Sau khi nộp đơn đăng ký nhãn hiệu, bạn có ba cách để biết đơn đang ở đâu: tra trên cơ sở dữ liệu sở hữu công nghiệp mà Cục Sở hữu trí tuệ công khai, xem trong tài khoản nộp đơn trực tuyến nếu bạn nộp qua mạng, và hỏi thẳng Cục bằng văn bản hoặc tại nơi tiếp nhận. Ba cách bổ sung cho nhau chứ không thay thế nhau: cơ sở dữ liệu cho bức tranh chung, tài khoản trực tuyến cho thư từ riêng của đơn, còn văn bản hỏi Cục là lối cuối khi hai nguồn kia im lặng quá lâu.
Phần lớn chủ đơn tự nộp chỉ tra một lần vào tuần đầu, không thấy gì rồi bỏ đó, đến khi nhận một thông báo có hạn trả lời mới cuống lên. Bài này đi theo trình tự một người làm thật: chuẩn bị gì trước khi tra, mỗi cách tra cho thấy gì và không cho thấy gì, rồi đặt một nhịp theo dõi vừa sức cho hộ kinh doanh hay công ty nhỏ.
Gom đủ thông tin trong tay trước khi tra
Tra tình trạng đơn nhanh hay chậm phụ thuộc gần như hoàn toàn vào việc bạn có giữ đúng giấy tờ lúc nộp hay không. Trước khi mở máy, hãy lấy ra những thứ sau:
- Số đơn — dãy số Cục cấp cho đơn khi tiếp nhận, ghi trên tờ khai có xác nhận nhận đơn hoặc trong thư xác nhận nộp trực tuyến. Đây là chìa khoá tra chính xác nhất.
- Ngày nộp đơn — dùng để khoanh vùng kết quả khi tìm theo tên, và để bạn tự ước lượng đơn đã đi được bao lâu.
- Tên chủ đơn đúng như trên tờ khai — có dấu hay không dấu, có chữ "Công ty TNHH" hay viết tắt, tên hộ kinh doanh hay tên cá nhân chủ hộ. Tra theo tên mà gõ khác một chữ là có thể không ra.
- Phần chữ của nhãn và mẫu nhãn — để đối chiếu khi kết quả trả về nhiều nhãn na ná nhau.
- Các nhóm hàng hoá, dịch vụ đã đăng ký — giúp lọc kết quả và kiểm xem dữ liệu ghi nhận có khớp đơn của bạn không.
- Biên lai nộp phí, lệ phí — không dùng để tra nhưng cần khi phải hỏi Cục hoặc khi dữ liệu ghi nhận thiếu.
Nếu bạn nộp qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp, những thứ trên nằm ở phía đại diện. Hãy xin bản chụp tờ khai có số đơn ngay từ đầu, đừng đợi tới lúc cần mới hỏi. Mất số đơn không phải là ngõ cụt, nhưng sẽ khiến mọi lần tra chậm đi nhiều.
Cách thứ nhất: cơ sở dữ liệu sở hữu công nghiệp của Cục
Cục Sở hữu trí tuệ, cơ quan thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, công khai một cơ sở dữ liệu tra cứu các đối tượng sở hữu công nghiệp, trong đó có đơn và văn bằng nhãn hiệu. Tên gọi và giao diện của công cụ này đã thay đổi vài lần qua các năm và có thể còn đổi, nên thay vì nhớ một đường dẫn, bạn chỉ cần vào trang thông tin chính thức của Cục và tìm mục tra cứu.
Về chức năng, công cụ thường cho tìm theo số đơn, tên chủ đơn, phần chữ của nhãn, nhóm hàng hoá dịch vụ và khoảng ngày. Tra theo số đơn cho ra đúng một hồ sơ. Tra theo tên chủ đơn hoặc tên nhãn cho ra một danh sách, bạn lọc thêm bằng ngày nộp và nhóm. Khi mở chi tiết một hồ sơ, bạn thường thấy các ngày quan trọng, chủ đơn, đại diện, danh mục sản phẩm, mẫu nhãn và một dòng tình trạng hoặc tiến trình xử lý.
Điểm mạnh của cách này là ai cũng tra được, không cần tài khoản, và bạn tra được cả đơn của người khác. Điểm yếu là dữ liệu đi sau thực tế: một đơn vừa nộp có thể chưa xuất hiện, một quyết định vừa ký có thể chưa được cập nhật. Vì vậy kết quả trên cơ sở dữ liệu nên được hiểu là "tình trạng đã ghi nhận tới thời điểm cập nhật gần nhất", không phải tình trạng tức thời.
Một mẹo nhỏ: khi đã tìm được hồ sơ của mình, hãy chụp lại toàn bộ trang chi tiết và ghi ngày tra lên ảnh. Lần sau so hai ảnh là thấy ngay có gì thay đổi, thay vì phải nhớ lần trước trang ghi gì.
Cách thứ hai: tài khoản nộp đơn trực tuyến
Nếu bạn nộp đơn qua hệ thống nộp đơn trực tuyến của Cục hoặc qua cổng dịch vụ công, tài khoản dùng để nộp thường giữ lại hồ sơ đã gửi, biên nhận điện tử và trong nhiều trường hợp là các văn bản trao đổi giữa Cục và người nộp. Cách tổ chức cụ thể phụ thuộc vào hệ thống bạn đã dùng và từng giai đoạn nâng cấp, nên hãy đăng nhập và đi qua mọi mục có chữ "hồ sơ", "đơn đã nộp" hay "thông báo" một lượt cho quen.
Tài khoản trực tuyến cho bạn một thứ mà cơ sở dữ liệu công khai không có: góc nhìn riêng của người nộp. Ở đó bạn có thể thấy hồ sơ đã được tiếp nhận hay còn treo, có yêu cầu bổ sung nào gửi riêng cho bạn hay không. Nhưng đừng mặc định mọi thông báo đều đi qua tài khoản. Tuỳ cách đơn được nộp và địa chỉ liên hệ đã khai, thông báo chính thức vẫn có thể được gửi bằng đường bưu chính tới địa chỉ trên tờ khai.
Vì thế, người nộp trực tuyến cần giữ cả hai kênh: kiểm tài khoản định kỳ và giữ địa chỉ nhận thư trên tờ khai luôn có người nhận. Một hộ kinh doanh chuyển cửa hàng mà không ai ở địa chỉ cũ nhận thư là kịch bản mất đơn quen thuộc.
Giữ thông tin đăng nhập và thiết bị ký số ở nơi chắc chắn, và ghi lại ai trong công ty nắm tài khoản. Nhân viên phụ trách nghỉ việc mang theo mật khẩu là chuyện xảy ra thường hơn bạn nghĩ.
Cách thứ ba: hỏi trực tiếp Cục Sở hữu trí tuệ
Khi tra trên cơ sở dữ liệu không ra, hoặc đơn đứng yên một trạng thái quá lâu so với bình thường, bạn có quyền hỏi Cục về tình trạng đơn của chính mình. Cách chắc chắn là gửi một văn bản ngắn, nêu rõ số đơn, ngày nộp, tên chủ đơn, tên nhãn, và câu hỏi cụ thể: đơn đã được chấp nhận hợp lệ chưa, đã có thông báo nào gửi đi chưa, gửi tới địa chỉ nào.
Văn bản có thể nộp tại trụ sở Cục ở Hà Nội hoặc các văn phòng đại diện của Cục ở Thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng, hoặc gửi theo đường bưu chính, hoặc qua kênh trực tuyến nếu hệ thống cho phép. Trước khi đi, hãy kiểm lại địa chỉ, giờ tiếp nhận và kênh nhận văn bản trên trang chính thức của Cục, vì những thông tin này có thể thay đổi.
Hỏi bằng văn bản tốn thời gian chờ hơn tra trên mạng, nhưng để lại dấu vết: bạn có bằng chứng mình đã chủ động theo dõi đơn vào một ngày cụ thể. Nếu sau này có tranh cãi về việc một thông báo có tới tay bạn hay không, văn bản hỏi đó có giá trị hơn nhiều so với một cuộc gọi không ai ghi lại.
Nếu bạn nộp qua đại diện, cách đúng là yêu cầu đại diện hỏi Cục thay bạn và gửi lại văn bản trả lời. Đại diện là người được Cục ghi nhận để trao đổi về đơn, nên văn bản do chủ đơn tự gửi có thể được chuyển về cho đại diện xử lý.
So sánh nhanh ba cách tra
Bảng dưới tóm tắt để bạn chọn cách phù hợp với từng lúc. Không có cách nào đủ một mình; người theo dõi đơn kỹ thường dùng cả ba theo những nhịp khác nhau.
| Cách tra | Cần có gì | Thấy được gì | Hạn chế |
|---|---|---|---|
| Cơ sở dữ liệu công khai của Cục | Số đơn, hoặc tên chủ đơn, tên nhãn | Thông tin thư mục, các ngày, tình trạng đã ghi nhận, mẫu nhãn | Cập nhật trễ; đơn mới có thể chưa hiện |
| Tài khoản nộp trực tuyến | Tài khoản và phương tiện ký số đã dùng khi nộp | Hồ sơ đã gửi, biên nhận, một số văn bản trao đổi | Chỉ áp dụng cho đơn nộp qua mạng; không chắc mọi thông báo đều hiện ở đây |
| Văn bản hỏi Cục | Số đơn, ngày nộp, giấy tờ chứng minh là chủ đơn hoặc đại diện | Câu trả lời chính thức cho câu hỏi cụ thể | Phải chờ; nộp qua đại diện thì nên đi qua đại diện |
| Hỏi đại diện (nếu có) | Hợp đồng đại diện, số đơn | Thư từ Cục gửi đại diện, ý kiến nghề nghiệp | Phụ thuộc mức độ chủ động của đại diện |
Nhìn bảng sẽ thấy vì sao số đơn quan trọng: mọi cách tra đều nhanh hơn hẳn khi có nó. Nếu bạn chưa có, việc đầu tiên là lấy lại số đơn trước khi làm bất cứ việc gì khác.
Tra lần đầu cho một đơn vừa nộp: làm theo thứ tự này
Áp dụng cho lần tra đầu tiên, vài tuần sau khi nộp. Những lần sau chỉ cần lặp lại bước 4 tới bước 7.
- Lấy tờ khai có số đơn và ngày nộp, chụp lại một bản lưu trong điện thoại và một bản lưu trong thư mục chung của công ty.
- Vào trang chính thức của Cục Sở hữu trí tuệ, tìm mục tra cứu sở hữu công nghiệp, chọn đối tượng nhãn hiệu.
- Nhập số đơn đúng định dạng. Nếu không ra, thử lại theo tên chủ đơn với vài cách viết khác nhau, rồi theo phần chữ của nhãn.
- Mở chi tiết hồ sơ, đối chiếu chủ đơn, mẫu nhãn, nhóm sản phẩm với bản tờ khai trong tay.
- Ghi lại dòng tình trạng hoặc bước xử lý gần nhất cùng ngày tra vào một bảng theo dõi đơn giản.
- Đăng nhập tài khoản nộp trực tuyến (nếu có) để xem có văn bản nào mới không.
- Nếu sau một khoảng thời gian dài vẫn không thấy đơn hoặc không thấy thay đổi, chuẩn bị văn bản hỏi Cục hoặc yêu cầu đại diện hỏi.
Đừng hoảng nếu lần tra đầu chưa thấy gì. Đơn mới cần thời gian để được nhập liệu và công khai. Điều cần tránh là không tra lần nào cho tới khi quá muộn.
Nhịp theo dõi hợp lý cho chủ đơn nhỏ
Một đơn nhãn hiệu thường đi qua nhiều tháng, có khi vài năm, trước khi có kết luận. Tra mỗi ngày là phí sức; để cả năm không tra là liều. Nhịp phù hợp với đa số hộ kinh doanh và công ty nhỏ là tra định kỳ, chẳng hạn mỗi tháng một lần trong giai đoạn đầu, giãn ra khi đơn đã vào thẩm định nội dung, và dày lên khi bạn biết đơn sắp tới một mốc có việc phải làm.
Gắn việc tra vào một thói quen có sẵn sẽ bền hơn: ngày chốt sổ cuối tháng, ngày họp giao ban đầu tuần. Người phụ trách ghi một dòng vào bảng: ngày tra, tình trạng thấy được, có thư mới không, việc cần làm tiếp. Bảng đó về sau cũng là hồ sơ chứng minh bạn đã chăm sóc đơn đúng mức.
Song song với việc tra, hãy giữ địa chỉ nhận thư trên tờ khai luôn có người nhận và có người mở thư. Phần lớn các đơn bị dừng giữa chừng không phải vì nhãn kém mà vì một thông báo tới đúng địa chỉ nhưng không ai đọc. Muốn hiểu kỹ từng dòng tình trạng nghĩa là gì, bạn đọc tiếp bài về các trạng thái đơn trên chính chuyên mục này; còn nếu bạn đang ở bước trước, chưa nộp và cần đánh giá nhãn có trùng hay không, phần đó thuộc về TraCuuThuongHieu.com.
Câu hỏi thường gặp
Nộp đơn nhãn hiệu xong bao lâu thì tra được trên cơ sở dữ liệu của Cục?
Không có con số cố định. Đơn cần được tiếp nhận, nhập liệu và đưa lên hệ thống, quá trình này có thể mất từ vài tuần tới lâu hơn tuỳ thời điểm. Nếu đã qua một khoảng dài mà vẫn không thấy, bạn nên gửi văn bản hỏi Cục kèm số đơn.
Không có số đơn thì có tra được không?
Vẫn tra được theo tên chủ đơn hoặc phần chữ của nhãn, nhưng kết quả có thể nhiều và dễ nhầm. Hãy thử vài cách viết tên chủ đơn, lọc theo ngày nộp và nhóm sản phẩm, rồi đối chiếu mẫu nhãn để chắc đó là đơn của bạn.
Tình trạng trên cơ sở dữ liệu có phải là kết luận chính thức không?
Không. Kết luận chính thức là văn bản Cục ban hành và gửi cho chủ đơn hoặc đại diện. Dữ liệu tra cứu chỉ phản ánh những gì đã được cập nhật, nên có thể đi sau văn bản vài tuần. Khi hai nguồn lệch nhau, văn bản gửi cho bạn là căn cứ.
Nộp qua đại diện thì có tự tra được không?
Được. Cơ sở dữ liệu công khai cho mọi người tra, kể cả chủ đơn nộp qua đại diện. Tự tra định kỳ là cách tốt để kiểm xem đại diện có báo đủ thông tin cho bạn hay không, nhất là khi thấy tình trạng đổi mà chưa nhận được báo cáo nào.
Có cần tra hằng ngày để không lỡ thông báo không?
Không cần. Thông báo chính thức được gửi tới địa chỉ hoặc kênh liên lạc trên tờ khai, và thời hạn trả lời tính theo văn bản. Việc quan trọng hơn là giữ địa chỉ nhận thư có người nhận, tra định kỳ hằng tháng, và tra dày hơn khi đơn gần tới một mốc cần làm việc.
Tra tình trạng đơn có mất phí không?
Tra trên cơ sở dữ liệu công khai của Cục thông thường không mất phí. Một số yêu cầu cung cấp thông tin hoặc bản sao tài liệu chính thức có thể thuộc diện thu phí theo quy định, bạn nên đối chiếu biểu phí hiện hành của Cục trước khi gửi yêu cầu.