Cơ sở dữ liệu tra cứu nhãn hiệu của Cục cho thông tin mới nhất nhưng thay đổi liên tục, còn công báo sở hữu công nghiệp ghi nhận thông tin cố định tại thời điểm phát hành; vì vậy, khi cần chứng minh một sự kiện đã xảy ra vào một thời điểm, trang công báo kèm số kỳ thường là nguồn chắc chắn hơn, còn khi cần biết tình trạng hiện tại, cơ sở dữ liệu là nơi xem trước. Với tình huống quan trọng, văn bản xác nhận chính thức của Cục vẫn là bằng chứng mạnh nhất.
Bài này giúp chủ nhãn nhỏ biết dùng nguồn nào cho việc gì, lưu trích đoạn thế nào để sau này còn dùng được, và khi nào nên xin văn bản xác nhận thay vì tự chụp màn hình. Bài không đi vào quy định về chứng cứ trong tố tụng; đó là phần của người làm nghề.
Hai nguồn, hai bản chất
Cơ sở dữ liệu tra cứu là hệ thống trực tuyến của Cục cho phép tìm đơn và văn bằng theo nhiều tiêu chí, với hồ sơ của từng đơn gồm thông tin thư mục, trạng thái và các mốc xử lý. Ưu điểm lớn nhất là cập nhật thường xuyên. Nhược điểm là chính sự cập nhật đó: thông tin hôm nay có thể khác hôm qua, và bạn không có bản "đóng băng" của ngày hôm qua nếu không tự lưu.
Công báo thì ngược lại. Mỗi số phát hành ghi nhận những gì đã được công bố trong kỳ đó và không sửa lại. Muốn đính chính, Cục công bố đính chính ở số sau, chứ không thay nội dung số cũ. Nhờ vậy, một trang công báo kèm số kỳ là bằng chứng ổn định về việc một thông tin đã được công khai vào thời điểm đó.
Hai nguồn bổ sung cho nhau chứ không thay thế nhau. Bạn tra cơ sở dữ liệu để biết hiện tại ra sao, đọc công báo để biết đã từng công bố gì và khi nào. Cả hai đều có thể có sai sót do nhập liệu; khi chúng mâu thuẫn, đó là tín hiệu cần kiểm thêm, không phải lý do để chọn bên nào thuận cho mình.
Giao diện và tên gọi của cơ sở dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian. Bài này mô tả chức năng, bạn tìm hệ thống tra cứu trên trang thông tin chính thức của Cục Sở hữu trí tuệ.
Việc gì nên dùng nguồn nào
Bảng dưới là gợi ý theo kinh nghiệm cho những việc chủ nhãn nhỏ hay gặp. Với những tình huống có tranh chấp hoặc giao dịch lớn, nên hỏi người làm nghề về loại bằng chứng phù hợp.
| Việc cần làm | Nguồn nên xem trước | Ghi chú |
|---|---|---|
| Biết đơn của mình đang ở bước nào | Cơ sở dữ liệu | Kết hợp với thư của Cục |
| Chứng minh đơn đã được công bố vào một ngày | Công báo | Lưu trang kèm số kỳ |
| Biết nhãn của người khác còn hiệu lực không | Cơ sở dữ liệu | Đối chiếu thêm mục gia hạn, chấm dứt trên công báo |
| Dựng lịch sử chủ sở hữu của một nhãn | Công báo | Các mục chuyển nhượng, sửa đổi theo thời gian |
| Trình cho sàn thương mại điện tử | Giấy chứng nhận | Công báo, ảnh chụp cơ sở dữ liệu là phụ trợ |
| Giao dịch mua bán, góp vốn bằng nhãn | Văn bản xác nhận của Cục | Kèm thẩm định đầy đủ |
| Tính thời hạn phản đối một đơn | Công báo | Ngày công bố trên mục đơn |
Điểm chung của bảng: khi cần một thời điểm, chọn công báo; khi cần trạng thái mới nhất, chọn cơ sở dữ liệu; khi cần sức nặng pháp lý cao nhất, xin văn bản của Cục.
Hạn chế của ảnh chụp màn hình cơ sở dữ liệu
Ảnh chụp màn hình là cách lưu nhanh nhất và ai cũng làm được. Nhưng nó có ba điểm yếu. Thứ nhất, ảnh không tự chứng minh được thời điểm chụp; thông tin thời gian trong tệp có thể bị thay đổi. Thứ hai, ảnh có thể bị chỉnh sửa, nên bên kia trong tranh chấp có thể nghi ngờ. Thứ ba, ảnh thường chỉ chụp được một phần hồ sơ, thiếu ngữ cảnh.
Điều này không có nghĩa ảnh chụp vô dụng. Với việc theo dõi nội bộ, nó đủ tốt. Với việc trình cho đối tác thiện chí, nó thường được chấp nhận. Chỉ khi có tranh chấp hoặc giá trị lớn, bạn mới cần bằng chứng chắc hơn.
Để ảnh chụp có giá trị hơn, chụp cả thanh địa chỉ và thời gian trên máy, chụp toàn bộ trang chứ không cắt riêng phần cần, lưu kèm tệp gốc không qua chỉnh sửa, và ghi chú ai chụp, chụp lúc nào, vì mục đích gì. Nếu cần mạnh hơn nữa, có thể nhờ thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận nội dung trang tra cứu tại một thời điểm, đây là dịch vụ có phí, cân nhắc khi thật sự cần.
Lưu trích đoạn công báo sao cho dùng lại được
Lưu cả số, không chỉ trang. Tải và giữ tệp đầy đủ của tập có thông tin, bên cạnh tệp trang đã tách. Khi cần chứng minh trang đó thuộc số nào, tệp đầy đủ là câu trả lời.
Ghi định danh rõ ràng. Mỗi trích đoạn cần đi kèm số kỳ, tập, ngày phát hành, số trang, số đơn hoặc số văn bằng. Đặt những thông tin này ngay trong tên tệp.
Giữ nguồn gốc. Ghi chú nơi tải tệp và ngày tải. Không cần ghi đường dẫn đầy đủ trong tài liệu gửi ra ngoài, nhưng giữ trong ghi chú nội bộ.
Không chỉnh sửa. Đánh dấu, khoanh tròn thì làm trên bản sao, giữ nguyên bản tải về. Bản có đánh dấu chỉ để đọc nhanh.
Sắp theo nhãn. Mỗi nhãn một thư mục, bên trong có các trích đoạn theo thứ tự thời gian: công bố đơn, công bố văn bằng, các mục biến động. Đây chính là "hồ sơ công khai" của nhãn.
Sao lưu hai nơi. Một bản trên máy, một bản ở nơi lưu trữ khác. Mất hồ sơ khi cần dùng là chuyện đã xảy ra với không ít chủ nhãn nhỏ.
Khi nào nên xin văn bản xác nhận của Cục
Với những việc có sức nặng pháp lý cao, như góp vốn bằng nhãn hiệu, thế chấp, giao dịch mua bán nhãn có giá trị lớn, hoặc tranh chấp tại cơ quan có thẩm quyền, tự lưu công báo và ảnh chụp có thể không đủ. Khi đó, bạn có thể đề nghị Cục cung cấp thông tin hoặc trích lục từ sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp cho văn bằng cần chứng minh.
Văn bản do Cục cấp có giá trị cao hơn tài liệu bạn tự lưu vì đến từ chính cơ quan quản lý sổ đăng ký. Thủ tục, biểu mẫu, phí và thời gian xử lý cần đối chiếu quy định hiện hành. Vì việc này mất thời gian, đừng để tới sát ngày ký hợp đồng hay sát hạn nộp chứng cứ mới làm.
Ngay cả khi đã có văn bản của Cục, công báo và hồ sơ bạn tự lưu vẫn hữu ích: chúng giúp bạn hiểu lịch sử, phát hiện điểm bất thường để hỏi, và kiểm tra lại văn bản nhận được có khớp không.
Lỗi hay gặp khi dùng nguồn để chứng minh
Những sai lầm dưới đây khiến bằng chứng yếu đi đúng vào lúc bạn cần nó nhất. Phần lớn có thể tránh được bằng một chút kỷ luật khi lưu.
- Chỉ chụp màn hình cơ sở dữ liệu một lần, không lưu lại khi tình trạng thay đổi, nên không chứng minh được trạng thái tại thời điểm cần.
- Lưu trang công báo mà không lưu số kỳ, ba năm sau không biết trang đó lấy từ đâu.
- Dùng ảnh tra cứu nhãn của người khác để khẳng định nhãn đó "đã hết hạn" mà không kiểm mục gia hạn.
- Trình cho đối tác bản đã khoanh vùng, gạch chân, khiến bên kia nghi ngờ tài liệu bị sửa.
- Tin hoàn toàn vào một nguồn khi hai nguồn mâu thuẫn, thay vì hỏi lại Cục.
- Để mọi bằng chứng trong điện thoại của một nhân viên, người đó nghỉ việc là mất.
Một bộ hồ sơ công khai được lưu đều đặn cho từng nhãn không tốn nhiều công, nhưng là thứ đầu tiên người làm nghề hỏi bạn khi có chuyện.
Nhịp lưu hồ sơ hợp lý cho chủ nhãn nhỏ
Bạn không cần lưu mọi thứ mỗi ngày. Một nhịp đơn giản đủ cho phần lớn hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ: lưu trang công báo mỗi khi nhãn của mình có mục mới (công bố đơn, công bố văn bằng, gia hạn, sửa đổi); chụp hồ sơ trên cơ sở dữ liệu mỗi khi nhận thư mới của Cục; và mỗi năm một lần, chụp lại hồ sơ của tất cả các nhãn để có một mốc định kỳ.
Với nhãn của người khác mà bạn đang canh, lưu trang công báo khi phát hiện, và chụp hồ sơ trên cơ sở dữ liệu mỗi khi định ra quyết định (gửi ý kiến, phản đối, hay bỏ qua). Ghi chú ngắn lý do quyết định cạnh đó.
Nếu bạn quản lý nhiều nhãn, giao rõ một người phụ trách nhịp này và một người dự phòng. Bàn giao khi nghỉ việc nên gồm cả thư mục hồ sơ công khai, không chỉ bảng tính.
Ví dụ giả định: bộ hồ sơ đã lưu giúp được gì
Một cửa hàng đồ gốm ở Vĩnh Long nhận được khiếu nại trên sàn thương mại điện tử, cho rằng tên gian hàng của họ trùng với nhãn của một bên khác. Bên khiếu nại gửi kèm ảnh chụp hồ sơ tra cứu cho thấy nhãn của họ "đang được bảo hộ". Chủ cửa hàng mở thư mục hồ sơ công khai mình vẫn lưu đều đặn và thấy văn bằng của chính mình được cấp sớm hơn, có trang công báo kèm số kỳ cho cả mục công bố đơn lẫn mục công bố văn bằng.
Với bộ tài liệu đó, cửa hàng trình cho sàn được một câu chuyện rõ ràng theo thời gian, thay vì chỉ một ảnh chụp đối đáp với một ảnh chụp. Việc sàn giải quyết thế nào và bước tiếp theo về pháp lý ra sao là chuyện khác, nên hỏi người làm nghề; nhưng ít nhất cửa hàng không phải chạy đi tìm tài liệu trong lúc gian hàng có thể bị tạm khoá.
Ví dụ này cho thấy giá trị của việc lưu nằm ở chỗ có sẵn khi cần, chứ không ở chỗ lưu thật nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Ảnh chụp màn hình cơ sở dữ liệu nhãn hiệu có được dùng làm bằng chứng không?
Có thể được dùng, nhất là trong trao đổi thông thường. Nhưng ảnh chụp dễ bị nghi ngờ về thời điểm và tính toàn vẹn. Với tranh chấp hay giao dịch lớn, nên kết hợp trang công báo, văn bản xác nhận của Cục hoặc vi bằng.
Trang công báo tải về có giá trị như bản giấy không?
Về nội dung là như nhau vì cùng một số phát hành. Điều quan trọng là bạn giữ được tệp đầy đủ và ghi rõ số kỳ, tập, ngày phát hành, số trang để người khác kiểm lại từ nguồn chính thức.
Cơ sở dữ liệu và công báo ghi khác nhau thì tin nguồn nào?
Không nên tự chọn. Sự khác nhau có thể do cập nhật sau công bố, do đính chính, hoặc do lỗi nhập liệu. Kiểm thêm các số công báo sau và hỏi Cục nếu vẫn chưa rõ.
Xin văn bản xác nhận tình trạng nhãn hiệu của Cục mất bao lâu?
Thời gian và phí phụ thuộc loại thông tin bạn xin và quy định hiện hành. Hãy hỏi bộ phận tiếp nhận của Cục trước và chủ động làm sớm, đừng để sát hạn giao dịch.
Có cần lưu công báo cho những nhãn đã hết hiệu lực không?
Nên giữ. Nhãn hết hiệu lực vẫn có thể liên quan tới tranh chấp cũ, tới việc chứng minh bạn đã dùng nhãn từ lâu, hoặc tới việc nộp lại đơn mới. Hồ sơ cũ chiếm ít chỗ nhưng có lúc rất cần.
Một nhân viên có đủ để giữ toàn bộ hồ sơ nhãn hiệu không?
Có thể đủ cho việc hằng ngày, nhưng nên có người dự phòng và lưu ở nơi chung của doanh nghiệp. Hồ sơ nằm trong điện thoại cá nhân dễ mất khi người đó nghỉ việc.