Khi một đơn nhãn hiệu đứng tên từ hai người trở lên, văn bằng được cấp ghi tên tất cả các đồng chủ sở hữu, nhưng trên thực tế chỉ có một bản chính đi về một địa chỉ nhận thư. Những người còn lại muốn có giấy tờ riêng trong tay thì thường phải đề nghị cấp phó bản. Vì vậy chặng nhận văn bằng của một nhãn chung luôn có thêm vài câu hỏi mà đơn một chủ không gặp: ai đứng ra nộp phí, ai ký giấy tờ nhận, bản chính cất ở đâu, người kia cầm gì để chứng minh mình cũng là chủ.
Bài này đi theo đúng trình tự từ lúc nhận thông báo dự định cấp đến khi giấy tờ đã chia xong cho các bên. Chuyện các đồng chủ đơn nhận thư từ và theo dõi đơn trong lúc chờ đã có bài riêng trong mục quản lý nhiều nhãn; ở đây chỉ bàn chặng cuối, nơi một sơ suất nhỏ có thể làm một bên cảm thấy bị gạt ra ngoài.
Văn bằng của nhãn chung trông như thế nào
Phần chủ sở hữu trên văn bằng liệt kê tên và địa chỉ của từng người hoặc từng tổ chức đã đứng tên trong đơn, theo thứ tự đã khai trong tờ khai. Thứ tự này không nói lên ai có nhiều quyền hơn. Pháp luật sở hữu trí tuệ coi các đồng chủ sở hữu cùng nắm quyền đối với nhãn; phần ai được hưởng bao nhiêu lợi ích, ai được quyết việc gì là chuyện các bên tự thoả thuận với nhau, không thể đọc ra từ văn bằng.
Văn bằng chỉ được in một bản chính. Bản đó gửi về địa chỉ nhận thư đã ghi trong đơn, thường là địa chỉ của người đứng tên đầu tiên hoặc của người được các bên cử làm đại diện, hay của tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp nếu đơn nộp qua đại diện. Các đồng chủ sở hữu khác, theo quy định hiện hành, có thể đề nghị Cục Sở hữu trí tuệ cấp phó bản văn bằng. Phó bản mang cùng nội dung, ghi rõ là phó bản, và cấp theo thủ tục riêng có phí; hồ sơ và mức phí cụ thể bạn đối chiếu tại Cục ở thời điểm nộp.
Hiểu điều này từ sớm giúp các bên tránh một kỳ vọng sai: không có chuyện Cục gửi mỗi người một bản chính. Nếu nhóm muốn mỗi bên đều có giấy tờ của riêng mình, việc đề nghị phó bản cần được tính vào kế hoạch ngay từ lúc nộp phí cấp văn bằng, không đợi đến khi có chuyện mới làm.
Từ thông báo dự định cấp đến khi văn bằng về: trình tự cho nhóm chủ đơn
Thông báo dự định cấp chỉ đến một địa chỉ, nhưng mọi đồng chủ đơn đều cần biết. Trình tự dưới đây giúp nhóm đi hết chặng cuối mà không ai bị bỏ lại:
- Người nhận thư chụp hoặc quét toàn bộ thông báo dự định cấp và gửi cho tất cả đồng chủ đơn trong ngày, kèm ghi chú ngày nhận thư để mọi người cùng tính hạn.
- Cả nhóm cùng soát tên, địa chỉ của từng người trên thông báo. Tên một đồng chủ sở hữu bị viết sai, thiếu chữ hoặc ghi địa chỉ cũ là lỗi hay gặp nhất ở đơn nhiều chủ, vì người khai tờ khai thường chỉ chắc chắn về thông tin của chính mình.
- Thống nhất bằng tin nhắn hoặc biên bản ngắn: ai đứng ra nộp phí, nộp bằng tài khoản nào, chi phí chia ra sao. Chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của một người cho đơn chung không làm người đó có thêm quyền, nhưng nên ghi lại để sau này không thành chuyện ai bỏ tiền nhiều hơn.
- Người nộp phí giữ chứng từ và gửi bản chụp cho cả nhóm ngay sau khi nộp.
- Nếu nhóm muốn có phó bản, quyết định ai cần phó bản và chuẩn bị hồ sơ đề nghị, có thể nộp sau khi văn bằng đã cấp.
- Khi văn bằng về, người nhận mở ra soát lỗi cùng ít nhất một đồng chủ sở hữu khác, rồi quét và gửi bản quét cho mọi người trước khi cất bản chính.
Trình tự này không có trong quy định nào, nó chỉ là cách làm việc cho minh bạch. Nhưng chính những nhóm bỏ qua nó thường là nhóm về sau tranh cãi xem ai đã biết gì, vào lúc nào.
Ai làm việc gì ở chặng nhận văn bằng
Bảng dưới gợi ý phân việc giữa người nhận thư (thường là người đứng tên đầu hoặc người được cử làm đầu mối) và các đồng chủ sở hữu còn lại. Nhóm có thể đổi vai, miễn ghi lại.
| Việc | Người làm đầu mối | Các đồng chủ sở hữu khác |
|---|---|---|
| Nhận và chia sẻ thông báo dự định cấp | Nhận thư, quét, gửi cả nhóm trong ngày | Xác nhận đã nhận bản quét |
| Soát thông tin trên thông báo | Soát phần chung: mẫu nhãn, danh mục, thời hạn | Mỗi người soát tên và địa chỉ của chính mình |
| Nộp phí cấp văn bằng | Nộp đúng hạn, giữ chứng từ gốc | Góp phần chi phí theo thoả thuận, lưu bản chụp chứng từ |
| Nhận văn bằng bản chính | Ký nhận, soát lỗi, quét | Ít nhất một người cùng soát lỗi |
| Đề nghị phó bản | Hỗ trợ cung cấp số văn bằng, bản sao | Người cần phó bản đứng tên đề nghị |
| Ghi lịch gia hạn | Ghi vào lịch chung của nhóm | Ghi vào lịch riêng của mình làm lớp dự phòng |
Cột cuối có một dòng hay bị coi nhẹ: mỗi người tự ghi lịch gia hạn. Mười năm là quãng đủ dài để người làm đầu mối đổi địa chỉ, nghỉ kinh doanh hoặc không còn liên lạc với nhóm. Có thêm vài người cùng nhớ mốc thì nhãn chung bớt nguy cơ hết hạn vì không ai để ý.
Giữ bản chính ở đâu khi chủ sở hữu là nhiều người
Giao một người giữ, ghi rõ bằng văn bản. Cách đơn giản nhất là để người làm đầu mối giữ bản chính, kèm một dòng xác nhận của cả nhóm rằng người đó giữ hộ cho tất cả. Dòng xác nhận này ngắn nhưng có giá trị khi nhóm tách ra: người giữ không thể nói bản chính là của riêng mình.
Nếu đồng chủ sở hữu là hai công ty, để ở công ty có bộ phận lưu trữ tốt hơn. Doanh nghiệp có pháp chế hoặc kế toán chuyên trách thường lưu giấy tờ cẩn thận hơn một hộ kinh doanh. Bên còn lại nên có phó bản hoặc ít nhất bản sao chứng thực để dùng khi làm việc với đối tác của mình.
Với nhãn của vợ chồng hoặc gia đình, cất cùng giấy tờ tài sản chung. Nhãn hiệu là tài sản. Cất văn bằng cạnh giấy tờ nhà, sổ tiết kiệm giúp người trong nhà biết nó tồn tại, nhất là khi có biến cố về sức khoẻ hay thừa kế mà người trực tiếp kinh doanh không còn điều hành được.
Mọi người giữ bản quét giống hệt nhau. Bản quét đặt cùng tên tệp, lưu ở chỗ mỗi người tự quản. Khi cần đối chiếu, không ai phải xin ai. Cách đặt tên tệp, chia thư mục đã có hướng dẫn ở bài về lưu giữ văn bằng.
Đừng chia đôi giấy tờ theo kiểu mỗi người giữ một nửa bộ hồ sơ. Có nhóm chia cho một người giữ văn bằng, người kia giữ toàn bộ thư từ của Cục với ý định ràng buộc lẫn nhau. Kết quả thường là cả hai cùng thiếu giấy khi cần làm thủ tục gia hạn hay sửa đổi.
Phó bản văn bằng: khi nào đáng làm
Phó bản không bắt buộc. Nhiều nhóm gia đình làm ăn cùng nhau cả chục năm chỉ với một bản chính và vài bản sao chứng thực, không gặp trở ngại gì. Phó bản đáng làm khi các đồng chủ sở hữu hoạt động độc lập ở những nơi khác nhau, ví dụ hai anh em cùng đứng tên một nhãn bánh nhưng mỗi người mở cơ sở ở một tỉnh, mỗi người tự làm việc với nhà phân phối, sàn thương mại điện tử và cơ quan quản lý thị trường ở địa bàn của mình.
Phó bản cũng hợp lý khi đồng chủ sở hữu là hai pháp nhân không chung bộ máy, hoặc khi một bên ở nước ngoài và cần giấy tờ để làm việc tại chỗ. Trong các trường hợp đó, việc phải xin bản sao từ người giữ bản chính mỗi lần cần là một ràng buộc không cần thiết và dễ thành mâu thuẫn.
Thủ tục, hồ sơ và mức phí cấp phó bản do Cục Sở hữu trí tuệ quy định và có thể thay đổi; trang NhanHieuVietNam.com có bài riêng về cấp lại, cấp phó bản văn bằng. Điều bạn nên nhớ ở chặng nhận văn bằng chỉ là: quyết định có làm phó bản hay không nên đưa ra khi cả nhóm còn đang hợp tác vui vẻ, vì lúc đó việc ký giấy tờ hỗ trợ nhau dễ hơn nhiều so với khi đã có bất đồng.
Những tình huống rối ở nhãn chung và cách gỡ
Một số tình huống gặp khá nhiều ở chặng cuối của đơn nhiều chủ. Phần lớn gỡ được nếu xử lý sớm:
- Một đồng chủ đơn không liên lạc được khi cần quyết định nộp phí. Phí cấp văn bằng có thời hạn, không chờ được. Người còn lại vẫn nên nộp đúng hạn để giữ đơn, ghi lại các lần đã cố liên lạc, rồi giải quyết chuyện chia chi phí sau.
- Văn bằng ghi sai tên hoặc địa chỉ của một đồng chủ sở hữu. Nếu lỗi do Cục ghi nhầm so với tờ khai, đề nghị sửa sai sót như với văn bằng một chủ. Nếu lỗi nằm từ tờ khai thì phải làm thủ tục sửa đổi văn bằng và cần chữ ký, giấy tờ của chính người bị ghi sai.
- Một bên đã đổi tên doanh nghiệp hoặc địa chỉ trước khi văn bằng về. Văn bằng vẫn in theo thông tin trong đơn. Bên đó cần làm thủ tục ghi nhận thay đổi sau, và nên làm sớm để thông tin trên sổ đăng ký khớp với giấy tờ doanh nghiệp hiện hành.
- Người giữ bản chính không chịu đưa bản sao. Đây đã là dấu hiệu bất đồng. Đồng chủ sở hữu kia có thể đề nghị Cục cấp phó bản, đồng thời nên xem lại thoả thuận nội bộ. Nếu nhãn đang mang lại doanh thu đáng kể hoặc các bên bàn đến chuyện rút tên, chuyển phần quyền, đó là lúc nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc một luật sư sở hữu trí tuệ trước khi ký bất cứ giấy gì.
- Một đồng chủ sở hữu qua đời sau khi đơn được cấp. Phần quyền của người đó đi theo thừa kế; người thừa kế cần giấy tờ thừa kế hợp lệ trước khi làm thủ tục ghi nhận với Cục. Các bên còn lại tiếp tục giữ văn bằng như bình thường và đừng để chuyện này làm lỡ mốc gia hạn.
Không tình huống nào ở trên nên được giải quyết bằng cách để nhãn hết hạn rồi một bên nộp đơn mới đứng tên riêng. Cách đó vừa mất ngày nộp đơn cũ, vừa có thể làm bên kia khiếu nại kéo dài.
Câu hỏi thường gặp
Văn bằng nhãn hiệu đồng chủ sở hữu có cấp cho mỗi người một bản chính không?
Không. Văn bằng chỉ in một bản chính, gửi về địa chỉ nhận thư ghi trong đơn. Các đồng chủ sở hữu khác muốn có giấy tờ riêng thì đề nghị Cục cấp phó bản theo thủ tục riêng, hoặc dùng bản sao chứng thực từ bản chính.
Thứ tự tên trên văn bằng có nghĩa ai có nhiều quyền hơn không?
Không. Thứ tự chỉ phản ánh cách khai trong tờ khai. Quyền của các đồng chủ sở hữu đối với nhãn không phụ thuộc vị trí tên. Tỷ lệ hưởng lợi, ai quyết việc gì cần được ghi trong thoả thuận nội bộ giữa các bên.
Một đồng chủ đơn có tự nộp phí cấp văn bằng được không?
Được. Khoản phí nộp cho đơn chung, ai nộp cũng được miễn ghi đúng số đơn. Người nộp không vì thế mà có thêm quyền với nhãn, nhưng nên giữ chứng từ và báo cho các đồng chủ đơn để sau này phân chia chi phí cho rõ.
Có cần chữ ký của tất cả đồng chủ sở hữu mới nhận được văn bằng không?
Thường thì người được ghi là địa chỉ nhận thư hoặc người được uỷ quyền nhận là đủ. Yêu cầu giấy tờ khi nhận trực tiếp có thể thay đổi, nên hỏi Cục trước khi đến. Những việc làm thay đổi quyền như chuyển nhượng, rút tên thì cần sự đồng ý của các bên liên quan.
Phó bản văn bằng có giá trị như bản chính không?
Phó bản ghi cùng nội dung với văn bằng và được Cục cấp cho đồng chủ sở hữu, nên dùng được để chứng minh mình là một trong các chủ sở hữu. Nó không tạo ra quyền riêng tách khỏi nhóm; phạm vi và hiệu lực vẫn theo văn bằng gốc.
Gia hạn nhãn hiệu đồng chủ sở hữu thì ai nộp?
Đơn gia hạn đứng tên các chủ sở hữu và có thể do người đại diện được uỷ quyền nộp. Nên thống nhất từ lúc nhận văn bằng ai chịu trách nhiệm theo dõi mốc gia hạn, đồng thời mỗi bên tự ghi lịch riêng để không phụ thuộc vào trí nhớ của một người.