Thư đòi phí mạo danh là thư của một tổ chức tư nhân, được trình bày giống văn bản nhà nước hoặc giống hoá đơn, đề nghị chủ đơn nhãn hiệu chuyển tiền cho một dịch vụ mà bạn không hề yêu cầu và không bắt buộc phải dùng. Những thư này dựa vào thông tin công khai trên công báo hoặc cơ sở dữ liệu nhãn hiệu, nên chúng biết đúng tên chủ đơn, số đơn, tên nhãn, khiến người nhận dễ tin.
Hiện tượng này đã được nhiều cơ quan sở hữu trí tuệ và Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới cảnh báo nhiều năm, nhắm nhiều nhất vào chủ đơn có đăng ký quốc tế. Bài này giải thích vì sao bạn nhận được thư, các dấu hiệu nhận diện, cách kiểm một văn bản trước khi trả tiền, và nên làm gì nếu đã lỡ chuyển khoản. Bài không nêu tên tổ chức nào; nhận diện dựa vào dấu hiệu, không dựa vào danh sách.
Vì sao bạn nhận được những thư này
Khi đơn nhãn hiệu được công bố, các thông tin cơ bản như tên chủ đơn, địa chỉ, mẫu nhãn, số đơn, nhóm sản phẩm, dịch vụ trở thành thông tin công khai. Đó là điều cần thiết để người khác biết và có ý kiến, nhưng cũng tạo ra nguồn dữ liệu cho những bên muốn gửi thư chào mời hàng loạt.
Một số thư là chào mời dịch vụ thật, nói rõ mình là doanh nghiệp tư nhân, bạn có quyền bỏ qua. Vấn đề nằm ở nhóm thư cố tình làm cho người nhận tưởng là văn bản bắt buộc: dùng tên nghe như cơ quan nhà nước hoặc tổ chức quốc tế, trình bày như thông báo đến hạn, có số tiền, hạn thanh toán và lời cảnh báo hậu quả nếu không nộp.
Chủ đơn tự nộp, không có đại diện kiểm hộ, là nhóm dễ bị nhắm nhất. Doanh nghiệp có nhiều người cùng xử lý giấy tờ cũng dễ bị lọt, vì người nhận thư có thể chuyển thẳng cho kế toán thanh toán mà không hỏi người phụ trách nhãn hiệu.
Các dạng thư hay gặp
Thư mạo danh thường đội lốt một thủ tục có thật, vì thế mới dễ tin. Những dạng dưới đây được nhắc nhiều trong các cảnh báo:
- Thư mời "đăng bạ" nhãn vào một danh mục, sổ đăng ký hay cơ sở dữ liệu tư nhân, trình bày như thể việc đăng bạ là bắt buộc để nhãn được bảo hộ.
- Thư nhắc "gia hạn" nhãn hiệu gửi rất sớm, có khi khi văn bằng còn nhiều năm hiệu lực, kèm số tiền và hạn nộp ngắn.
- Thư đề nghị "công bố quốc tế" hoặc "đăng ký quốc tế" nhãn, dùng tên gọi gần giống tổ chức quốc tế thật.
- Thư chào dịch vụ giám sát nhãn hiệu trình bày như hoá đơn đã phát sinh, chứ không như một lời chào giá.
- Thư báo có người khác vừa nộp đơn trùng nhãn của bạn ở nước ngoài và đòi tiền để "ngăn chặn" trong thời hạn rất gấp.
- Thư điện tử giả dạng thông báo của cơ quan, kèm đường dẫn hoặc tệp đính kèm yêu cầu đăng nhập, khai thông tin hoặc thanh toán.
Điểm chung: số tiền cụ thể, thời hạn gấp, và giọng như thể bạn đang có nghĩa vụ. Văn bản thật của Cục về phí thường gắn với một thủ tục bạn đã nộp hoặc một mốc của chính đơn bạn.
So sánh văn bản thật của Cục và thư mạo danh
Bảng dưới là các dấu hiệu thường thấy, mang tính nhận diện ban đầu. Một dấu hiệu đơn lẻ chưa đủ kết luận, nhưng càng nhiều dấu hiệu ở cột phải thì càng nên nghi.
| Điểm xem | Văn bản thật của Cục thường | Thư mạo danh thường |
|---|---|---|
| Nơi gửi | Cục Sở hữu trí tuệ thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, gửi tới địa chỉ liên lạc trong đơn hoặc đại diện | Tên tổ chức nghe như cơ quan, có khi đặt ở nước ngoài, gửi thẳng cho chủ đơn dù đơn có đại diện |
| Liên quan đến đơn | Gắn với một mốc của đơn: thẩm định, dự định cấp, yêu cầu bạn đã nộp | Không gắn với mốc nào, chỉ lấy lại thông tin đã công bố |
| Tài khoản nhận tiền | Phí, lệ phí nộp theo kênh do Cục hướng dẫn | Tài khoản của doanh nghiệp tư nhân, có khi ở nước ngoài |
| Câu chữ về tính bắt buộc | Nêu căn cứ thủ tục và hậu quả theo quy định | Dòng chữ nhỏ ghi đây là chào mời dịch vụ, không bắt buộc |
| Khớp với hồ sơ đơn | Mốc tương ứng hiện trong hồ sơ đơn trên cơ sở dữ liệu của Cục | Không có mốc tương ứng trong hồ sơ đơn |
| Thời điểm | Phù hợp với tiến trình của đơn | Ngay sau khi công bố, hoặc nhắc gia hạn quá sớm |
Dòng "dòng chữ nhỏ" rất đáng đọc kỹ. Nhiều thư hợp pháp hoá mình bằng một câu ghi ở cuối trang rằng đây chỉ là đề nghị ký hợp đồng dịch vụ. Người đọc lướt thấy số tiền và hạn nộp, bỏ qua câu đó.
Kiểm một văn bản trước khi trả tiền
Khi nhận thư có đề nghị thanh toán liên quan đến nhãn hiệu, làm theo trình tự sau trước khi chuyển bất kỳ khoản nào:
- Đừng thanh toán ngay, kể cả khi hạn ghi trong thư rất gấp. Thời hạn gấp là một phần của cách gây áp lực.
- Tra hồ sơ đơn trên cơ sở dữ liệu của Cục bằng số đơn: có mốc nào gần đây tương ứng với nội dung thư không.
- Đối chiếu nơi gửi và tài khoản nhận tiền với kênh nộp phí do Cục hướng dẫn. Tài khoản lạ là dấu hiệu nghiêm trọng.
- Đọc toàn bộ thư, kể cả phần chữ nhỏ ở cuối hoặc mặt sau, tìm câu nói đây là chào mời dịch vụ.
- Nếu đơn có đại diện, chuyển thư cho đại diện kiểm. Đại diện thật biết đơn của bạn đang ở mốc nào và phí nào sắp đến.
- Nếu còn nghi, liên hệ Cục qua kênh thông tin chính thức bạn tự tìm, không dùng số điện thoại hay địa chỉ in trên chính bức thư.
- Ghi lại thư vào sổ thư đến của đơn, đánh dấu là thư không phải của Cục, để người khác trong công ty không xử lý lại.
Với thư điện tử, không bấm đường dẫn, không mở tệp đính kèm lạ, không đăng nhập tài khoản nộp đơn từ đường dẫn trong thư. Tự mở hệ thống bằng địa chỉ bạn đã lưu từ trước.
Riêng với chủ đơn có đăng ký quốc tế
Đây là nhóm nhận nhiều thư nhất. Đăng ký quốc tế theo hệ thống Madrid được công bố trên cơ sở dữ liệu quốc tế, nên thông tin đến tay nhiều bên ở nhiều nước. Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới đã nhiều lần đăng cảnh báo về các yêu cầu thanh toán không được mời gửi tới chủ đăng ký.
Phí của hệ thống quốc tế có đường riêng. Phí chỉ định thêm nước, phí gia hạn đăng ký quốc tế thường được nộp theo hướng dẫn của Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới, trực tiếp hoặc qua cơ quan xuất xứ, hoặc qua đại diện. Một bức thư từ một tổ chức tư nhân không thay được kênh đó.
Đừng để thư làm lẫn lịch gia hạn. Thư nhắc gia hạn quá sớm có thể khiến bạn tưởng mình đã gia hạn sau khi trả tiền cho một bên không có thẩm quyền, trong khi văn bằng thật vẫn chưa được gia hạn. Ngày hết hạn đúng, bạn tính từ hồ sơ của chính mình.
Nộp đơn ra nước ngoài là chủ đề khác. Thủ tục nộp đơn quốc tế chiều đi được bàn kỹ ở TraNhanHieu.com; ở đây chỉ nhắc để bạn nhận diện thư liên quan.
Nếu đã lỡ chuyển tiền
Đầu tiên, giữ lại mọi thứ: thư gốc, phong bì, thư điện tử kèm phần thông tin người gửi, chứng từ chuyển khoản. Liên hệ ngay ngân hàng của bạn để hỏi khả năng tra soát, tạm giữ hoặc thu hồi giao dịch. Thời gian càng ngắn, khả năng càng cao, nhưng không có gì bảo đảm, nhất là với chuyển khoản ra nước ngoài.
Tiếp theo, kiểm lại hồ sơ đơn của bạn để chắc rằng không có nghĩa vụ thật nào bị bỏ sót trong lúc rối. Có trường hợp người nhận thư mạo danh trả tiền rồi yên tâm, trong khi một khoản phí thật với Cục, ví dụ phí cấp văn bằng, vẫn chưa nộp. Việc trả tiền cho bên khác không làm mất đơn của bạn, nhưng việc quên nghĩa vụ thật thì có thể.
Nếu số tiền đáng kể, hoặc thư có dấu hiệu lừa đảo rõ, bạn có thể trình báo cơ quan công an nơi gần nhất, kèm toàn bộ chứng cứ. Nếu bên gửi thư lại tiếp tục gửi hoá đơn, đe doạ khởi kiện đòi tiền theo cái họ gọi là hợp đồng, nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc người làm nghề trước khi trả lời. Cuối cùng, báo cho người trong công ty biết để lần sau thư cùng kiểu được nhận ra ngay.
Lập một quy tắc thanh toán trong doanh nghiệp nhỏ
Cách phòng hiệu quả nhất không nằm ở việc thuộc lòng các dấu hiệu, mà ở một quy tắc đơn giản trong nội bộ: mọi đề nghị thanh toán có chữ "nhãn hiệu", "thương hiệu", "sở hữu trí tuệ", "đăng ký quốc tế" đều phải qua người phụ trách nhãn hiệu xác nhận trước khi kế toán chuyển tiền. Người phụ trách đối chiếu với sổ thư đến – thư đi và hồ sơ đơn.
Quy tắc thứ hai: chỉ thanh toán phí nhãn hiệu qua những kênh đã ghi trong sổ, gồm kênh nộp phí của Cục theo hướng dẫn và tài khoản của đại diện có hợp đồng. Tài khoản mới xuất hiện lần đầu, dù kèm lý do hợp lý đến đâu, đều phải kiểm thêm một lần.
Quy tắc thứ ba: khi đơn vừa được công bố hoặc vừa có văn bằng, báo trước cho người nhận thư và kế toán rằng trong vài tháng tới có thể có thư chào mời hoặc thư mạo danh. Một lời nhắc trước thường hiệu quả hơn mọi bảng dấu hiệu dán trên tường. Nếu muốn tra một nhãn của chính mình còn hiệu lực đến ngày nào để đối chiếu với thư nhắc gia hạn, bạn đọc thêm các bài về hiệu lực văn bằng trên trang này.
Câu hỏi thường gặp
Thư ghi đúng tên, số đơn và mẫu nhãn của mình thì có phải của Cục không?
Chưa chắc. Những thông tin đó đã được công bố công khai, ai cũng có thể lấy để gửi thư. Hãy đối chiếu nơi gửi, tài khoản nhận tiền và mốc tương ứng trong hồ sơ đơn trên cơ sở dữ liệu của Cục.
Không trả tiền cho thư mạo danh thì nhãn của mình có bị mất không?
Không. Việc bảo hộ nhãn hiệu tại Việt Nam do Cục Sở hữu trí tuệ xử lý theo đơn của bạn. Không trả tiền cho một dịch vụ tư nhân không làm ảnh hưởng đến đơn hay văn bằng, miễn là bạn vẫn làm đủ nghĩa vụ thật với Cục.
Đơn có đại diện mà vẫn nhận thư gửi thẳng đến công ty thì sao?
Đó là một dấu hiệu nên nghi, vì văn bản của Cục về đơn thường gửi tới đại diện khi đơn có đại diện. Chuyển thư cho đại diện kiểm trước khi làm bất cứ điều gì.
Thư điện tử có đường dẫn yêu cầu đăng nhập để nộp phí thì làm gì?
Không bấm đường dẫn, không mở tệp đính kèm lạ. Tự mở hệ thống nộp trực tuyến bằng địa chỉ bạn đã lưu và kiểm trong tài khoản của mình xem có khoản phí nào thật sự đang chờ.
Thư nhắc gia hạn nhãn hiệu gửi khi văn bằng còn nhiều năm có đáng tin không?
Nên nghi. Văn bằng nhãn hiệu có hiệu lực mười năm kể từ ngày nộp đơn và có thể gia hạn nhiều lần. Thời điểm được nộp gia hạn, bạn đối chiếu quy định hiện hành và tự tính từ ngày nộp đơn của mình.
Đã lỡ chuyển tiền cho thư mạo danh thì có lấy lại được không?
Có thể thử bằng cách liên hệ ngay ngân hàng để tra soát và trình báo cơ quan công an kèm chứng cứ, nhưng không có gì bảo đảm, nhất là khi tiền đã ra nước ngoài. Quan trọng là kiểm lại để không bỏ sót nghĩa vụ thật với Cục.