Lần đầu tìm thấy đơn của mình trên cơ sở dữ liệu, việc nên làm không phải chỉ xem trạng thái mà là soát từng trường thông tin với tờ khai đã nộp: chủ đơn, địa chỉ, mẫu nhãn, màu sắc, danh mục sản phẩm, ngày nộp, đại diện. Dữ liệu được nhập lại từ hồ sơ và sau này được dùng để công bố, để cấp văn bằng. Một sai lệch không được phát hiện sớm có thể đi thẳng lên công báo và lên văn bằng.
Bài liệt kê những trường cần soát, các sai lệch hay gặp, và cách phân biệt lỗi do nhập liệu với lỗi từ chính tờ khai của bạn, vì hai loại lỗi này xử lý khác nhau.
Vì sao phải soát ngay từ lần tra đầu
Thông tin trên cơ sở dữ liệu là bản ghi Cục dùng xuyên suốt quá trình xử lý. Khi đơn được công bố, nội dung công bố lấy từ bản ghi này. Khi đơn được cấp văn bằng, các thông tin trên văn bằng cũng bám vào đó. Sửa sớm, lúc đơn còn ở vòng hình thức, thường đơn giản hơn nhiều so với sửa sau khi đã có văn bằng.
Sai lệch có hai nguồn. Một là lỗi nhập liệu: tờ khai của bạn đúng nhưng dữ liệu ghi khác, chẳng hạn thiếu dấu, gõ nhầm một chữ trong danh mục, mẫu nhãn được số hoá kém. Hai là lỗi từ tờ khai: chính bạn khai sai hoặc khai thiếu, và dữ liệu chỉ phản ánh trung thực điều đó. Người mới thường gộp hai loại làm một và gửi yêu cầu sai thủ tục.
Vì vậy khi soát, luôn đặt tờ khai bản lưu bên cạnh màn hình. Mỗi chỗ lệch, câu hỏi đầu tiên luôn là: tờ khai ghi thế nào? Nếu tờ khai đúng mà dữ liệu sai, đó là lỗi nhập liệu. Nếu tờ khai đã sai từ đầu, bạn đang đứng trước một yêu cầu sửa đổi đơn, chuyện của chính bạn.
Thời điểm soát tốt nhất là ngay khi đơn hiện lên cơ sở dữ liệu lần đầu, và soát lại một lần nữa khi đơn có ngày công bố.
Các trường cần soát và sai lệch hay gặp
Tên trường trên giao diện có thể khác; bảng dùng cách gọi phổ thông.
| Trường thông tin | So với | Sai lệch hay gặp | Ảnh hưởng nếu bỏ qua |
|---|---|---|---|
| Chủ đơn | Tên trên tờ khai, giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tuỳ thân | Thiếu dấu, sai loại hình doanh nghiệp, sai một chữ | Văn bằng ghi sai chủ sở hữu, rắc rối khi chuyển nhượng hay khởi kiện |
| Địa chỉ chủ đơn | Địa chỉ trên tờ khai | Sai số nhà, thiếu đơn vị hành chính | Thư từ không tới tay |
| Đại diện | Hợp đồng và giấy uỷ quyền | Ghi đại diện khi bạn tự nộp, hoặc ngược lại | Thông báo gửi sai người |
| Ngày nộp, ngày ưu tiên | Biên nhận, tờ khai có dấu nhận đơn | Lệch ngày, thiếu ngày ưu tiên đã yêu cầu | Mất lợi thế về thứ tự nộp |
| Mẫu nhãn | Mẫu nhãn bạn đã nộp | Mờ, lệch tỉ lệ, mất màu | Phạm vi bảo hộ hiểu khác ý bạn |
| Màu sắc yêu cầu bảo hộ | Phần mô tả màu trên tờ khai | Không ghi màu dù bạn đã yêu cầu | Tranh cãi về phạm vi khi có vi phạm |
| Nhóm và danh mục | Danh mục trên tờ khai | Thiếu dòng, sai chính tả, gộp nhóm | Sản phẩm thật sự bán không được bảo hộ |
Đừng coi nhẹ một chữ thiếu dấu trong tên chủ đơn. Nhiều năm sau, khi bạn chuyển nhượng nhãn hay dùng văn bằng để yêu cầu sàn gỡ hàng nhái, chữ đó có thể khiến bên kia đòi giải trình.
Ngày nộp, ngày ưu tiên và đại diện: ba trường ít ai soát
Ngày nộp đơn. Đây là mốc xác định thứ tự giữa đơn của bạn và đơn của người khác cho nhãn tương tự, đồng thời là mốc tính thời hạn hiệu lực văn bằng về sau. Lệch một ngày nghe nhỏ, nhưng nếu có đơn tương tự nộp đúng vào khoảng đó, một ngày là chuyện lớn. Đối chiếu với dấu nhận đơn trên tờ khai hoặc biên nhận điện tử.
Ngày ưu tiên. Nếu bạn đã yêu cầu hưởng quyền ưu tiên từ một đơn nộp trước ở nước khác hoặc từ việc trưng bày tại triển lãm, dữ liệu phải ghi ngày ưu tiên, nước và số đơn gốc. Thiếu trường này có thể nghĩa là yêu cầu ưu tiên chưa được ghi nhận, và bạn nên hỏi ngay khi đơn còn ở vòng hình thức.
Đại diện. Trường này quyết định Cục gửi thư cho ai. Bạn tự nộp mà dữ liệu ghi tên một tổ chức đại diện, hoặc bạn đã đổi đại diện mà dữ liệu vẫn ghi đại diện cũ, thì mọi thông báo sẽ đi lạc. Đây là sai lệch nguy hiểm nhất về mặt thời hạn, dù không ảnh hưởng gì tới phạm vi bảo hộ.
Mẫu nhãn hiển thị khác bản bạn nộp
Mẫu nhãn trên trang tra cứu là hình được số hoá lại để hiển thị, kích thước nhỏ. Hơi mờ hoặc nén mạnh là bình thường; điều cần kiểm là hình có đúng là mẫu bạn nộp không, có bị cắt mất phần nào, có bị đảo màu hoặc lệch tỉ lệ đến mức thay đổi cảm nhận không.
Màu là chỗ hay gây hiểu lầm. Nếu tờ khai của bạn yêu cầu bảo hộ màu sắc, phần mô tả nhãn thường ghi rõ các màu. Nếu bạn nộp mẫu đen trắng, hình hiển thị đen trắng là đúng. Vấn đề chỉ nảy sinh khi bạn đã yêu cầu bảo hộ màu nhưng dữ liệu không ghi nhận, hoặc mẫu hiển thị là bản màu khác hẳn bản bạn nộp.
Với nhãn có chữ nước ngoài hoặc chữ cách điệu, hãy xem phần mô tả nhãn hoặc phần chữ của nhãn được ghi ra sao. Nếu chữ cách điệu bị đọc sai, việc tra theo chữ về sau sẽ không ra đơn của bạn, và người khác tra trùng cũng không thấy nhãn của bạn.
Có những giao diện còn hiển thị mã phân loại yếu tố hình theo hệ thống quốc tế. Bạn không cần thuộc mã, nhưng nếu nhãn có hình con chim mà phần mô tả hình chỉ nói về bông hoa, đó là dấu hiệu nên hỏi lại.
Danh mục sản phẩm: dòng thiếu, chữ sai và chỉnh sửa theo phân loại
Danh mục hàng hoá, dịch vụ là phần quyết định nhãn được bảo hộ cho cái gì, nên đáng soát kỹ nhất. Hãy so từng dòng trong từng nhóm với tờ khai. Dòng thiếu, chữ sai làm đổi nghĩa, hoặc một sản phẩm bị xếp sang nhóm khác đều cần ghi lại.
Cần biết là trong quá trình thẩm định, Cục có thể đề nghị hoặc chính thức điều chỉnh cách diễn đạt danh mục cho khớp bảng phân loại quốc tế, hoặc chuyển một sản phẩm sang nhóm đúng. Thay đổi kiểu này thường đi kèm văn bản thông báo cho chủ đơn. Nếu bạn thấy danh mục trên dữ liệu khác tờ khai, hãy kiểm xem đã có thông báo nào về việc đó chưa trước khi kết luận là lỗi nhập liệu.
Khi soát, chú ý những sản phẩm bạn bán nhiều nhất. Một tiệm cà phê đăng ký nhóm dịch vụ ăn uống và nhóm cà phê đóng gói; nếu dòng cà phê rang xay biến mất khỏi danh mục, đó là sản phẩm bạn sẽ cần bảo hộ nhất khi có người làm nhái bao bì.
Muốn hiểu cách viết danh mục cho đúng ngay từ đầu, phần đó thuộc về chuyên mục danh mục sản phẩm của NhanHieuVietNam.com. Ở đây chỉ dừng ở việc soát cái đã nộp.
Thấy sai lệch: xử lý theo thứ tự này
Mục tiêu là đề nghị đúng loại thủ tục, kèm đủ bằng chứng, càng sớm càng tốt.
- Chụp lại trang chi tiết đơn trên cơ sở dữ liệu, ghi ngày tra, đánh dấu chỗ lệch.
- Đặt cạnh bản tờ khai đã nộp, xác định chỗ lệch là lỗi nhập liệu (tờ khai đúng) hay lỗi từ tờ khai (tờ khai đã sai).
- Kiểm thư từ đã nhận xem có thông báo nào của Cục giải thích thay đổi đó chưa, nhất là với danh mục.
- Nếu là lỗi nhập liệu, gửi văn bản đề nghị Cục chỉnh sửa, nêu số đơn, trường bị lệch, nội dung đúng, kèm bản chụp tờ khai làm căn cứ.
- Nếu là lỗi từ tờ khai, tìm hiểu thủ tục sửa đổi đơn: phần nào được sửa, có phải nộp phí, có giới hạn nào về việc mở rộng phạm vi.
- Nếu đơn nộp qua đại diện, chuyển toàn bộ cho đại diện và yêu cầu họ báo lại bằng văn bản khi đã gửi.
- Ghi việc đã làm vào bảng theo dõi và tra lại sau một thời gian để xác nhận dữ liệu đã được sửa.
Một nguyên tắc: sửa đổi đơn không được dùng để mở rộng phạm vi bảo hộ, chẳng hạn thêm sản phẩm mới hay đổi mẫu nhãn một cách cơ bản. Muốn những thứ đó thường phải nộp đơn mới.
Khi nào nên nhờ người làm nghề
Phần lớn sai lệch nhỏ như thiếu dấu, sai số nhà, một dòng danh mục gõ nhầm, chủ đơn tự làm được bằng một văn bản rõ ràng. Nhưng có vài tình huống nên có người làm nghề xem trước: sai lệch nằm ở tên chủ sở hữu và nhãn đã sắp được cấp; mẫu nhãn hiển thị khác đến mức thay đổi bản chất; bạn nghi danh mục đã bị điều chỉnh mà không thấy thông báo nào; hoặc chính tờ khai đã sai và bạn không chắc sửa có làm mất ngày nộp hay không.
Lý do là mỗi lần gửi văn bản cho Cục đều để lại dấu vết trong hồ sơ, và một văn bản đề nghị sai hướng có thể kéo dài đơn thêm nhiều tháng. Nếu bạn muốn có ý kiến nhanh trước khi quyết định thuê ai, có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được chỉ ra chỗ lệch nào nghiêm trọng và nên làm thủ tục gì.
Dù tự làm hay nhờ người, hãy giữ bản chụp trước và sau khi sửa. Hồ sơ của một nhãn hiệu sống nhiều chục năm; người kế nhiệm bạn sẽ cần biết vì sao tên chủ đơn trên văn bằng khác với tờ khai ban đầu.
Câu hỏi thường gặp
Thấy tên chủ đơn trên cơ sở dữ liệu bị thiếu dấu thì có cần sửa không?
Nên sửa nếu tờ khai của bạn ghi đúng. Một chữ thiếu dấu có thể đi lên văn bằng và gây rắc rối khi chuyển nhượng, cấp li-xăng hay chứng minh quyền với sàn thương mại điện tử. Gửi văn bản đề nghị chỉnh kèm bản chụp tờ khai là đủ.
Mẫu nhãn trên trang tra cứu bị mờ có phải là lỗi không?
Thường là không. Hình hiển thị được nén để xem trên mạng. Bạn chỉ cần quan tâm khi hình bị cắt mất phần, đổi màu so với yêu cầu bảo hộ, hoặc khác hẳn mẫu đã nộp. Khi đó hãy chụp lại và gửi văn bản hỏi Cục.
Danh mục trên cơ sở dữ liệu khác với tờ khai thì có phải do nhập sai không?
Chưa chắc. Cục có thể điều chỉnh cách diễn đạt hoặc nhóm của sản phẩm theo bảng phân loại quốc tế, thường có thông báo kèm theo. Hãy kiểm thư từ trước. Nếu không có văn bản nào và tờ khai ghi đúng, khả năng cao là lỗi nhập liệu.
Muốn thêm sản phẩm vào danh mục sau khi phát hiện thiếu thì làm được không?
Nếu sản phẩm đó không có trong tờ khai ban đầu, việc thêm vào thường bị coi là mở rộng phạm vi bảo hộ và không được chấp nhận trong đơn đang chờ. Hướng thường gặp là nộp một đơn mới cho phần sản phẩm còn thiếu.
Sửa thông tin trên đơn có làm mất ngày nộp đơn không?
Sửa lỗi nhập liệu hoặc sửa những sai sót không làm thay đổi bản chất nhãn và không mở rộng danh mục thường không ảnh hưởng ngày nộp. Còn thay đổi cơ bản mẫu nhãn hay thêm sản phẩm thì không còn là sửa đổi nữa. Trường hợp không chắc, nên hỏi người làm nghề trước khi gửi.