Hỏi tiến độ đơn nhãn hiệu có thể làm qua bộ phận tiếp nhận đơn của Cục Sở hữu trí tuệ, bằng văn bản gửi Cục, qua kênh trực tuyến nếu đơn nộp trực tuyến, hoặc qua người đại diện sở hữu công nghiệp nếu bạn có. Kênh nào thì câu hỏi cũng chỉ được trả lời đúng việc khi bạn đưa đủ số đơn, tên chủ đơn, ngày nộp và nói rõ mình muốn biết điều gì.
Nhiều chủ đơn chỉ hỏi "bao giờ đơn có bằng" và nhận về câu trả lời chung chung, vì câu hỏi không chứa dữ kiện nào để người trả lời tra. Bài này giúp bạn chọn kênh, chuẩn bị thông tin, đặt câu hỏi cụ thể và lưu câu trả lời thành hồ sơ. Tên kênh, giao diện, đầu mối có thể thay đổi theo thời gian; bài mô tả chức năng, bạn kiểm thông tin liên hệ hiện hành trên trang chính thức của Cục.
Trước khi hỏi: tự tra xong phần mình tra được
Câu hỏi tốt nhất là câu hỏi về thứ bạn không tự tìm được. Vì vậy, trước khi liên hệ, hãy tra hồ sơ đơn bằng số đơn trên cơ sở dữ liệu sở hữu công nghiệp của Cục, ghi lại trạng thái và các ngày đang hiện. Tìm thêm đơn trên công báo để biết đơn đã được công bố hay chưa. Chỉ hai việc này đã trả lời được phần lớn thắc mắc kiểu "đơn có còn sống không".
Phần bạn không tự tra được thường là: một thông báo đã ra nhưng nội dung là gì, đơn đang được phân cho bộ phận nào, đơn có đang chờ một việc khác như ý kiến người thứ ba hay đơn đối chứng nộp trước, hoặc vì sao đơn đã quá thời hạn luật định mà chưa có kết quả. Đây là những câu đáng mang đi hỏi.
Nếu đơn nộp qua đại diện, người đầu tiên bạn hỏi là đại diện, không phải Cục. Đại diện là người nhận thư, đại diện có thể đã có câu trả lời, và về nguyên tắc Cục làm việc với người đại diện mà chủ đơn đã chỉ định. Việc chủ đơn tự liên hệ song song vẫn có thể làm, nhưng nên báo đại diện để tránh hai luồng thông tin chồng chéo.
Các kênh hỏi và khi nào dùng kênh nào
Mỗi kênh có điểm mạnh riêng. Bảng sau mô tả chức năng; tên gọi và cách tiếp cận cụ thể bạn kiểm trên trang chính thức của Cục ở thời điểm hỏi.
| Kênh | Hợp với câu hỏi nào | Điểm cần nhớ |
|---|---|---|
| Hỏi trực tiếp tại nơi tiếp nhận đơn | Hỏi nhanh tình trạng, xin hướng dẫn thủ tục kế tiếp | Mang theo số đơn, giấy tờ tuỳ thân, giấy uỷ quyền nếu hỏi thay |
| Văn bản gửi Cục | Đơn đã quá thời hạn, cần câu trả lời chính thức, cần lưu dấu | Có ngày gửi rõ ràng, giữ bản sao và bằng chứng gửi |
| Kênh trực tuyến của hệ thống nộp đơn | Đơn nộp trực tuyến, xem thông báo điện tử | Kiểm định kỳ, đừng chỉ đợi thư giấy |
| Người đại diện sở hữu công nghiệp | Mọi câu hỏi về đơn nộp qua đại diện | Yêu cầu đại diện gửi bản sao mọi thư nhận được |
| Hỏi qua điện thoại, thư điện tử của Cục (nếu có) | Câu hỏi ngắn, xác nhận một chi tiết | Câu trả lời miệng khó dùng làm chứng cứ, nên ghi biên bản cho mình |
Nếu điều bạn cần là một câu trả lời có thể dùng về sau, chẳng hạn để giải trình với đối tác hoặc làm căn cứ cho bước đề nghị xem xét, hãy chọn văn bản. Nếu chỉ cần biết nhanh đơn còn hay không, kênh trực tiếp hoặc trực tuyến là đủ.
Bộ thông tin mang theo khi hỏi
Dù hỏi qua kênh nào, một bộ thông tin chuẩn giúp người trả lời tra trúng đơn của bạn ngay lần đầu:
- Số đơn và ngày nộp đơn, ghi đúng như trên giấy báo tiếp nhận.
- Tên chủ đơn chính xác như trong tờ khai, kể cả khi doanh nghiệp đã đổi tên sau đó; nếu đã đổi, ghi cả tên cũ và tên mới.
- Mẫu nhãn đã nộp (bản in nhỏ) để đối chiếu khi có nhiều đơn cùng chủ.
- Danh sách thư từ đã nhận từ Cục, có ngày.
- Trạng thái và các ngày bạn tự tra được trên hồ sơ đơn, kèm ngày tra.
- Giấy uỷ quyền nếu người đi hỏi không phải chủ đơn hoặc người đại diện theo pháp luật của chủ đơn.
- Một câu hỏi viết sẵn, cụ thể, ngắn.
Đừng mang toàn bộ hồ sơ gốc đi hỏi. Bản sao đủ để đối chiếu; bản gốc văn bằng hay tờ khai nên giữ ở nơi an toàn.
Đặt câu hỏi sao cho được trả lời cụ thể
Hỏi về một sự kiện, không hỏi về tương lai. Câu "bao giờ đơn có bằng" khó trả lời vì phụ thuộc kết quả thẩm định. Câu "đơn số này đã có thông báo kết quả thẩm định nội dung chưa, nếu có thì gửi ngày nào và gửi tới địa chỉ nào" thì tra được.
Nêu mốc cuối cùng bạn biết. Ví dụ: "đơn đã được công bố, sau đó hồ sơ không có sự kiện mới". Người trả lời sẽ bắt đầu từ đó thay vì đọc lại từ đầu.
Hỏi một câu cho một việc. Gộp năm câu vào một lần hỏi thường chỉ nhận lại câu trả lời cho câu dễ nhất. Ưu tiên câu ảnh hưởng tới thời hạn của bạn.
Nói lý do nếu có lý do chính đáng. Đang có người dùng nhãn tương tự, đang cần văn bằng cho một thủ tục khác: nêu ngắn gọn, trung thực. Lý do không làm đơn được ưu tiên tự động, nhưng giúp người tiếp nhận hiểu vì sao bạn hỏi.
Giữ giọng làm việc. Thái độ gay gắt không làm đơn nhanh hơn. Câu chữ bình tĩnh, có dữ kiện, có ngày tháng là cách hiệu quả nhất và cũng là thứ bạn muốn để lại trong hồ sơ.
Viết một văn bản hỏi tiến độ
Khi chọn hỏi bằng văn bản, bố cục gọn dưới đây thường đủ. Đây là nội dung cần có, không phải mẫu bắt buộc:
- Phần đầu: tên, địa chỉ liên hệ của chủ đơn; nơi nhận là Cục Sở hữu trí tuệ; ngày viết.
- Tiêu đề ngắn: đề nghị cung cấp thông tin về tình trạng đơn đăng ký nhãn hiệu, kèm số đơn.
- Thông tin đơn: số đơn, ngày nộp, tên chủ đơn, nhóm hàng hoá, dịch vụ.
- Tóm tắt các mốc đã biết: ngày nhận thông báo chấp nhận hợp lệ, ngày công bố, các thư từ đã nhận hoặc đã gửi.
- Câu hỏi cụ thể, đánh số nếu có hai đến ba câu.
- Địa chỉ nhận trả lời hiện hành, ghi rõ nếu khác với địa chỉ trong tờ khai.
- Chữ ký của chủ đơn hoặc người đại diện hợp lệ; tài liệu kèm theo nếu cần, như giấy uỷ quyền.
Gửi theo cách có bằng chứng: nộp trực tiếp và xin dấu tiếp nhận trên bản sao, gửi bưu chính có theo dõi, hoặc nộp qua kênh trực tuyến có xác nhận. Lưu cả bản đã gửi và bằng chứng gửi vào hồ sơ đơn của mình.
Sau khi hỏi: ghi lại và hẹn ngày kiểm lại
Câu trả lời, dù bằng văn bản hay bằng lời, cần được ghi lại ngay trong ngày: ai trả lời, qua kênh nào, nội dung chính, việc tiếp theo. Một trang ghi chép đơn giản đủ dùng. Câu trả lời miệng không có giá trị như văn bản, nhưng ghi chép có ngày giờ vẫn giúp bạn nhớ và giúp người làm nghề hiểu chuyện nếu về sau cần nhờ.
Nếu câu trả lời cho biết đơn đang chờ bạn, chẳng hạn đã có thông báo kết quả thẩm định, hãy xin bản sao và chuyển ngay sang việc trả lời hoặc nộp phí trong hạn. Nếu câu trả lời là đơn đang trong hàng thẩm định, đặt một ngày kiểm lại, thường vài tháng sau, thay vì hỏi liên tục mỗi tuần.
Nếu đã hỏi bằng văn bản mà sau một thời gian hợp lý không có phản hồi, và đơn vẫn đứng yên trong khi đã quá thời hạn luật định, đó là lúc cân nhắc bước tiếp theo: văn bản đề nghị xem xét hoặc kiến nghị, khiếu nại về việc chậm xử lý. Những văn bản hỏi đã gửi trước đó chính là phần dẫn chứng cho thấy bạn đã đi đúng trình tự từ nhẹ đến nặng.
Hỏi thay người khác, đơn đồng chủ và đơn đã đổi tên chủ
Không ít lần người đi hỏi không phải là người đứng tên đơn. Kế toán hỏi thay giám đốc, con hỏi thay cha mẹ đứng tên một nhãn của cơ sở gia đình, nhân viên mới hỏi về đơn do người cũ nộp. Trong các trường hợp này, nơi tiếp nhận có lý do để thận trọng khi cung cấp thông tin về đơn, nên giấy uỷ quyền của chủ đơn là thứ nên có sẵn trước khi đi.
Đơn đứng tên nhiều người, ví dụ hai vợ chồng hoặc hai cổ đông, nên thống nhất trước một người làm đầu mối liên hệ và nhận thư. Nếu mỗi người hỏi một kiểu, câu trả lời rơi vào nhiều tay và dễ thất lạc phần quan trọng.
Đơn mà chủ đơn đã đổi tên hoặc chuyển đổi loại hình, ví dụ hộ kinh doanh lên công ty, cần nói rõ mối liên hệ giữa tên cũ và tên mới khi hỏi, kèm giấy tờ chứng minh. Nếu việc ghi nhận thay đổi chủ đơn chưa làm, câu trả lời có thể chỉ dừng ở mức chung, và đây cũng là lúc nên làm thủ tục ghi nhận thay đổi thông tin chủ đơn để thư từ về sau đến đúng người.
Ví dụ giả định: hỏi hai lần, hai kết quả khác nhau
Ví dụ giả định: anh Tùng ở Hà Nội có một xưởng mộc nhỏ, tự nộp đơn nhãn hiệu cho nhóm đồ nội thất. Lần đầu anh gọi điện hỏi "đơn của xưởng đến đâu rồi", không đọc được số đơn vì không mang theo giấy tờ, và nhận lời khuyên chung chung là tự tra trên cơ sở dữ liệu.
Lần thứ hai anh chuẩn bị kỹ: tra hồ sơ đơn, thấy đơn đã công bố và sau đó không có sự kiện nào; mang theo số đơn, ngày nộp, bản sao thông báo chấp nhận hợp lệ, rồi hỏi một câu duy nhất: đơn đã có thông báo kết quả thẩm định nội dung chưa. Câu trả lời là chưa, đơn vẫn đang trong hàng thẩm định, chưa có thông báo nào phải chờ anh.
Câu trả lời không làm đơn nhanh hơn, nhưng anh biết chắc mình không bỏ lỡ thư nào, và có một mốc để kiểm lại sau. Anh ghi vào sổ theo dõi ngày hỏi, kênh hỏi, nội dung, và đặt lịch tra lại sau một quý. Đó là toàn bộ giá trị của một lần hỏi tiến độ làm đúng cách.
Câu hỏi thường gặp
Chủ đơn tự nộp có được tự hỏi tiến độ không?
Được. Chủ đơn hoặc người đại diện theo pháp luật của chủ đơn có thể hỏi về đơn của mình. Nếu nhờ người khác đi hỏi thay, người đó nên mang giấy uỷ quyền để tránh bị từ chối cung cấp thông tin.
Đơn nộp qua đại diện mà muốn tự hỏi Cục thì có sao không?
Không cấm, nhưng Cục làm việc với đại diện đã được chỉ định, nên thông tin chính thức thường đi qua đại diện. Bạn nên hỏi đại diện trước và báo cho đại diện nếu tự liên hệ, để tránh thông tin chồng chéo.
Có nên hỏi tiến độ mỗi tháng một lần không?
Không cần. Khi đơn đang trong hàng thẩm định nội dung, hỏi dày không làm đơn nhanh hơn. Tự tra định kỳ và chỉ hỏi khi thấy có sự kiện lạ hoặc đơn đã quá thời hạn luật định.
Văn bản hỏi tiến độ có phải nộp phí không?
Việc hỏi thông tin thông thường khác với các thủ tục có phí như sửa đổi đơn hay gia hạn thời hạn trả lời. Nếu bạn yêu cầu một dịch vụ cụ thể như cấp bản sao tài liệu, hãy hỏi rõ có phí hay không theo quy định hiện hành.
Câu trả lời qua điện thoại có dùng làm chứng cứ được không?
Giá trị chứng cứ thấp. Bạn nên ghi lại ngày giờ, người trả lời và nội dung; nếu câu trả lời quan trọng với quyền lợi của mình, hãy hỏi lại bằng văn bản để có câu trả lời chính thức.
Hỏi xong mà đơn vẫn không chuyển động thì làm gì tiếp?
Nếu đơn đã quá thời hạn luật định và không có việc gì đang chờ bạn, có thể gửi văn bản đề nghị xem xét, sau đó mới cân nhắc khiếu nại về việc chậm xử lý. Các văn bản hỏi đã gửi là phần dẫn chứng cho trình tự này.