường là không cần. Hoãn quá lâu khiến bạn mất thời cơ thị trường, và việc sử dụng nhãn thật còn tạo ra chứng cứ có ích. Cách cân bằng là ra mắt sớm với cam kết nhỏ, rồi tăng dần đầu tư theo từng mốc của đơn như bảng trong bài.