Gia hạn nhãn hiệu là việc chủ văn bằng nộp yêu cầu tới Cục Sở hữu trí tuệ để kéo dài hiệu lực thêm một kỳ 10 năm, và có thể làm như vậy nhiều lần liên tiếp. Thủ tục không cần thẩm định lại nhãn: Cục không xét lại khả năng phân biệt hay so với nhãn khác, mà chủ yếu kiểm tra người yêu cầu có đúng là chủ văn bằng không, nộp có đúng thời gian không và đã nộp đủ khoản phí chưa.
Chính vì thủ tục "nhẹ" nên nhiều chủ hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ tự làm được mà không cần thuê ai. Phần dưới đi theo thứ tự bạn sẽ gặp ngoài đời: từ lúc mở văn bằng ra xem ngày, tới lúc cầm quyết định gia hạn trong tay. Những chỗ có con số như thời hạn nộp hay mức phí, bài chỉ nêu nguyên lý, vì biểu phí và một số thời hạn có thể được sửa; bạn đối chiếu văn bản hiện hành tại thời điểm nộp.
Gia hạn khác gì nộp đơn đăng ký mới
Khi nộp đơn đăng ký lần đầu, nhãn của bạn đi qua thẩm định hình thức, công bố, thẩm định nội dung, rồi mới tới cấp văn bằng. Chặng đó có thể kéo dài khá lâu và có lúc bị từ chối. Gia hạn thì khác hẳn: văn bằng đã có, quyền đã được xác lập, việc của bạn chỉ là báo với Cục rằng mình muốn giữ quyền thêm một kỳ nữa và trả tiền cho kỳ đó.
Vì không thẩm định lại, gia hạn không làm phát sinh cơ hội để người khác phản đối theo kiểu một đơn mới. Nhãn của bạn cũng không phải "so lại" với những nhãn được đăng ký sau. Đó là lý do giữ một văn bằng cũ thường có lợi hơn nhiều so với để mất rồi nộp lại: đơn mới phải xếp hàng sau tất cả những đơn đã nộp trong thời gian bạn bỏ trống.
Ngược lại, gia hạn cũng không sửa được gì trong nội dung văn bằng. Bạn không thể nhân dịp gia hạn mà thêm sản phẩm mới, đổi mẫu nhãn hay thêm màu. Muốn những thứ đó phải nộp đơn mới hoặc làm thủ tục sửa đổi riêng, tuỳ trường hợp. Điều duy nhất được "điều chỉnh" lúc gia hạn là thu hẹp: bạn có quyền chỉ gia hạn cho một phần danh mục hàng hoá, dịch vụ, phần còn lại sẽ hết hiệu lực khi kỳ cũ kết thúc.
Sáu bước từ lúc mở văn bằng tới lúc có quyết định
Thứ tự dưới đây áp dụng cho chủ văn bằng là cá nhân hoặc tổ chức Việt Nam tự nộp. Nếu nộp qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp, các bước vẫn vậy, chỉ khác người đứng ra nộp.
- Kiểm tra văn bằng và sổ đăng ký. Mở văn bằng, ghi lại số văn bằng, ngày nộp đơn, tên và địa chỉ chủ sở hữu, các nhóm hàng hoá, dịch vụ. Sau đó tra cơ sở dữ liệu nhãn hiệu của Cục để xem thông tin trên sổ có khớp với văn bằng giấy không, có ghi nhận chuyển nhượng hay sửa đổi nào bạn chưa biết không.
- Tính ngày hết hạn. Hiệu lực văn bằng nhãn hiệu kéo dài đến hết 10 năm tính từ ngày nộp đơn, không phải từ ngày cấp. Lấy ngày nộp đơn cộng 10 năm để ra mốc của kỳ hiện tại, rồi xác định khoảng thời gian được phép nộp yêu cầu gia hạn theo quy định hiện hành.
- Quyết định phạm vi gia hạn. Xem lại từng nhóm, từng sản phẩm trong danh mục: cái nào còn kinh doanh, cái nào đã bỏ. Gia hạn toàn bộ hay một phần là lựa chọn của bạn, và phí thường tính theo số nhóm.
- Lập tờ khai yêu cầu gia hạn. Dùng mẫu tờ khai hiện hành của Cục, điền số văn bằng, thông tin chủ sở hữu đúng như trên sổ, phạm vi gia hạn và người nộp. Kèm chứng từ nộp phí, giấy uỷ quyền nếu có người làm thay.
- Nộp hồ sơ và nộp phí. Nộp trực tuyến qua hệ thống của Cục (cần chữ ký số) hoặc nộp giấy tại nơi tiếp nhận của Cục, hoặc gửi qua bưu chính. Giữ biên nhận, ghi ngày nộp vào sổ theo dõi.
- Theo dõi kết quả. Khi yêu cầu hợp lệ, Cục ra quyết định gia hạn, ghi vào Sổ đăng ký quốc gia và công bố trên công báo sở hữu công nghiệp. Bạn kiểm tra lại cơ sở dữ liệu để chắc ngày hết hạn mới đã được cập nhật.
Sáu bước nghe thì nhiều, nhưng với một văn bằng sạch, thông tin chủ sở hữu không đổi, phần việc thật của bạn gói gọn trong một buổi chiều chuẩn bị và một lần nộp.
Ai làm gì, ở đâu: bảng tóm tắt
Bảng dưới gom các đầu việc chính. Cột lệ phí cố ý không ghi số: biểu phí sở hữu công nghiệp có thể được điều chỉnh, và bạn nên xem bản đang áp dụng ngay trước khi nộp.
| Đầu việc | Ai làm | Nơi làm | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Kiểm tra thông tin văn bằng trên sổ | Chủ văn bằng | Cơ sở dữ liệu nhãn hiệu của Cục | So từng chữ tên, địa chỉ, số văn bằng |
| Sửa tên, địa chỉ nếu đã đổi | Chủ văn bằng | Cục Sở hữu trí tuệ | Làm trước hoặc cùng lúc với gia hạn |
| Lập tờ khai gia hạn | Chủ văn bằng hoặc đại diện | Mẫu hiện hành của Cục | Ghi rõ gia hạn toàn bộ hay một phần |
| Nộp phí, lệ phí | Người nộp hồ sơ | Theo hướng dẫn thanh toán của Cục | Thường tính theo nhóm; nộp muộn có khoản cộng thêm |
| Nhận quyết định gia hạn | Chủ văn bằng hoặc đại diện | Qua bưu chính hoặc hệ thống trực tuyến | Đối chiếu ngày hết hạn mới |
Chủ văn bằng là tổ chức, cá nhân nước ngoài không có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam thì thường phải nộp qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp. Chủ văn bằng Việt Nam tự nộp được.
Những chỗ người tự làm hay vấp
Điền tên chủ sở hữu theo giấy phép kinh doanh mới, không theo sổ. Nếu công ty đã đổi tên mà chưa sửa văn bằng, tờ khai ghi tên mới sẽ không khớp với chủ văn bằng trên sổ. Cục có thể yêu cầu giải trình hoặc làm thủ tục sửa đổi trước. Cách an toàn là nộp yêu cầu sửa đổi thông tin chủ văn bằng cùng lúc với gia hạn.
Nhớ nhầm mốc tính từ ngày cấp. Văn bằng thường được cấp sau ngày nộp đơn một thời gian khá dài. Ai lấy ngày cấp cộng 10 năm sẽ tưởng mình còn dư mấy năm, trong khi thật ra hạn đã cận kề hoặc đã qua.
Trả thiếu phí vì quên đếm nhóm. Một văn bằng có ba nhóm mà chỉ trả phí cho một nhóm thì phần thiếu sẽ bị yêu cầu bổ sung, hoặc phạm vi gia hạn bị hiểu là chỉ một nhóm. Đếm số nhóm trên văn bằng trước khi tính tiền.
Nộp xong là quên. Hồ sơ nộp rồi vẫn có thể bị thông báo thiếu sót. Nếu bạn không theo dõi thư của Cục, thời hạn sửa có thể trôi qua mà bạn không hay.
Nộp trực tuyến hay nộp giấy
Cục Sở hữu trí tuệ có hệ thống nộp đơn trực tuyến cho các thủ tục sở hữu công nghiệp, trong đó có yêu cầu gia hạn. Để dùng được, bạn cần tài khoản trên hệ thống và chữ ký số của chủ văn bằng hoặc của người được uỷ quyền. Ưu điểm lớn nhất là có ngay dấu thời gian nộp, khỏi lo thư lạc, và thường xem được trạng thái xử lý ngay trên tài khoản.
Nộp giấy vẫn phù hợp với hộ kinh doanh chưa có chữ ký số hoặc chỉ cần làm một lần mười năm. Bạn có thể nộp trực tiếp tại nơi tiếp nhận của Cục ở Hà Nội hoặc tại các văn phòng đại diện của Cục, hoặc gửi bảo đảm qua bưu chính. Khi gửi bưu chính, ngày Cục ghi nhận là ngày hồ sơ đến, không phải ngày bạn gửi, nên đừng để sát hạn.
Dù chọn cách nào, bạn nên lưu một bộ bản chụp đầy đủ của những gì đã nộp: tờ khai, chứng từ phí, giấy uỷ quyền, biên nhận. Mười năm sau, khi đến kỳ gia hạn tiếp theo, bộ hồ sơ này giúp người phụ trách mới làm lại trong một giờ thay vì mất cả tuần lục tìm.
Giao diện và tên gọi của hệ thống trực tuyến có thể thay đổi theo từng đợt nâng cấp, nên khi làm bạn đọc hướng dẫn đang đăng trên trang của Cục thay vì dựa vào ảnh chụp màn hình cũ của người khác.
Sau khi có quyết định: kiểm tra và cất giữ
Quyết định gia hạn là giấy tờ bạn sẽ cần mỗi khi phải chứng minh nhãn còn hiệu lực: lúc đăng ký gian hàng chính hãng trên sàn, lúc gửi thư cảnh báo người dùng nhãn tương tự, lúc ký hợp đồng li-xăng hay khi ngân hàng hỏi về tài sản trí tuệ. Giữ bản gốc cùng chỗ với văn bằng, đừng để rời.
Đọc kỹ ba thứ trên quyết định: số văn bằng, phạm vi hàng hoá, dịch vụ được gia hạn, và ngày hết hạn mới. Kỳ mới được tính nối tiếp ngay sau ngày hết hạn của kỳ cũ, nên ngày hết hạn mới thường là ngày tương ứng của mười năm sau. Nếu thấy sai, gửi yêu cầu sửa lỗi cho Cục càng sớm càng tốt, vì sai sót do cơ quan nhà nước gây ra thường được sửa mà bạn không phải chịu phí.
Cuối cùng, tra lại cơ sở dữ liệu sau một thời gian để chắc thông tin gia hạn đã lên sổ điện tử. Dữ liệu tra cứu đôi khi cập nhật chậm hơn giấy; thấy chưa có thì chờ thêm, rồi mới hỏi Cục. Ghi mốc gia hạn kỳ sau vào lịch của doanh nghiệp, kèm tên người phụ trách, để mười năm nữa không ai phải bắt đầu lại từ con số không.
Khi nào nên nhờ người làm nghề
Phần lớn văn bằng gia hạn được mà không cần ai giúp. Tuy vậy có vài tình huống làm thủ tục rối lên đáng kể: chủ văn bằng là công ty đã sáp nhập hoặc giải thể, văn bằng đã chuyển nhượng nhưng chưa ghi nhận, chủ văn bằng là cá nhân đã qua đời, hoặc văn bằng đang bị người khác yêu cầu chấm dứt hiệu lực. Ở những trường hợp đó, gia hạn chỉ là một mắt xích; thiếu các mắt xích trước thì Cục có thể chưa giải quyết được.
Nếu rơi vào một trong các tình huống trên, hoặc nhãn là tài sản lớn của doanh nghiệp, bạn nên nhờ tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp có kinh nghiệm xem trước hồ sơ. Chi phí bỏ ra thường nhỏ hơn rất nhiều so với rủi ro mất một nhãn đã gây dựng mười năm. Với văn bằng sạch, thông tin không đổi, tự làm theo sáu bước trên là đủ.
Câu hỏi thường gặp
Gia hạn nhãn hiệu có phải nộp lại mẫu nhãn không?
Thông thường không. Gia hạn giữ nguyên mẫu nhãn đã được bảo hộ, Cục không thẩm định lại hình hay chữ. Tờ khai chỉ cần số văn bằng, thông tin chủ sở hữu và phạm vi gia hạn, kèm chứng từ phí và giấy uỷ quyền nếu có.
Có thể gia hạn trước hạn nhiều năm cho chắc không?
Không. Yêu cầu gia hạn chỉ được nộp trong một khoảng thời gian nhất định trước ngày hết hạn, còn nộp quá sớm sẽ không được chấp nhận. Bạn đối chiếu quy định hiện hành để biết khoảng thời gian đó rồi đặt nhắc lịch cho đúng.
Cục có xem nhãn của bạn còn được dùng hay không khi gia hạn?
Khi giải quyết gia hạn, Cục không đòi bạn chứng minh đã sử dụng nhãn. Tuy vậy, nhãn không dùng liên tục trong một thời gian dài có thể bị người khác yêu cầu chấm dứt hiệu lực bằng một thủ tục riêng, nên vẫn nên lưu bằng chứng sử dụng.
Hộ kinh doanh có tự đứng tên nộp gia hạn được không?
Được, nếu văn bằng đứng tên cá nhân chủ hộ thì chủ hộ là người nộp. Hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân riêng, nên văn bằng thường đứng tên cá nhân, và tờ khai ghi đúng tên, địa chỉ của người đó như trên văn bằng.
Nộp gia hạn rồi mà chưa thấy cập nhật trên cơ sở dữ liệu thì sao?
Dữ liệu tra cứu thường được cập nhật sau khi Cục ra quyết định và công bố, có độ trễ nhất định. Bạn giữ biên nhận, theo dõi thư từ của Cục, và nếu đã lâu vẫn chưa thấy thì liên hệ bộ phận tiếp nhận để hỏi tình trạng hồ sơ.
Đã gia hạn rồi thì mười năm sau có phải làm lại từ đầu không?
Mỗi kỳ gia hạn là một lần nộp yêu cầu mới, nhưng hồ sơ gần như giống lần trước nếu thông tin không đổi. Lưu sẵn bản chụp tờ khai, chứng từ và quyết định lần này giúp kỳ sau làm nhanh hơn nhiều.