Nhận văn bằng nhãn hiệu là lúc quyền của bạn được xác lập đầy đủ, nhưng giá trị của tấm giấy phụ thuộc vào những gì bạn làm trong vài tuần tiếp theo: soát và cất văn bằng, rà danh mục được bảo hộ với hàng hoá đang thật sự bán, cập nhật hợp đồng và giấy tờ có nhắc tới nhãn, đăng ký quyền trên các kênh bán hàng trực tuyến, và bắt đầu lưu bằng chứng sử dụng một cách có hệ thống.
Danh sách dưới đây viết cho chủ văn bằng nhỏ tự làm: hộ kinh doanh, công ty vài chục người, hợp tác xã. Các việc được xếp theo tuần để không dồn một lúc. Việc soát lỗi văn bằng và cách lưu giữ đã có bài riêng trong mục này nên ở đây chỉ nhắc ngắn; trọng tâm là những việc thường bị bỏ quên vì người ta nghĩ có bằng rồi là xong.
Lịch bốn tuần cho chủ văn bằng mới
Bảng chia việc theo tuần, bắt đầu từ ngày văn bằng về tay. Doanh nghiệp làm nhanh hơn thì gộp tuần, miễn không bỏ dòng nào.
| Thời điểm | Việc chính | Kết quả cần có |
|---|---|---|
| Ngày đầu | Soát lỗi văn bằng, quét, cất bản chính | Bản quét đã lưu hai nơi, danh sách lỗi (nếu có) để đề nghị sửa |
| Tuần 1 | Ghi các mốc vào lịch, rà danh mục với hàng đang bán | Ngày hết hạn và thời điểm bắt đầu nộp gia hạn đã nằm trong lịch; danh sách sản phẩm nằm ngoài phạm vi bảo hộ |
| Tuần 2 | Cập nhật hợp đồng, giấy tờ, thông báo cho đối tác | Hợp đồng phân phối, gia công, li-xăng ghi số văn bằng; đối tác đã biết |
| Tuần 3 | Bao bì, trang bán hàng, gian hàng trực tuyến | Kế hoạch in lại bao bì theo lô; hồ sơ đăng ký quyền trên các sàn đã nộp |
| Tuần 4 | Lập hồ sơ bằng chứng sử dụng, cân nhắc giám sát | Thư mục bằng chứng có quy tắc; quyết định có đề nghị hải quan giám sát hay không |
Không việc nào trong bảng bắt buộc phải xong trong đúng bốn tuần. Bảng chỉ để tránh tình trạng phổ biến: văn bằng cất kỹ trong tủ, ba năm sau mới phát hiện sản phẩm bán chạy nhất lại không nằm trong danh mục, hoặc không còn hoá đơn nào chứng minh nhãn đã được dùng.
Ngày đầu: soát, quét, cất và ghi mốc
Việc đầu tiên vẫn là mở văn bằng ra đối chiếu với thông báo dự định cấp và tờ khai: tên, địa chỉ chủ sở hữu, mẫu nhãn, màu sắc, danh mục, ngày nộp đơn. Lỗi do Cục ghi nhầm thì đề nghị sửa sai sót càng sớm càng tốt; bảng soát mười hai điểm ở bài kiểm tra văn bằng khi nhận đi chi tiết từng mục. Sau đó quét bản chính, lưu ít nhất ở hai nơi khác nhau và cất bản gốc vào chỗ cố định có người chịu trách nhiệm.
Ngay trong ngày đó, ghi ngày hết hạn vào lịch làm việc của doanh nghiệp. Văn bằng nhãn hiệu có hiệu lực mười năm tính từ ngày nộp đơn, gia hạn được nhiều lần, mỗi lần mười năm. Vì đơn thường chờ khá lâu mới được cấp, quãng hiệu lực còn lại khi văn bằng về tay ngắn hơn mười năm. Ghi thêm một mốc nhắc trước ngày hết hạn đủ xa để kịp chuẩn bị hồ sơ; thời điểm được phép nộp gia hạn và thời gian ân hạn bạn đối chiếu quy định hiện hành rồi đặt nhắc cho phù hợp.
Cuối cùng, ghi số văn bằng vào một chỗ mọi người trong doanh nghiệp cần đến đều tìm được: bảng theo dõi nhãn hiệu, hồ sơ pháp lý của công ty, sổ tay của người phụ trách bán hàng. Số văn bằng sẽ được hỏi đến liên tục trong các tuần sau, và không ai muốn mở tủ lấy bản gốc mỗi lần cần.
Tuần 1: rà danh mục bảo hộ với hàng đang bán
Lập hai cột: được bảo hộ và đang bán. Cột trái chép nguyên danh mục trên văn bằng, theo từng nhóm. Cột phải liệt kê sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp đang bán hoặc dự định ra mắt trong vài năm tới. Kẻ một đường nối giữa những mục khớp nhau.
Mục ở cột phải không có đường nối là khoảng hở. Nhãn chỉ được bảo hộ cho hàng hoá, dịch vụ ghi trong danh mục. Một cơ sở đăng ký cho bánh kẹo nhưng giờ bán thêm trà đóng gói thì phần trà có thể không được che chắn, tuỳ mức tương tự giữa các sản phẩm. Khoảng hở rõ ràng thường được xử lý bằng một đơn mới cho nhóm còn thiếu, vì danh mục của văn bằng đã cấp không mở rộng được.
Mục ở cột trái không có đường nối cũng cần để ý. Bạn được bảo hộ cho sản phẩm chưa bao giờ bán. Điều đó hợp pháp, nhưng theo Luật Sở hữu trí tuệ, nhãn không được sử dụng liên tục trong năm năm có thể bị người khác yêu cầu chấm dứt hiệu lực cho phần hàng hoá đó. Biết trước giúp bạn quyết định có đưa sản phẩm ra thị trường hay chấp nhận bỏ khi đến kỳ gia hạn.
Xem cả phần không được bảo hộ riêng. Nếu văn bằng ghi một chữ hoặc một hình trong nhãn là không bảo hộ riêng, bạn không thể dựa vào riêng phần đó để ngăn người khác. Người làm marketing cần biết điều này trước khi xây chiến dịch quanh đúng chữ ấy.
Ghi kết luận thành một trang. Một trang tóm tắt phạm vi bảo hộ thực tế, kèm các khoảng hở và đề xuất xử lý, có ích hơn nhiều so với việc mỗi người tự đọc văn bằng và tự hiểu.
Tuần 2: cập nhật hợp đồng và giấy tờ có nhắc tới nhãn
Khi đơn còn chờ, các hợp đồng thường chỉ ghi "nhãn hiệu đang nộp đơn số…". Có văn bằng rồi thì cập nhật để quyền của bạn được ghi đúng và đối tác hiểu rõ phạm vi. Những giấy tờ nên rà:
- Hợp đồng phân phối, đại lý: bổ sung số văn bằng, phạm vi nhóm hàng, điều khoản về cách đại lý được dùng nhãn trên biển hiệu, tờ rơi, trang mạng, và nghĩa vụ báo cho bạn khi thấy hàng nhái.
- Hợp đồng gia công, đặt in bao bì: ghi rõ nhãn thuộc về bạn, bên gia công không được sản xuất thêm cho người khác, khuôn in và bản thiết kế thuộc về ai khi chấm dứt hợp đồng.
- Thoả thuận cho người khác dùng nhãn: nếu bạn đang cho một cơ sở khác dùng nhãn, đây là lúc viết thành hợp đồng li-xăng bằng văn bản. Việc đăng ký hợp đồng li-xăng với Cục và tác dụng của việc đăng ký nên đối chiếu quy định hiện hành hoặc hỏi người làm nghề.
- Hồ sơ gọi vốn, hồ sơ năng lực, hồ sơ đấu thầu: thay dòng "đang đăng ký" bằng số văn bằng, ngày cấp, nhóm hàng.
- Sổ sách kế toán: các khoản đã chi cho việc đăng ký nhãn có thể được theo dõi như một tài sản vô hình; cách ghi nhận và khấu hao thuộc chuyên môn kế toán – thuế, bạn trao đổi với người làm kế toán của doanh nghiệp.
Gửi một thư ngắn cho các đối tác chính báo nhãn đã được cấp văn bằng, kèm số văn bằng và nhóm hàng. Việc này có tác dụng thực tế: đối tác biết bạn có quyền và đa số sẽ cẩn thận hơn khi dùng nhãn của bạn.
Tuần 3: bao bì, trang bán hàng và gian hàng trực tuyến
Khi đơn còn chờ, nhiều cơ sở ghi "đã nộp đơn đăng ký nhãn hiệu" trên bao bì. Có văn bằng rồi thì dòng đó cần đổi để thông tin trung thực. Ký hiệu chữ R trong vòng tròn thường được dùng để báo nhãn đã đăng ký; điều quan trọng là chỉ đặt cạnh đúng nhãn đã được cấp, cho đúng loại hàng nằm trong danh mục. Đừng in lại toàn bộ bao bì một lần cho tốn kém; hãy đổi theo lô in kế tiếp và ghi lại ngày bắt đầu dùng mẫu mới để sau này làm bằng chứng.
Phần lớn sàn thương mại điện tử lớn đang hoạt động ở Việt Nam có cơ chế để chủ nhãn đăng ký quyền, thường gọi là chương trình bảo vệ thương hiệu hoặc gian hàng chính hãng. Điều kiện cụ thể mỗi sàn mỗi khác và hay thay đổi, nhưng giấy tờ gần như luôn được hỏi là văn bằng hoặc thông tin văn bằng. Đăng ký xong, khi phát hiện gian hàng bán hàng mang nhãn của bạn mà không được phép, bạn có kênh để gửi yêu cầu gỡ bỏ thay vì chỉ để lại bình luận.
Trang web, trang mạng xã hội của doanh nghiệp cũng nên cập nhật: mục giới thiệu ghi nhãn đã được bảo hộ, chân trang ghi tên chủ sở hữu. Không cần ghi số văn bằng ở mọi nơi, nhưng có sẵn để trả lời khi đối tác hay người mua hỏi. Hãy thống nhất một cách viết cho mọi kênh, tránh tình trạng mỗi nhân viên ghi một kiểu và có kênh lại ghi sai tên chủ sở hữu.
Tuần 4: lập hồ sơ bằng chứng sử dụng và cân nhắc giám sát
Văn bằng bảo vệ bạn, nhưng khi có tranh chấp hoặc khi bị yêu cầu chấm dứt vì không sử dụng, thứ bạn phải đưa ra là bằng chứng nhãn đã được dùng thật trên thị trường. Lập hồ sơ ngay từ tháng đầu theo các bước:
- Tạo một thư mục riêng cho bằng chứng sử dụng, chia theo năm và theo nhóm hàng trên văn bằng.
- Mỗi quý lưu vài hoá đơn bán hàng có tên sản phẩm mang nhãn, ảnh chụp sản phẩm trên kệ ghi ngày, đơn đặt in bao bì, tài liệu quảng cáo đã phát hành.
- Với sản phẩm bán trực tuyến, lưu ảnh chụp trang bán hàng kèm ngày, báo cáo doanh số theo tháng xuất từ hệ thống.
- Ghi một dòng tóm tắt cho mỗi lần lưu: ngày, loại bằng chứng, sản phẩm, nhóm hàng tương ứng. Bằng chứng không có ngày gần như không dùng được.
- Nếu hàng của bạn có nguy cơ bị làm nhái và đi qua biên giới, tìm hiểu thủ tục đề nghị cơ quan hải quan kiểm tra, giám sát hàng xuất khẩu, nhập khẩu liên quan đến nhãn. Thủ tục này cần văn bằng và thông tin nhận diện hàng thật; hồ sơ và thời hạn hiệu lực của đề nghị bạn đối chiếu tại cơ quan hải quan.
- Đặt lịch xem lại thư mục mỗi sáu tháng, đúng lúc rà lịch gia hạn và danh mục.
Hồ sơ này còn hữu ích khi gia hạn: lúc đó bạn sẽ biết chắc nhóm hàng nào thật sự cần giữ, nhóm nào nên bỏ để giảm chi phí.
Những việc không nên làm khi vừa có văn bằng
Có văn bằng trong tay dễ khiến chủ nhãn tự tin quá mức. Vài việc nên tránh trong những tháng đầu:
- Gửi thư cảnh báo hàng loạt cho mọi cơ sở có tên na ná mà chưa xem họ dùng cho hàng gì, từ khi nào. Một số người có thể đã dùng trước bạn hoặc dùng cho hàng hoá không liên quan, và thư cảnh báo thiếu căn cứ có thể làm bạn mất uy tín.
- Đổi kiểu chữ, màu sắc, bố cục nhãn ngay sau khi được cấp. Nhãn khác đáng kể so với mẫu đã đăng ký có thể không còn được che chắn đầy đủ; muốn đổi thì cân nhắc nộp đơn cho mẫu mới.
- Bán hoặc cho thuê nhãn bằng thoả thuận miệng. Giao dịch về nhãn nên lập văn bản, và khi giá trị lớn, nên để người làm nghề xem trước.
- Coi văn bằng là bảo đảm tuyệt đối. Văn bằng vẫn có thể bị người khác yêu cầu huỷ bỏ hoặc chấm dứt theo các căn cứ luật định; theo dõi tình trạng hiệu lực định kỳ vẫn là việc cần làm.
- Quên báo cho đại diện sở hữu công nghiệp, nếu có, khi doanh nghiệp đổi địa chỉ, đổi người phụ trách. Thư từ về văn bằng trong mười năm tới vẫn cần một địa chỉ đúng.
Nếu bạn phát hiện một cơ sở đang dùng nhãn trùng cho đúng nhóm hàng của mình, hãy ghi nhận bằng chứng trước, đọc kỹ bài về theo dõi nhãn của người khác, rồi mới quyết định hướng xử lý.
Câu hỏi thường gặp
Nhận văn bằng xong có cần báo cho cơ quan nào khác không?
Không có nghĩa vụ chung phải báo cho cơ quan khác. Tuy vậy, nếu bạn muốn hải quan giám sát hàng xuất nhập khẩu hoặc muốn đăng ký quyền trên sàn thương mại điện tử, bạn cần chủ động nộp hồ sơ ở từng nơi, vì các bên đó không tự biết bạn đã có văn bằng.
Sản phẩm mới không nằm trong danh mục văn bằng thì làm sao?
Danh mục của văn bằng đã cấp không mở rộng được. Nếu sản phẩm mới khác nhóm hoặc không tương tự hàng đã đăng ký, cách thường dùng là nộp một đơn mới cho nhóm đó. Nên tra trước xem đã có ai đăng ký nhãn tương tự cho nhóm ấy chưa.
Bao lâu không dùng nhãn thì có nguy cơ bị chấm dứt hiệu lực?
Theo Luật Sở hữu trí tuệ, nhãn không được chủ sở hữu hoặc người được phép sử dụng trong năm năm liên tục có thể bị người khác yêu cầu chấm dứt hiệu lực, trừ trường hợp có lý do chính đáng. Vì thế lưu bằng chứng sử dụng có ngày là việc nên làm đều đặn.
Có bắt buộc in ký hiệu chữ R trong vòng tròn lên bao bì không?
Không bắt buộc. Ký hiệu chỉ để báo cho người khác biết nhãn đã được đăng ký. Nếu dùng, chỉ đặt cạnh đúng nhãn đã được cấp văn bằng và cho hàng nằm trong danh mục; đặt cạnh nhãn chưa được cấp có thể bị coi là thông tin sai.
Nhận văn bằng rồi có cần ký lại hợp đồng với đại lý không?
Không nhất thiết ký lại toàn bộ. Thường một phụ lục bổ sung số văn bằng, phạm vi hàng hoá và quy tắc dùng nhãn là đủ. Nếu hợp đồng cũ không nói gì về nhãn, đây là dịp tốt để thêm các điều khoản đó cho rõ ràng.
Đăng ký bảo vệ thương hiệu trên sàn thương mại điện tử cần những gì?
Mỗi sàn có điều kiện riêng và thay đổi theo thời gian, nhưng thường hỏi văn bằng hoặc số văn bằng, giấy tờ chứng minh bạn là chủ sở hữu hay được uỷ quyền, và thông tin gian hàng. Bạn xem mục hỗ trợ dành cho chủ thương hiệu của từng sàn để biết yêu cầu hiện hành.