Khi đơn nhãn hiệu được nộp qua tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp, Cục Sở hữu trí tuệ thường gửi mọi văn bản về đơn đến đại diện, không gửi thẳng cho chủ đơn. Đại diện đọc, đánh giá rồi chuyển lại cho bạn kèm nhận xét. Cách này giúp bạn đỡ việc, nhưng cũng tạo ra một khâu trung gian: nếu khâu đó chậm, bạn biết tin muộn, trong khi thời hạn trả lời vẫn chạy.
Bài này không bàn chuyện chọn đại diện hay so sánh dịch vụ, cũng không nói về chi phí. Bài tập trung vào một việc: làm sao để chủ đơn vẫn nắm được dòng văn bản của đơn mình khi đã giao cho người khác đứng giữa. Những điều nên thoả thuận từ đầu, cách tự kiểm chéo, và nên làm gì khi đại diện báo chậm hay mất liên lạc.
Đại diện là địa chỉ liên lạc của đơn
Khi bạn ký giấy uỷ quyền cho một tổ chức đại diện và tổ chức đó nộp đơn, địa chỉ liên lạc của đơn trong hồ sơ của Cục là địa chỉ của đại diện. Từ thông báo kết quả thẩm định hình thức, quyết định chấp nhận đơn hợp lệ, thông báo dự định từ chối, đến thông báo dự định cấp văn bằng, tất cả thường đi đến văn phòng đại diện. Đại diện cũng là người nộp văn bản trả lời, nộp phí và nhận văn bằng thay bạn trong phạm vi uỷ quyền.
Với chủ đơn là doanh nghiệp hoặc cá nhân ở nước ngoài, việc nộp qua đại diện tại Việt Nam là bắt buộc trong phần lớn trường hợp. Với chủ đơn trong nước, đây là lựa chọn: bạn có thể tự nộp hoặc nhờ đại diện. Dù vì lý do nào, bạn vẫn là chủ đơn, và mọi hậu quả của việc trả lời muộn hay sai vẫn rơi vào đơn của bạn.
Vì vậy, nộp qua đại diện không có nghĩa là có thể quên đơn đi. Nó có nghĩa là việc theo dõi của bạn chuyển từ canh hộp thư sang canh dòng thông tin từ đại diện, cộng với một lớp kiểm chéo độc lập. Phần còn lại của bài là cách làm hai việc đó cho gọn.
Những điều nên thoả thuận về việc chuyển văn bản
Hợp đồng dịch vụ hoặc thư thoả thuận với đại diện thường ghi phạm vi công việc và chi phí, nhưng hay bỏ trống phần thông tin. Trước khi ký, bạn nên đề nghị ghi rõ những điểm sau:
- Đại diện chuyển bản sao mỗi văn bản của Cục cho chủ đơn trong một số ngày cụ thể kể từ ngày nhận, kể cả văn bản chỉ báo tin.
- Mỗi lần chuyển kèm ba thông tin: văn bản này là gì, có thời hạn không và ngày cuối là ngày nào, đại diện đề xuất làm gì.
- Kênh chuyển: thư điện tử đến một địa chỉ chung của doanh nghiệp, không chỉ đến một nhân viên. Nếu có thể, kèm một kênh thứ hai để nhắc khi có văn bản có thời hạn.
- Đại diện báo trước khi thời hạn sắp hết mà chủ đơn chưa phản hồi, ví dụ hai mốc nhắc trước ngày cuối.
- Khi chấm dứt hợp đồng, đại diện bàn giao đầy đủ hồ sơ đơn: văn bản đến, văn bản đi, biên nhận, bản gốc văn bằng nếu đã nhận.
- Ai là người liên hệ chính ở phía đại diện và người dự phòng khi người đó vắng.
Những điều này không làm tăng việc cho một đại diện làm nghề nghiêm túc, vì phần lớn họ đã làm sẵn. Ghi ra giấy chỉ giúp hai bên hiểu giống nhau.
Chủ đơn nên nhận gì từ đại diện ở từng loại văn bản
Bảng dưới gợi ý mức thông tin hợp lý mà chủ đơn nên nhận lại. Dùng nó làm khung khi trao đổi với đại diện.
| Loại văn bản của Cục | Bạn nên nhận lại | Cần bạn quyết định gì |
|---|---|---|
| Quyết định chấp nhận đơn hợp lệ | Bản sao văn bản, xác nhận thông tin đơn đúng với đơn đã nộp | Thường không cần quyết định gì |
| Thông báo yêu cầu sửa thiếu sót hình thức | Bản sao, giải thích thiếu sót, đề xuất cách sửa, ngày cuối | Đồng ý cách sửa, cung cấp tài liệu nếu thiếu |
| Thông báo dự định từ chối cấp văn bằng | Bản sao, đánh giá khả năng vượt qua, các phương án, ngày cuối | Chọn phương án: trả lời, thu hẹp danh mục, hay chấp nhận |
| Văn bản về ý kiến người thứ ba | Bản sao ý kiến, đánh giá căn cứ của bên kia, các hướng xử lý | Chọn hướng: phản bác, thương lượng, thu hẹp |
| Thông báo dự định cấp văn bằng | Bản sao, các khoản phí phải nộp, ngày cuối | Xác nhận nộp phí, kiểm lại thông tin sẽ in trên văn bằng |
| Quyết định cấp văn bằng | Bản sao quyết định, sau đó là văn bằng | Kiểm thông tin trên văn bằng, quyết định nơi lưu bản gốc |
Nếu đại diện chỉ gửi bản sao mà không kèm nhận xét và ngày cuối, bạn nên hỏi lại ngay, không đợi đến gần hạn.
Tự kiểm chéo mà không làm mất lòng đại diện
Tra tình trạng đơn định kỳ. Mỗi tháng một lần, bạn tự tra đơn trên cơ sở dữ liệu công khai của Cục bằng số đơn. Khi thấy tình trạng thay đổi, đối chiếu với những gì đại diện đã báo. Đây là việc bình thường của một chủ đơn có trách nhiệm, không phải dấu hiệu nghi ngờ đại diện.
Đọc công báo ở mục đơn của mình. Khi đơn được công bố, kiểm mẫu nhãn, danh mục và tên chủ đơn trên công báo. Sai sót ở đây đôi khi lọt qua cả đại diện lẫn chủ đơn.
Giữ một bảng theo dõi riêng. Bảng của bạn ghi số đơn, ngày nộp, các văn bản đã nhận qua đại diện, ngày cuối của từng việc. Khi bảng của bạn và báo cáo của đại diện lệch nhau, đó là lúc hỏi lại.
Hỏi theo kiểu xác nhận, không kiểu chất vấn. Một câu như "bên mình thấy đơn đã chuyển sang trạng thái mới, nhờ anh chị xác nhận có văn bản nào kèm theo không" vừa đủ để đại diện kiểm lại hệ thống của họ, mà không tạo căng thẳng.
Khi đại diện báo chậm hoặc mất liên lạc
Đây là tình huống ít gặp nhưng hậu quả lớn. Thứ tự xử lý gợi ý:
- Liên hệ lại qua mọi kênh đã có trong hợp đồng, ghi lại ngày giờ mỗi lần liên hệ.
- Tự tra tình trạng đơn để biết đơn đang ở đâu, có văn bản mới nào gần đây không.
- Liên hệ Cục, nêu rõ bạn là chủ đơn, hỏi các văn bản gần nhất của đơn và thời hạn đang chạy. Cục có thể yêu cầu bạn chứng minh tư cách chủ đơn.
- Nếu có thời hạn sắp hết, ưu tiên xử lý thời hạn đó trước: tự trả lời trong phạm vi được phép hoặc tìm ngay người làm nghề khác hỗ trợ.
- Khi tình hình ổn định, cân nhắc chấm dứt uỷ quyền và thay đại diện theo thủ tục, yêu cầu bàn giao hồ sơ.
Giữ toàn bộ bằng chứng liên lạc. Nếu sau này có thiệt hại do đại diện chậm báo, những ghi chép này là căn cứ để giải quyết theo hợp đồng.
Một lưu ý về thứ tự: đừng vội chấm dứt uỷ quyền khi đơn đang có thời hạn mở mà chưa có người thay. Trong khoảng trống giữa hai đại diện, thư của Cục có thể vẫn đi về địa chỉ cũ và không ai đọc. Hãy chuẩn bị người thay trước, rồi mới làm thủ tục chuyển giao, để dòng văn bản không bị đứt ở bất kỳ ngày nào.
Đơn quốc tế chỉ định Việt Nam
Nếu nhãn của bạn có đăng ký quốc tế theo hệ thống Madrid và chỉ định Việt Nam, hoặc bạn là chủ nhãn nước ngoài, dòng văn bản phức tạp hơn một chút. Phần chỉ định Việt Nam được Cục xem xét như một đơn trong nước; nếu có vấn đề, Cục thường ra thông báo từ chối tạm thời gửi qua Văn phòng quốc tế, rồi chủ nhãn cần trả lời thông qua một đại diện tại Việt Nam.
Với loại đơn này, có thể có nhiều tầng trung gian: đại diện ở nước của chủ nhãn, Văn phòng quốc tế, và đại diện ở Việt Nam. Mỗi tầng thêm một khoảng trễ. Chủ nhãn nên yêu cầu đại diện ở Việt Nam báo trực tiếp khi có văn bản, thay vì chỉ chờ đại diện ở nước mình chuyển lại. Ngoài ra, nên hỏi rõ thời hạn trả lời từ chối tạm thời được tính từ mốc nào, vì mốc đó có thể bắt đầu trước khi văn bản đến tay bạn qua các tầng trung gian. Ghi mốc đó vào lịch ngay khi biết, không đợi bản dịch hay bản nhận xét đầy đủ.
Bài này chỉ nhắc ở góc theo dõi văn bản. Nội dung xử lý từ chối tạm thời và thủ tục nộp đơn quốc tế thuộc chủ đề khác, bạn có thể tìm đọc ở các trang chuyên về đăng ký nhãn hiệu.
Giữ quyền chủ động bằng hồ sơ riêng của chủ đơn
Điều cuối cùng, và có lẽ quan trọng nhất: chủ đơn nên có hồ sơ riêng của đơn, độc lập với hồ sơ của đại diện. Hồ sơ đó gồm bản sao tờ khai và mẫu nhãn đã nộp, giấy uỷ quyền, biên nhận nộp đơn, tất cả văn bản của Cục đã nhận qua đại diện, các văn bản trả lời đã gửi đi, và chứng từ nộp phí.
Khi có hồ sơ riêng, việc đổi đại diện, chuyển nhượng nhãn, ký li-xăng, hay đơn giản là trả lời một câu hỏi của đối tác đều nhanh hơn nhiều. Bạn cũng không bị phụ thuộc vào việc đại diện còn hoạt động hay không. Nhiều doanh nghiệp nhỏ chỉ nhận ra giá trị của hồ sơ riêng khi cần nó gấp và phải chờ người khác gửi lại.
Hồ sơ không cần cầu kỳ. Một thư mục điện tử cho mỗi đơn, tên tệp theo quy ước ngày tháng và loại văn bản, một bản sao lưu ở nơi khác là đủ. Bản gốc văn bằng khi đã nhận về nên được giữ ở nơi an toàn của doanh nghiệp, không để mãi ở văn phòng đại diện.
Câu hỏi thường gặp
Nộp qua đại diện thì Cục có gửi văn bản cho chủ đơn không?
Thông thường Cục gửi văn bản đến đại diện, là địa chỉ liên lạc của đơn. Chủ đơn nhận bản sao qua đại diện. Vì vậy cần thoả thuận rõ thời gian và cách đại diện chuyển lại cho bạn.
Có nên tự tra tình trạng đơn khi đã có đại diện lo?
Nên. Tự tra định kỳ trên cơ sở dữ liệu công khai là cách kiểm chéo đơn giản, giúp bạn phát hiện sớm nếu có văn bản chưa được báo. Việc này không có nghĩa là nghi ngờ đại diện mà là trách nhiệm của chủ đơn.
Đại diện gửi bản sao văn bản nhưng không nói phải làm gì thì sao?
Hãy hỏi lại ngay ba điều: văn bản có thời hạn không, ngày cuối là ngày nào, đại diện đề xuất phương án gì. Không nên chờ đến gần hạn mới hỏi, vì thời gian chuẩn bị nằm trong chính thời hạn đó.
Đại diện mất liên lạc khi đơn đang có thời hạn trả lời thì làm gì?
Tự tra tình trạng đơn, liên hệ Cục để hỏi văn bản gần nhất và thời hạn, sẵn sàng chứng minh tư cách chủ đơn. Ưu tiên xử lý thời hạn trước, sau đó mới tính chuyện thay đại diện và đòi bàn giao hồ sơ.
Chủ đơn có nên giữ bản gốc văn bằng hay để đại diện giữ?
Nên giữ bản gốc ở doanh nghiệp, nơi an toàn và có người chịu trách nhiệm. Đại diện có thể giữ bản sao để phục vụ công việc. Bản gốc trong tay chủ sở hữu giúp mọi giao dịch sau này chủ động hơn.
Đơn quốc tế chỉ định Việt Nam thì theo dõi văn bản thế nào?
Văn bản của Cục về phần chỉ định Việt Nam thường đi qua Văn phòng quốc tế và đại diện. Hãy đề nghị đại diện tại Việt Nam báo trực tiếp cho bạn khi có văn bản, để bớt một tầng trung gian và đỡ trễ.