Trạng thái của một đơn nhãn hiệu trên cơ sở dữ liệu cho biết đơn đang ở giai đoạn nào: mới tiếp nhận, đã qua thẩm định hình thức, đã công bố, đang thẩm định nội dung, đã có thông báo dự định cấp hay từ chối, hay đã kết thúc bằng một quyết định. Cách diễn đạt có thể khác nhau giữa các phiên bản công cụ tra cứu, nhưng khi gom theo giai đoạn thì chỉ có khoảng mười nhóm, và chỉ vài nhóm trong đó đòi bạn làm gì ngay.
Bài này giúp bạn đọc một dòng trạng thái mà không cần thuộc thuật ngữ: nhóm đó nghĩa là gì, đơn còn đi tiếp được hay đã dừng, và việc tiếp theo thuộc về Cục hay thuộc về bạn. Nội dung thẩm định, tức Cục xét nhãn của bạn theo tiêu chí nào, là chuyện khác; phần đó NhanHieuVietNam.com viết kỹ.
Vì sao cùng một đơn mà mỗi nơi ghi trạng thái một kiểu
Bạn có thể thấy cùng một đơn được mô tả hơi khác nhau ở cơ sở dữ liệu công khai, trong tài khoản nộp trực tuyến và trong lời kể của đại diện. Lý do là mỗi hệ thống tóm tắt tiến trình theo cách riêng. Có nơi chỉ ghi một chữ chung như "đang giải quyết", có nơi liệt kê từng bước kèm ngày, có nơi chỉ ghi kết quả cuối.
Vì vậy đừng bám vào nguyên văn một chữ. Điều cần nắm là đơn đang ở giai đoạn nào trong một trình tự khá ổn định: tiếp nhận, thẩm định hình thức, chấp nhận hợp lệ, công bố, thẩm định nội dung, thông báo kết quả thẩm định, nộp phí cấp văn bằng, cấp hoặc từ chối. Mọi dòng trạng thái bạn gặp đều rơi vào một ô trong trình tự này.
Nếu trang chi tiết có phần tiến trình liệt kê các bước kèm ngày, hãy đọc phần đó thay vì chỉ đọc dòng trạng thái tổng. Bước gần nhất kèm ngày ban hành cho bạn biết nhiều hơn một chữ "đang giải quyết". Nếu trang không có phần tiến trình, hãy dựa vào các ngày khác như ngày công bố để suy ra đơn đã qua mốc nào.
Một lưu ý nữa: trạng thái trên mạng là trạng thái đã ghi nhận vào dữ liệu, không phải trạng thái tức thời. Văn bản Cục gửi cho bạn luôn là căn cứ chính.
Mười nhóm trạng thái và việc của bạn ở mỗi nhóm
Tên nhóm dưới đây là cách gọi phổ thông để dễ nhớ, không phải nguyên văn của bất kỳ công cụ nào. Cột cuối là điều quan trọng nhất.
| Nhóm trạng thái | Nghĩa là | Đơn còn đi tiếp? | Việc của bạn |
|---|---|---|---|
| Đã tiếp nhận, chờ thẩm định hình thức | Đơn có số, Cục đang kiểm tra giấy tờ, phí, cách khai | Có | Chờ, giữ địa chỉ nhận thư |
| Có thiếu sót hình thức | Cục đã hoặc sắp gửi thông báo yêu cầu sửa | Có, nếu bạn sửa đúng hạn | Tìm thông báo, sửa trong thời hạn ghi trên văn bản |
| Chấp nhận đơn hợp lệ | Đơn qua thẩm định hình thức | Có | Ghi ngày, chờ công bố |
| Đã công bố | Đơn đã lên công báo, người khác có thể gửi ý kiến | Có | Theo dõi, chuẩn bị bằng chứng sử dụng nếu cần |
| Đang thẩm định nội dung | Cục đánh giá khả năng bảo hộ, so với nhãn có trước | Có | Chờ; giai đoạn thường dài nhất |
| Dự định từ chối | Cục thấy có căn cứ chưa cấp, cho bạn trả lời | Có, nếu trả lời thuyết phục | Trả lời đúng hạn, có thể cần người làm nghề |
| Dự định cấp, chờ nộp phí | Đơn đạt, chờ bạn nộp phí cấp văn bằng và công bố | Có, nếu nộp đúng hạn | Nộp phí ngay, đừng để sát hạn |
| Đã cấp văn bằng | Nhãn được bảo hộ, có số văn bằng | Kết thúc giai đoạn đơn | Nhận văn bằng, ghi ngày hết hạn |
| Từ chối cấp | Cục ra quyết định không cấp | Không, trừ khi khiếu nại thành công | Cân nhắc khiếu nại hoặc nộp đơn mới |
| Rút đơn hoặc coi như rút bỏ | Đơn dừng do chủ đơn rút hoặc không làm việc phải làm | Không | Tìm nguyên nhân, nộp đơn mới nếu còn cần |
Bốn nhóm có việc phải làm trong thời hạn là: thiếu sót hình thức, dự định từ chối, dự định cấp chờ nộp phí, và trường hợp bạn cần phản hồi ý kiến người thứ ba. Thời hạn cụ thể luôn ghi trên văn bản Cục gửi; bạn đối chiếu quy định hiện hành nếu cần tính lại.
Dòng "đang giải quyết" chung chung: đọc thêm ở đâu
Nhiều chủ đơn tra suốt hai năm chỉ thấy một chữ "đang giải quyết" và không biết đơn đang ở bước nào. Đó là cách tóm tắt cho mọi đơn chưa có kết luận cuối, nó không nói đơn bị kẹt.
Để biết chi tiết hơn, hãy nhìn các trường ngày trên trang chi tiết. Đơn đã có ngày công bố thì chắc chắn đã qua thẩm định hình thức và được chấp nhận hợp lệ. Đơn chưa có ngày công bố sau một thời gian dài thì có thể đang vướng ở bước hình thức, và đó là lúc nên kiểm xem có thông báo thiếu sót nào gửi tới mà bạn chưa nhận. Đơn đã công bố từ lâu và vẫn "đang giải quyết" thì nhiều khả năng đang trong thẩm định nội dung.
Nếu trang có phần lịch sử xử lý, mỗi dòng thường là một văn bản: tên loại văn bản và ngày ban hành. Dòng gần nhất là manh mối quan trọng. Ví dụ, thấy một dòng thông báo kết quả thẩm định mà bạn chưa hề nhận thư nào thì việc cần làm ngay là hỏi Cục hoặc đại diện về văn bản đó, chứ không phải chờ thư tới.
Nếu không có cả ngày công bố lẫn lịch sử xử lý, bạn chỉ còn cách đối chiếu với thư từ trong tay và gửi văn bản hỏi tiến độ khi thấy cần.
Bốn trạng thái phải hành động ngay, không chờ
Thiếu sót hình thức. Thường là sửa tờ khai, bổ sung giấy uỷ quyền, mẫu nhãn, nộp thêm phí còn thiếu, hoặc phân loại lại danh mục. Việc sửa không khó nhưng có hạn. Để lỡ hạn thì đơn có thể bị từ chối chấp nhận hợp lệ, tức dừng ngay từ vòng đầu.
Dự định từ chối ở thẩm định nội dung. Đây là lúc đơn cần lập luận, có thể là tranh luận về khả năng phân biệt, về sự khác biệt với nhãn đối chứng, hoặc đề xuất thu hẹp danh mục. Bạn có thời hạn để trả lời; cách viết bản trả lời là chuyên môn riêng, nhiều chủ đơn nhỏ nên nhờ người làm nghề ở bước này.
Dự định cấp, chờ nộp phí. Nghe như tin vui nên dễ chủ quan. Nhưng không nộp phí cấp văn bằng đúng hạn thì đơn vẫn có thể dừng. Ngay khi thấy trạng thái này, tìm thông báo, kiểm số tiền và hạn nộp, nộp sớm và giữ chứng từ.
Có ý kiến người thứ ba. Nếu được Cục chuyển ý kiến của người khác phản đối đơn, bạn thường có cơ hội trình bày. Không phản hồi là để Cục chỉ nghe một phía. Đây cũng là lúc nên cân nhắc nhờ người làm nghề nếu bên kia là doanh nghiệp có nhãn lâu năm.
Trạng thái kết thúc: từ chối, rút bỏ và cấp một phần
Khi trạng thái chuyển sang từ chối cấp, Cục đã ban hành quyết định. Pháp luật cho chủ đơn quyền khiếu nại quyết định này trong thời hạn nhất định, hoặc bạn chọn nộp một đơn mới với nhãn hoặc danh mục đã điều chỉnh. Chọn đường nào phụ thuộc lý do từ chối, giá trị của nhãn với bạn và chi phí thời gian; đây là lúc nên đọc kỹ quyết định thay vì chỉ đọc dòng trạng thái.
Trạng thái rút đơn hoặc đơn bị coi như rút bỏ nghĩa là đơn dừng mà không có quyết định về nội dung nhãn. Nguyên nhân hay gặp nhất ở chủ đơn nhỏ là không nộp phí hoặc không trả lời đúng hạn một thông báo. Đơn đã dừng theo cách này thường không "hồi sinh" được; giải pháp thực tế là nộp đơn mới, và quyền của bạn tính từ ngày nộp đơn mới.
Một trường hợp ít người để ý là cấp một phần. Đơn được cấp văn bằng nhưng chỉ cho một phần danh mục sản phẩm, phần còn lại bị từ chối. Dòng trạng thái vẫn ghi đã cấp, chỉ khi mở danh mục trên văn bằng mới thấy thiếu. Vì vậy khi thấy chữ "cấp", việc đầu tiên là so danh mục được cấp với danh mục bạn đã nộp.
Đơn quốc tế chỉ định Việt Nam: trạng thái đọc theo cách khác
Nếu nhãn của bạn, hoặc nhãn của đối tác nước ngoài mà bạn đang theo dõi, đi vào Việt Nam qua hệ thống Madrid, tiến trình không mang số đơn quốc gia và không đi qua bước chấp nhận hợp lệ theo cách của đơn nộp trực tiếp. Văn phòng quốc tế của WIPO chuyển chỉ định cho Cục, Cục thẩm định nội dung rồi gửi ý kiến trở lại qua Văn phòng quốc tế.
Vì vậy trạng thái của phần chỉ định Việt Nam thường được thể hiện bằng các văn bản như từ chối tạm thời, tuyên bố chấp nhận bảo hộ, hoặc xác nhận cuối cùng sau khi đã giải quyết ý kiến từ chối. Bạn có thể thấy thông tin này trên cơ sở dữ liệu của Cục nếu dữ liệu quốc tế được cập nhật, và đầy đủ hơn trên công cụ tra cứu đăng ký quốc tế của WIPO, nơi liệt kê từng văn bản theo từng nước được chỉ định.
Điểm cần nhớ là thời hạn trả lời một văn bản từ chối tạm thời của Cục với đăng ký quốc tế có thể tính theo cách khác đơn quốc gia, và chủ đơn nước ngoài thường phải làm việc qua đại diện tại Việt Nam. Nếu bạn là bên Việt Nam nhận li-xăng hay phân phối, hãy xin chủ nhãn bản chụp các văn bản đó thay vì chỉ dựa vào một dòng trạng thái.
Ví dụ giả định: đọc tiến trình của một đơn
Anh Tuấn ở Thái Nguyên nộp đơn nhãn hiệu cho trà khô, tự làm, không qua đại diện. Ba tháng sau tra, anh thấy đơn hiện trên cơ sở dữ liệu, trạng thái chung là đang giải quyết, chưa có ngày công bố. Anh ghi lại và chờ thêm.
Thêm vài tháng, trang chi tiết có ngày công bố. Anh hiểu đơn đã được chấp nhận hợp lệ và lên công báo. Từ đây anh giãn nhịp tra ra vì biết thẩm định nội dung sẽ kéo dài. Trong lúc chờ, anh vẫn dùng nhãn trên bao bì và giữ lại hoá đơn bán hàng có in nhãn.
Một lần tra sau đó, phần lịch sử xuất hiện dòng thông báo kết quả thẩm định nội dung kèm ngày ban hành, nhưng anh chưa nhận thư nào. Anh kiểm địa chỉ trên tờ khai thì thấy ghi địa chỉ cũ của xưởng, nơi anh đã chuyển đi. Anh gửi văn bản hỏi Cục, nêu số đơn, đề nghị gửi lại văn bản và đề nghị ghi nhận địa chỉ liên hệ mới theo thủ tục.
Bài học trong ví dụ: dòng trạng thái tổng không đổi, nhưng phần lịch sử đã báo trước việc phải làm. Người chỉ đọc chữ "đang giải quyết" sẽ không thấy.
Câu hỏi thường gặp
Đơn nhãn hiệu để trạng thái đang giải quyết rất lâu có phải là bị kẹt không?
Chưa chắc. Đó thường là cách tóm tắt cho mọi đơn chưa có kết luận, và thẩm định nội dung có thể kéo dài. Hãy xem đơn đã có ngày công bố chưa và phần lịch sử xử lý có văn bản nào mới không, rồi mới quyết định có cần hỏi Cục.
Thấy trạng thái dự định từ chối mà chưa nhận được thông báo thì làm gì?
Hãy liên hệ ngay với Cục hoặc đại diện để lấy bản văn bản, vì thời hạn trả lời thường tính theo ngày ban hành hoặc theo quy định, không chờ bạn nhận thư. Kiểm luôn địa chỉ nhận thư trên tờ khai xem còn đúng không.
Trạng thái đã cấp có nghĩa là nhãn được bảo hộ cho mọi sản phẩm đã đăng ký không?
Không nhất thiết. Có trường hợp văn bằng chỉ được cấp cho một phần danh mục. Bạn cần đối chiếu danh mục trên văn bằng với danh mục trong đơn để biết sản phẩm nào được bảo hộ, sản phẩm nào không.
Đơn bị coi như rút bỏ thì có xin khôi phục được không?
Với chủ đơn nhỏ, hướng thực tế thường là nộp đơn mới, vì đơn đã dừng do bỏ lỡ việc phải làm rất khó tiếp tục. Nếu bạn cho rằng lỗi không phải do mình, chẳng hạn chưa từng nhận được thông báo, hãy nhờ người làm nghề xem hồ sơ trước khi quyết định.
Có nên tin trạng thái trên cơ sở dữ liệu hơn lời đại diện kể không?
Hai nguồn nên khớp nhau. Nếu lệch, hãy hỏi đại diện văn bản cụ thể nào của Cục là căn cứ cho điều họ nói. Văn bản chính thức là căn cứ cao nhất; cơ sở dữ liệu và lời kể đều chỉ là cách tóm tắt văn bản đó.
Trạng thái đơn đổi sang đã công bố thì có cần làm gì không?
Thường chưa có việc bắt buộc. Nhưng đây là lúc người khác biết tới đơn của bạn và có thể gửi ý kiến. Bạn nên bắt đầu giữ bằng chứng sử dụng nhãn và tiếp tục tra định kỳ để không lỡ văn bản nào Cục chuyển tới.