Khi một đơn nhãn hiệu đứng tên từ hai người trở lên, mọi bước sau khi nộp, từ trả lời thông báo, nộp phí cấp văn bằng, gia hạn cho đến chuyển nhượng hay cho người khác dùng nhãn, đều cần sự phối hợp của tất cả. Cách tránh rắc rối là thoả thuận bằng văn bản ngay từ đầu: ai là đầu mối nhận thư, ai được thay mặt ký những việc thường ngày, việc nào bắt buộc tất cả cùng ký, và chi phí chia thế nào.
Đơn đứng tên nhiều người hay gặp ở các nhóm bạn cùng mở quán, hai vợ chồng cùng kinh doanh, các hộ sản xuất cùng làm một sản phẩm, hoặc hai công ty hợp tác ra một dòng hàng. Lúc nộp đơn, ai cũng vui vẻ và tin rằng mọi việc sẽ tự trôi. Vài năm sau, khi một người rút khỏi việc kinh doanh hoặc chuyển nơi ở, những câu hỏi tưởng đơn giản như "thư của Cục đang gửi về đâu" lại không ai trả lời được.
Khi nào nhiều người được cùng đứng tên một đơn
Luật Sở hữu trí tuệ cho phép nhiều tổ chức, cá nhân cùng nộp đơn đăng ký một nhãn hiệu để trở thành đồng chủ sở hữu, nhưng kèm điều kiện. Theo nguyên lý, việc sử dụng nhãn phải nhân danh tất cả các đồng chủ sở hữu, hoặc dùng cho hàng hoá, dịch vụ mà tất cả đều tham gia sản xuất, kinh doanh, và việc dùng chung không được gây nhầm lẫn cho người tiêu dùng về nguồn gốc hàng hoá. Câu chữ chính xác và cách Cục áp dụng cần đối chiếu bản hợp nhất hiện hành của luật.
Điều kiện này có nghĩa là không thể đưa thêm một người vào đơn chỉ vì tình cảm hay để "giữ phần". Người cùng đứng tên phải có liên quan thực sự đến việc kinh doanh hàng hoá, dịch vụ mang nhãn. Khi thẩm định, Cục có thể yêu cầu làm rõ nếu thấy điều kiện chưa thoả.
Từ góc quản lý, điều đáng nhớ là đồng chủ đơn không phải "người dự phòng". Mỗi người đều có quyền và nghĩa vụ đối với đơn, và rất nhiều việc sau này sẽ cần đủ chữ ký. Trước khi nộp đơn chung, nên tự hỏi: nếu năm năm nữa một người không còn làm cùng, mình có liên lạc và xin chữ ký người đó được không.
Thư của Cục đến tay ai
Kiểm tờ khai trước tiên. Tờ khai đăng ký nhãn hiệu có phần thông tin chủ đơn và phần đại diện. Khi có nhiều chủ đơn, cần xem trong tờ khai đã chỉ rõ ai là người nhận thông báo hay chưa. Nếu đơn nộp qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp, thư thường gửi tới đại diện.
Một địa chỉ liên lạc, nhiều người cần biết. Trên thực tế, thông báo của Cục thường chỉ đi tới một địa chỉ. Những đồng chủ đơn còn lại chỉ biết nếu người nhận chủ động chuyển tiếp. Đây là chỗ hở lớn nhất của đơn đứng tên chung.
Người nhận thư nên là người ổn định nhất. Chọn người ít khả năng đổi địa chỉ, có thói quen đọc thư, và cam kết chuyển bản chụp cho mọi người trong ngày. Nếu cả nhóm cùng làm trong một công ty, có thể dùng địa chỉ trụ sở và giao một người cố định mở thư.
Đổi người nhận thư thì phải làm thủ tục. Nếu muốn thay địa chỉ nhận thư hay thay đại diện, thường phải có yêu cầu gửi Cục với chữ ký của các chủ đơn theo quy định. Đừng chỉ báo miệng cho nhau rồi để thư tiếp tục đến địa chỉ cũ.
Việc nào một người làm được, việc nào cần tất cả
Bảng dưới phân loại ở mức nguyên lý. Yêu cầu chữ ký cụ thể của từng thủ tục phải kiểm hướng dẫn hiện hành của Cục; nếu có thoả thuận nội bộ, ghi rõ trong đó.
| Việc | Thường do ai làm | Ghi chú khi quản lý |
|---|---|---|
| Tra tình trạng đơn trên cơ sở dữ liệu | Bất kỳ ai | Không cần quyền gì, ai trong nhóm cũng nên biết cách tra |
| Nhận và chuyển tiếp thông báo | Người được chỉ định nhận thư | Chuyển bản chụp cho tất cả trong ngày nhận |
| Trả lời thông báo, sửa đổi đơn | Theo yêu cầu của từng thủ tục, thường cần đủ chủ đơn hoặc đại diện được tất cả uỷ quyền | Nên có giấy uỷ quyền chung từ đầu để một người hoặc đại diện ký thay |
| Nộp phí cấp văn bằng, phí duy trì | Một người nộp được | Thoả thuận trước ai ứng tiền và chia lại thế nào |
| Gia hạn văn bằng | Tên tất cả đồng chủ sở hữu trên hồ sơ | Mốc gia hạn cách nhau mười năm, nhóm có thể đã thay đổi nhiều |
| Chuyển nhượng, cho người khác dùng nhãn | Cần sự đồng ý của các đồng chủ sở hữu | Đây là chỗ hay bế tắc nhất khi nhóm tan |
Cách giảm số lần phải gom đủ chữ ký là uỷ quyền cho một tổ chức đại diện hoặc một người trong nhóm, nhưng giấy uỷ quyền cũng cần ghi rõ phạm vi để không ai lo bị qua mặt.
Thoả thuận nội bộ nên có những gì
Thoả thuận giữa các đồng chủ đơn không nộp cho Cục, nhưng là thứ giữ cho nhóm khỏi cãi nhau. Nội dung tối thiểu:
- Người nhận thư và nghĩa vụ chuyển tiếp, kèm thời hạn chuyển.
- Người được thay mặt ký các việc thường ngày, và danh sách việc bắt buộc tất cả cùng ký.
- Tỷ lệ chia chi phí nộp đơn, trả lời, cấp văn bằng, gia hạn, và chi phí thuê đại diện nếu có.
- Quyền dùng nhãn của từng người: được dùng cho sản phẩm nào, có được tự mở cửa hàng riêng mang nhãn không.
- Cách xử lý khi một người muốn rút: chuyển phần của mình cho ai, theo giá nào hoặc theo cách định giá nào.
- Cách xử lý khi một người mất hoặc không liên lạc được.
- Cách giải quyết bất đồng: thương lượng, hoà giải, rồi mới đến cơ quan có thẩm quyền.
Thoả thuận nên ký cùng lúc với việc nộp đơn. Đợi đến lúc có bất đồng mới ngồi viết thì gần như không ai chịu ký.
Lập bảng theo dõi chung cho một đơn nhiều chủ
Bảng theo dõi của đơn chung cần thêm vài cột so với đơn một chủ:
- Ghi đủ tên, địa chỉ, cách liên lạc của từng đồng chủ đơn, đúng như trên tờ khai.
- Ghi người nhận thư và người dự phòng.
- Ghi ngày nhận từng thông báo và ngày đã chuyển tiếp cho từng người.
- Ghi việc cần chữ ký của ai, đã ký chưa, ngày ký.
- Ghi khoản chi đã trả và ai trả, để cuối năm đối chiếu.
- Chia sẻ bảng ở chế độ xem cho mọi đồng chủ đơn, chỉ một người được sửa.
Bảng này còn là chứng cứ cho thấy mọi người đều được thông báo đầy đủ, rất hữu ích nếu sau này có ai nói mình không được biết.
Ví dụ giả định: ba hộ làm nước mắm ở Khánh Hoà cùng đứng tên một đơn. Hộ thứ nhất nhận thư, nhưng mỗi lần có thông báo đều chụp gửi vào nhóm nhắn tin chung và ghi ngày gửi vào bảng. Khi một hộ chuyển đi nơi khác, cả nhóm vẫn biết đơn đang ở bước nào và ai cần ký gì.
Khi nhóm không còn làm cùng nhau
Tình huống khó nhất là khi các đồng chủ sở hữu chia tay. Người ở lại muốn tiếp tục dùng nhãn, người đi cũng muốn dùng, hoặc muốn được trả một khoản cho phần của mình. Nếu thoả thuận ban đầu đã ghi cách xử lý, các bên chỉ việc làm theo. Nếu không có, mọi chuyện phải thương lượng lại từ đầu.
Cả hai phía đều có lý lẽ. Người ở lại thường là người đã gây dựng nhãn trên thị trường nhiều năm. Người đi cũng có tên trên văn bằng và có thể đã góp công, góp tiền lúc đầu. Không có quy tắc nào mặc định ai được giữ nhãn; việc chuyển phần quyền phải qua hợp đồng chuyển nhượng và thủ tục ghi nhận tại Cục.
Khi số tiền lớn hoặc quan hệ đã căng, nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc một luật sư sở hữu trí tuệ để biết mình có những lựa chọn nào trước khi ngồi vào bàn thương lượng. Trong thời gian chưa ngã ngũ, đừng ai tự ý bỏ trả lời thông báo hay bỏ gia hạn để "ép" bên kia, vì người thiệt cuối cùng là chính cái nhãn.
Có nên đứng tên chung ngay từ đầu không
Đứng tên chung không sai, và có những trường hợp phù hợp, như vài hộ sản xuất cùng làm một sản phẩm và muốn cùng giữ nhãn. Nhưng với một nhóm bạn mở quán hay hai người góp vốn, thường có cách gọn hơn: lập một doanh nghiệp để doanh nghiệp đứng tên nhãn, còn quyền lợi của từng người thể hiện qua phần vốn góp. Khi một người rút, họ chuyển phần vốn, nhãn vẫn nằm yên trong doanh nghiệp.
Với các hộ sản xuất ở một vùng cùng làm một loại sản phẩm, có thể cân nhắc nhãn hiệu tập thể đứng tên một tổ chức đại diện như hợp tác xã hay hiệp hội. Đây là một loại nhãn riêng với quy chế sử dụng riêng, phần nội dung nên đọc kỹ ở nguồn chuyên về luật nhãn hiệu.
Một điểm hay bị bỏ qua là chi phí gom chữ ký theo thời gian. Năm đầu, cả nhóm ngồi cùng một bàn, ký gì cũng nhanh. Mười năm sau, đến kỳ gia hạn, một người có thể đã ra nước ngoài, một người đã chuyển sang ngành khác. Mỗi chữ ký khi đó là một lần gửi giấy tờ qua lại, có khi phải hợp pháp hoá hay công chứng. Khi tính có nên đứng tên chung, hãy tính cả cái giá đó.
Nếu đơn đã nộp chung rồi, điều quan trọng là bổ sung thoả thuận và bảng theo dõi ngay bây giờ, khi mọi người còn thuận. Chuyện đổi cấu trúc sở hữu có thể tính sau, khi nhãn đã có văn bằng và đã rõ ai thực sự gắn bó với việc kinh doanh.
Câu hỏi thường gặp
Hai vợ chồng cùng đứng tên một đơn nhãn hiệu có được không?
Có thể được nếu cả hai cùng tham gia kinh doanh hàng hoá, dịch vụ mang nhãn và đáp ứng các điều kiện của luật về đồng chủ sở hữu. Nên kèm thoả thuận nội bộ về người nhận thư và cách xử lý khi có thay đổi.
Thông báo của Cục chỉ gửi cho một người thì những người khác có bị coi là đã nhận không?
Về mặt thủ tục, thông báo gửi đúng địa chỉ liên lạc trong hồ sơ thường được coi là đã gửi. Vì vậy những đồng chủ đơn khác cần thoả thuận việc chuyển tiếp, không thể viện lý do mình không nhận được.
Một đồng chủ sở hữu có tự cho người khác dùng nhãn được không?
Nguyên tắc chung là việc chuyển nhượng hay cho người khác dùng nhãn cần sự đồng ý của các đồng chủ sở hữu. Cách áp dụng cụ thể nên đối chiếu luật hiện hành và ghi rõ trong thoả thuận nội bộ.
Một đồng chủ đơn mất trước khi đơn được cấp văn bằng thì sao?
Phần quyền của người mất có thể trở thành di sản và người thừa kế cần làm thủ tục để được ghi nhận. Trong lúc đó các mốc của đơn vẫn chạy, nên những người còn lại phải tiếp tục theo dõi và trả lời đúng hạn.
Có thể rút tên một người ra khỏi đơn đang chờ cấp không?
Có thể làm qua thủ tục ghi nhận thay đổi người nộp đơn, với sự đồng ý của người rút tên, thường dưới dạng chuyển nhượng phần quyền. Hồ sơ cụ thể nên đối chiếu hướng dẫn hiện hành của Cục.
Nên uỷ quyền cho một người trong nhóm hay thuê đại diện sở hữu công nghiệp?
Uỷ quyền cho một người trong nhóm tiết kiệm nhưng phụ thuộc vào người đó. Thuê đại diện thì thư từ tập trung một mối và có người theo dõi hạn chuyên nghiệp. Nhóm nhiều người, ở xa nhau thường hợp với cách thứ hai.