Khi các nhãn hiệu của cùng một việc kinh doanh đứng tên nhiều chủ khác nhau, người thì giám đốc, người thì công ty, có khi là vợ chồng hoặc anh em, việc cần làm trước tiên là kiểm kê chính xác ai đang đứng tên cái gì, sau đó mới quyết định có chuyển về một chủ hay không và chuyển bằng thủ tục nào. Không có công thức chung; cách sắp lại phụ thuộc vào việc nhãn đang là đơn hay đã thành văn bằng, và các bên đứng tên có đồng thuận hay không.
Tình trạng này rất phổ biến ở doanh nghiệp gia đình và các cửa hàng lớn lên từ hộ kinh doanh. Nhãn đầu tiên nộp khi chưa có công ty nên đứng tên chủ hộ; nhãn thứ hai do một người con nộp; đến khi lập công ty thì các nhãn sau đứng tên công ty. Mọi thứ vẫn ổn cho tới lúc cần gọi vốn, bán cửa hàng, cấp quyền cho đại lý, hay đơn giản là khi các thành viên gia đình không còn cùng ý kiến.
Vì sao tình trạng lẫn lộn là rủi ro chứ không chỉ là chuyện giấy tờ
Quyền đối với nhãn hiệu thuộc về người có tên trên văn bằng, không phải người bỏ tiền thiết kế hay người đang bán hàng. Nếu nhãn chính của cửa hàng đứng tên một cá nhân thì về mặt pháp lý, công ty đang dùng nhãn của người khác. Khi quan hệ còn tốt thì không ai để ý; khi có chuyện, công ty có thể không có cơ sở gì để tiếp tục dùng nhãn.
Thứ hai là chuyện giao dịch. Nhà đầu tư, ngân hàng hay bên nhận nhượng quyền thường muốn thấy tài sản trí tuệ nằm trong doanh nghiệp. Một danh mục nhãn rải rác ở nhiều người khiến giao dịch chậm lại, vì mỗi người đứng tên đều phải ký, và mỗi văn bằng đều cần thủ tục riêng tại Cục Sở hữu trí tuệ.
Thứ ba là chuyện thừa kế và hôn nhân. Nhãn đứng tên cá nhân là tài sản của cá nhân đó, có thể trở thành di sản hoặc tài sản cần phân chia. Điều này không xấu, nhưng cần được biết trước để sắp xếp có chủ ý, thay vì để sự việc xảy ra rồi mới tìm cách gỡ.
Kiểm kê: ai đang đứng tên cái gì
Kiểm kê làm trên giấy tờ và cơ sở dữ liệu của Cục, không làm theo trí nhớ của các thành viên.
- Lập danh sách mọi nhãn mà việc kinh doanh đang dùng hoặc định dùng, kể cả logo phụ và tên dòng sản phẩm.
- Với mỗi nhãn, tìm số đơn hoặc số văn bằng. Nhãn nào không tìm được số nghĩa là có thể chưa từng nộp đơn, đánh dấu riêng.
- Tra từng số trên cơ sở dữ liệu tra cứu của Cục, ghi chính xác tên chủ đơn hoặc chủ sở hữu như đang hiển thị.
- Ghi loại chủ: cá nhân, hộ kinh doanh (thực chất là cá nhân chủ hộ), công ty, hay nhiều người cùng đứng tên.
- Ghi trạng thái: đang là đơn hay đã cấp văn bằng, còn hiệu lực hay đã hết.
- Ghi ai đang thực sự dùng nhãn trên thị trường, trên hoá đơn, bao bì, biển hiệu.
- Đánh dấu những dòng mà người đứng tên khác người đang dùng. Đó là những dòng cần sắp lại.
Kết quả kiểm kê nên được tất cả những người đứng tên cùng xem. Nhiều trường hợp chính thành viên gia đình cũng không biết nhãn đang đứng tên mình.
Các tình huống thường gặp và hướng xử lý
Bảng dưới là các hướng xử lý ở mức nguyên lý. Hồ sơ và thời hạn cụ thể của từng thủ tục cần đối chiếu quy định hiện hành của Cục Sở hữu trí tuệ.
| Tình huống | Hướng thường dùng | Lưu ý |
|---|---|---|
| Đơn đứng tên cá nhân, chưa cấp văn bằng | Yêu cầu ghi nhận chuyển nhượng đơn sang công ty | Bên nhận phải đáp ứng điều kiện được đăng ký nhãn hiệu cho hàng hoá, dịch vụ trong đơn |
| Văn bằng đứng tên cá nhân | Ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu nhãn hiệu và đăng ký hợp đồng tại Cục | Theo Luật Sở hữu trí tuệ, chuyển nhượng quyền sở hữu công nghiệp có văn bằng chỉ có hiệu lực khi được đăng ký |
| Cá nhân muốn giữ quyền sở hữu, công ty chỉ dùng | Ký hợp đồng li-xăng cho công ty sử dụng | Cần cân nhắc rủi ro khi quan hệ giữa hai bên thay đổi; đăng ký hợp đồng giúp chứng minh với bên thứ ba |
| Nhiều người cùng đứng tên một văn bằng | Các đồng chủ sở hữu cùng ký chuyển nhượng phần của mình hoặc toàn bộ cho công ty | Thiếu chữ ký một người là thủ tục dừng lại |
| Nhãn đang dùng nhưng chưa ai nộp đơn | Nộp đơn mới đứng tên đúng chủ đã chọn | Tra trước xem đã có ai nộp nhãn trùng hoặc tương tự chưa |
Hồ sơ chuyển nhượng, li-xăng, nội dung hợp đồng và căn cứ để Cục từ chối ghi nhận là phần luật nội dung; NhanHieuVietNam.com có các bài đi sâu từng loại hợp đồng.
Chọn chủ sở hữu đích: không phải lúc nào cũng là công ty
Gom về công ty khi việc kinh doanh là của chung. Nếu công ty có nhiều thành viên góp vốn, có kế hoạch gọi vốn hay nhượng quyền, gom nhãn về công ty giúp tài sản đi cùng doanh nghiệp và giao dịch gọn hơn.
Giữ ở cá nhân khi người sáng lập muốn kiểm soát. Một số người sáng lập chủ động để nhãn đứng tên mình rồi cho công ty dùng qua hợp đồng li-xăng. Cách này có cơ sở, nhưng phải có hợp đồng rõ ràng, không thể để "dùng ngầm".
Tách theo dòng sản phẩm khi có nhiều pháp nhân. Nhóm có nhiều công ty có thể để mỗi công ty giữ nhãn của mảng mình. Cách này cần bảng theo dõi chung để không công ty nào lỡ hạn của mình.
Tránh để nhãn đứng tên người không tham gia kinh doanh. Nhãn đứng tên một người thân không liên quan đến việc kinh doanh thường gây rắc rối nhất khi cần chữ ký, khi người đó ở xa hoặc khi quan hệ gia đình thay đổi.
Làm lần lượt, đừng làm cùng lúc mọi thứ
Khi đã quyết định gom về một chủ, nên sắp thứ tự: nhãn chính đang tạo ra doanh thu làm trước, nhãn phụ làm sau. Mỗi yêu cầu ghi nhận chuyển nhượng là một bộ hồ sơ có phí, lệ phí và thời gian xử lý riêng, nên làm dồn một lúc dễ thiếu sót giấy tờ hoặc thiếu chữ ký.
Trong lúc chờ Cục ghi nhận, cập nhật bảng theo dõi với trạng thái "đang chuyển nhượng", ghi số đơn yêu cầu và ngày nộp. Thư của Cục về các mốc khác, như yêu cầu trả lời hay thông báo phí, vẫn có thể gửi tới chủ cũ cho đến khi thay đổi được ghi nhận, nên chủ cũ cần biết để chuyển thư ngay.
Nếu một nhãn đang trong thời gian phải trả lời thông báo của Cục, ưu tiên trả lời đúng hạn bằng tên chủ hiện tại, đừng chờ chuyển nhượng xong. Lỡ hạn vì đang đổi chủ là kiểu thiệt hại hoàn toàn có thể tránh được.
Một điểm hay bị quên: tên và địa chỉ của chủ cũ trên văn bằng phải khớp với giấy tờ tuỳ thân hoặc giấy đăng ký doanh nghiệp hiện tại của họ thì hồ sơ chuyển nhượng mới trôi. Nếu chủ cũ đã đổi địa chỉ, đổi số giấy tờ tuỳ thân hay doanh nghiệp đứng tên đã đổi tên, có thể phải làm thủ tục sửa đổi thông tin trước, rồi mới chuyển nhượng. Kiểm điểm này ngay từ bước kiểm kê sẽ tránh được một lần bị trả hồ sơ.
Sau khi sắp lại: những chỗ phải cập nhật theo
Cục ghi nhận chủ mới mới là một nửa công việc. Nửa còn lại là làm cho mọi giấy tờ và hoạt động khớp với chủ sở hữu mới:
- Bảng theo dõi nhãn hiệu: sửa cột chủ sở hữu, ghi ngày Cục ghi nhận và lưu bản quyết định ghi nhận vào thư mục của từng nhãn.
- Giấy uỷ quyền cho đại diện sở hữu công nghiệp: nếu đại diện đang được chủ cũ uỷ quyền thì chủ mới cần uỷ quyền lại.
- Hợp đồng li-xăng, hợp đồng đại lý, hợp đồng nhượng quyền đang dùng nhãn: xem bên cho phép dùng nhãn đã được đổi sang chủ mới chưa.
- Tài khoản trên sàn thương mại điện tử có đăng ký bảo vệ thương hiệu: cập nhật giấy tờ chứng minh quyền theo tên chủ mới.
- Sổ sách kế toán: nhãn chuyển về công ty có thể cần ghi nhận như một tài sản, việc này nên hỏi kế toán hoặc cụm nội dung về thuế.
- Lịch gia hạn: thời hạn văn bằng không đổi khi đổi chủ, vẫn tính từ ngày nộp đơn gốc, nên giữ nguyên mốc trong bảng.
Chuyển chủ nhưng quên cập nhật những chỗ trên là lý do phổ biến khiến một giao dịch tưởng đã xong lại phải mở ra làm lại khi có đối tác kiểm tra.
Khi các bên đứng tên không đồng ý
Chuyển nhượng là giao dịch dân sự, cần sự đồng ý của người đang đứng tên. Nếu người đó không đồng ý, không có thủ tục hành chính nào cho phép công ty tự chuyển nhãn về mình. Khi đó vấn đề trở thành tranh chấp về quyền sở hữu, có thể liên quan đến chứng cứ ai là người thực sự tạo ra và dùng nhãn, thoả thuận góp vốn, hay quan hệ lao động.
Trong tình huống này, hai phía đều có lập luận. Người đứng tên có thể cho rằng mình nộp đơn, trả tiền và có quyền hợp pháp. Công ty có thể cho rằng nhãn được tạo ra cho công ty, bằng tiền công ty, và người đứng tên chỉ là đại diện. Việc nào đúng tuỳ vào giấy tờ và hoàn cảnh cụ thể, và thương lượng thường tốn ít hơn kiện tụng.
Khi đã có dấu hiệu tranh chấp, giá trị nhãn lớn hoặc có nhiều người liên quan, nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc một luật sư sở hữu trí tuệ trước khi gửi bất kỳ văn bản nào cho bên kia. Một lá thư viết vội có thể bị dùng làm chứng cứ theo hướng bất lợi cho chính người viết.
Câu hỏi thường gặp
Nhãn hiệu đứng tên chủ hộ kinh doanh thì công ty mới lập có tự động được dùng không?
Không tự động. Hộ kinh doanh không phải pháp nhân nên nhãn thực chất đứng tên cá nhân chủ hộ. Muốn công ty có quyền thì cần chuyển nhượng hoặc ký hợp đồng li-xăng, và nên đăng ký tại Cục để rõ ràng với bên thứ ba.
Đơn chưa được cấp văn bằng có chuyển sang tên công ty được không?
Được, qua thủ tục yêu cầu ghi nhận thay đổi người nộp đơn do chuyển nhượng đơn. Hồ sơ, lệ phí và thời gian xử lý cần đối chiếu quy định hiện hành của Cục Sở hữu trí tuệ trước khi nộp.
Chuyển nhãn từ cá nhân sang công ty của chính mình có cần hợp đồng không?
Có. Dù cá nhân là chủ công ty, về pháp lý đó vẫn là hai chủ thể khác nhau. Việc chuyển nhượng cần hợp đồng bằng văn bản và với văn bằng đã cấp thì phải đăng ký tại Cục mới có hiệu lực.
Có nên để mỗi nhãn đứng tên một thành viên gia đình cho công bằng không?
Cách này dễ gây vướng khi cần ký giấy tờ, khi một người ở xa hoặc khi quan hệ thay đổi. Nếu muốn chia quyền lợi, có thể cân nhắc chia ở cấp góp vốn trong công ty và để nhãn tập trung một chỗ.
Trong lúc đang chuyển nhượng, thư của Cục gửi cho ai?
Thường vẫn gửi cho chủ đơn hoặc chủ sở hữu đang được ghi nhận cho đến khi thay đổi được Cục chấp nhận. Chủ cũ cần biết điều này để chuyển ngay mọi thư nhận được cho người phụ trách mới.
Người đứng tên nhãn không chịu chuyển cho công ty thì công ty làm được gì?
Không có thủ tục hành chính nào để công ty tự chuyển. Hướng đi là thương lượng dựa trên giấy tờ về việc tạo ra và sử dụng nhãn, và khi cần thì nhờ luật sư đánh giá chứng cứ trước khi giải quyết tranh chấp.