Khi người phụ trách nhãn hiệu nghỉ việc, doanh nghiệp cần nhận lại đủ bốn nhóm: giấy tờ bản gốc, dữ liệu số và quyền truy cập, đầu mối liên lạc với Cục Sở hữu trí tuệ và đại diện, và danh sách việc đang dở kèm hạn. Bàn giao nên làm theo một danh mục viết sẵn, có chữ ký của người giao và người nhận, và kết thúc bằng việc người mới tự tra lại tình trạng từng đơn chứ không chỉ tin vào lời kể.
Ở doanh nghiệp nhỏ, việc nhãn hiệu thường nằm trong tay một người kiêm nhiệm: kế toán, trợ lý giám đốc hoặc nhân viên marketing. Người đó biết thư của Cục hay đến lúc nào, biết mật khẩu tài khoản nộp đơn, biết văn bằng cất ở ngăn nào. Khi họ nghỉ, những thứ ấy không tự chuyển sang người mới. Nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện ra lỗ hổng khi đã quá hạn trả lời một thông báo vài tháng.
Vì sao bàn giao nhãn hiệu khác với bàn giao công việc thường
Phần lớn công việc văn phòng có nhịp ngắn: hoá đơn tháng này, báo cáo quý này. Việc nhãn hiệu có nhịp rất dài. Một thông báo của Cục có thể đến sau nhiều tháng im lặng, một kỳ gia hạn có thể cách mười năm. Người mới nhận việc thường không thấy gì gấp trong vài tuần đầu và dễ nghĩ mọi thứ đang ổn.
Thêm nữa, nhiều thông tin quan trọng không nằm trên giấy. Người cũ có thể đã trao đổi qua điện thoại với đại diện, đã hứa gửi bổ sung giấy tờ, hoặc đã ghi chú hạn trong lịch cá nhân. Nếu không hỏi đúng câu, những thứ đó đi theo họ ra khỏi cửa.
Cuối cùng là chuyện quyền truy cập. Tài khoản nộp đơn trực tuyến, chữ ký số dùng để ký hồ sơ điện tử, hộp thư nhận thông báo, thư mục lưu trữ dùng chung: nếu đứng tên hoặc gắn với thông tin cá nhân của người nghỉ, việc lấy lại có thể mất nhiều thời gian hơn người ta tưởng.
Danh mục bàn giao
Bảng dưới có thể in ra dùng làm biên bản. Mỗi dòng ghi "đã nhận", "không có" hoặc "còn thiếu", không bỏ trống.
| Nhóm | Cần nhận lại | Cách kiểm |
|---|---|---|
| Giấy tờ bản gốc | Văn bằng bảo hộ, tờ khai có dấu tiếp nhận, thông báo của Cục, biên lai phí và lệ phí, giấy uỷ quyền, hợp đồng với đại diện | Đối chiếu với danh sách số đơn, đếm từng tờ |
| Dữ liệu số | Thư mục bản quét, bảng theo dõi, thư điện tử trao đổi với Cục và đại diện | Mở thử từng thư mục, kiểm ngày cập nhật cuối |
| Quyền truy cập | Tài khoản nộp đơn trực tuyến, chữ ký số dùng cho hồ sơ, hộp thư nhận thông báo | Người mới tự đăng nhập được, đổi mật khẩu ngay |
| Đầu mối liên lạc | Tên người liên hệ ở từng đại diện, kênh liên lạc đã dùng với bộ phận tiếp nhận của Cục | Gửi thư giới thiệu người mới tới từng đầu mối |
| Việc đang dở | Thông báo đang chờ trả lời, phí chưa nộp, giấy tờ đã hứa bổ sung, tranh chấp đang theo dõi | Mỗi việc ghi hạn cụ thể và nguồn của hạn |
| Ghi chú không chính thức | Những điều người cũ biết nhưng chưa ghi ở đâu | Buổi phỏng vấn bàn giao, ghi biên bản |
Dòng cuối cùng thường bị bỏ qua nhưng lại hay chứa thông tin quý, ví dụ một đối thủ đang dùng nhãn tương tự mà người cũ đang để ý.
Trình tự bàn giao trong hai tuần trước khi nghỉ
Bàn giao nên bắt đầu ngay khi biết ngày nghỉ, không để dồn vào ngày cuối.
- Người cũ cập nhật bảng theo dõi tới ngày hiện tại, ghi rõ việc đang dở và hạn.
- Hai bên ngồi cùng đi qua từng dòng bảng; người mới đọc to số đơn và trạng thái, người cũ giải thích.
- Kiểm đếm giấy tờ bản gốc theo danh mục, ký biên bản phần giấy tờ.
- Chuyển quyền truy cập: người mới đăng nhập thử, đổi mật khẩu, kiểm tra chữ ký số còn hạn và đứng tên ai.
- Gửi thư giới thiệu người mới cho từng đại diện sở hữu công nghiệp, nhờ họ xác nhận đã cập nhật đầu mối.
- Phỏng vấn bàn giao: hỏi người cũ những câu dưới đây và ghi lại.
- Người mới tự tra lại toàn bộ đơn trên cơ sở dữ liệu của Cục, đối chiếu với bảng; chỗ nào lệch thì hỏi lại ngay khi người cũ còn ở công ty.
Bước cuối cùng quan trọng nhất. Bàn giao chỉ coi là xong khi người mới tự tra và thấy khớp, không phải khi người cũ nói "đủ rồi".
Những câu nên hỏi trong buổi phỏng vấn bàn giao
Các câu hỏi này giúp lôi ra những thông tin không nằm trong giấy tờ:
- Có thông báo nào của Cục mà anh chị đã nhận nhưng chưa ghi vào bảng không?
- Có hứa với Cục hay đại diện sẽ gửi thêm giấy tờ gì không, hạn khi nào?
- Có nhãn nào công ty đang dùng mà chưa nộp đơn, hoặc định nộp mà chưa làm?
- Có thấy ai đang dùng nhãn giống nhãn của công ty, trên sàn hay ngoài thị trường?
- Lịch nhắc hạn đang đặt ở đâu, có cái nào trong lịch cá nhân không?
- Ai là người ở đại diện mà anh chị hay làm việc trực tiếp, liên lạc bằng kênh nào?
- Văn bằng nào đang cho mượn, đang nằm ở đại diện hay ở ngân hàng?
Ghi câu trả lời vào biên bản, kể cả câu trả lời "không có". Biên bản ký bởi hai bên là căn cứ khi sau này phát hiện thiếu sót.
Quyền truy cập: chỗ dễ vướng nhất
Tài khoản nộp đơn trực tuyến. Nếu tài khoản được tạo bằng thông tin của doanh nghiệp, chỉ cần đổi mật khẩu và thư khôi phục. Nếu tạo bằng thông tin cá nhân của người cũ, cần tìm hiểu cách chuyển hoặc tạo tài khoản mới đứng tên doanh nghiệp và xác định đơn cũ sẽ được theo dõi thế nào.
Chữ ký số. Chữ ký số của doanh nghiệp phải do doanh nghiệp giữ. Chữ ký số cá nhân của người cũ không được tiếp tục dùng sau khi họ nghỉ. Kiểm hạn của chữ ký số doanh nghiệp, vì hết hạn đúng lúc phải nộp hồ sơ là chuyện hay gặp.
Hộp thư nhận thông báo. Thông báo điện tử và thư của đại diện nên về một hộp thư chung của doanh nghiệp, không về hộp thư cá nhân. Nếu đang về hộp thư người cũ, chuyển tiếp tạm thời và đổi địa chỉ đăng ký càng sớm càng tốt.
Thư mục lưu trữ. Chuyển quyền sở hữu thư mục sang tài khoản doanh nghiệp trước khi khoá tài khoản người cũ, tránh trường hợp khoá xong thì thư mục biến mất cùng.
Tuần đầu của người mới nhận việc
Người mới không cần hiểu hết luật nhãn hiệu ngay, nhưng cần làm ba việc trong tuần đầu. Thứ nhất, tra lại mọi đơn trên cơ sở dữ liệu của Cục, ghi ngày tra vào bảng. Thứ hai, liệt kê những việc có hạn trong ba tháng tới và báo cho người quản lý. Thứ ba, liên lạc với từng đại diện để giới thiệu mình và hỏi xem họ có đang chờ doanh nghiệp quyết định gì không.
Nếu phát hiện một thông báo đã quá hạn trả lời, đừng hoảng và đừng im lặng. Báo ngay lên người quản lý, hỏi đại diện hoặc bộ phận tiếp nhận của Cục xem còn cách nào không, ví dụ thủ tục xin khôi phục hay gia hạn thời hạn trả lời nếu quy định cho phép. Điều kiện và thời hạn của từng thủ tục cần đối chiếu văn bản hiện hành.
Sau tuần đầu, người mới nên đặt lịch tra định kỳ cho chính mình, ví dụ sáng thứ Hai đầu tháng. Việc nhãn hiệu không cần nhiều thời gian, nhưng cần đều đặn.
Ví dụ giả định: một chuỗi trà sữa ba cửa hàng
Ví dụ giả định: một chuỗi trà sữa ba cửa hàng ở Nghệ An có bốn nhãn, do một nhân viên marketing lo từ đầu. Khi nhân viên này nghỉ, giám đốc chỉ nhận được một thư mục bản quét và lời dặn "mọi thứ trong đó". Hai tháng sau, một đại diện gọi hỏi vì sao chưa thấy doanh nghiệp xác nhận nội dung trả lời thông báo.
Lần tìm lại cho thấy thông báo đã đến hộp thư cá nhân của nhân viên cũ, được chuyển cho đại diện, nhưng câu hỏi xác nhận của đại diện thì gửi ngược về đúng hộp thư ấy. Không ai trong công ty biết có câu hỏi. Thời hạn trả lời còn rất ít.
May là còn kịp. Sau lần đó, chuỗi chuyển mọi đầu mối về một hộp thư chung, in danh mục bàn giao thành mẫu và giao kế toán làm người dự phòng. Câu chuyện không có gì phức tạp về luật; mọi rủi ro đều nằm ở chỗ thông tin đi theo một người.
Làm cho lần bàn giao sau dễ hơn
Doanh nghiệp nào đã trải qua một lần bàn giao vất vả thường rút ra cùng một bài học: thông tin phải nằm ở nơi của doanh nghiệp, không ở người. Bảng theo dõi để ở thư mục dùng chung, giấy tờ cất ở tủ có danh mục, tài khoản đứng tên doanh nghiệp, hộp thư nhận thông báo là hộp thư chung.
Nên có một người dự phòng biết những thứ ấy ở đâu, ngay cả khi người chính vẫn đang làm. Người dự phòng không cần làm việc thường xuyên, chỉ cần mỗi quý mở bảng xem một lần để giữ thói quen.
Một cách khác là luân phiên: mỗi năm một lần, người dự phòng tự làm thử một vòng tra cứu và cập nhật bảng trong khi người chính ngồi xem. Vòng thử đó cho thấy ngay chỗ nào chỉ người chính mới biết, để ghi ra giấy trước khi cần đến.
Danh mục bàn giao trong bài này có thể lưu thành mẫu, đặt cạnh bảng theo dõi. Lần sau có người nghỉ, chỉ việc in ra và đánh dấu. Một tờ giấy chuẩn bị sẵn giúp tiết kiệm nhiều ngày lục tìm sau này.
Câu hỏi thường gặp
Người phụ trách nghỉ đột ngột, không kịp bàn giao thì làm gì trước?
Tra ngay mọi đơn trên cơ sở dữ liệu của Cục để biết trạng thái, liên lạc với các đại diện để hỏi việc đang chờ, và lục hộp thư chung tìm thông báo gần nhất. Sau đó mới liên lạc người cũ để hỏi những gì còn thiếu.
Văn bằng bản gốc bị thất lạc trong lúc bàn giao thì sao?
Mất bản gốc không làm mất quyền, vì quyền được ghi nhận trong sổ đăng ký của Cục. Doanh nghiệp có thể đề nghị cấp phó bản hoặc cấp lại theo thủ tục hiện hành. Nên tìm kỹ trước, vì bản gốc có thể đang nằm ở đại diện.
Có nên để người cũ tiếp tục nhận thư giúp một thời gian không?
Có thể chấp nhận trong vài tuần chuyển tiếp nếu có cam kết chuyển ngay, nhưng phải có ngày kết thúc rõ ràng. Song song, đổi địa chỉ nhận thư và đầu mối sang doanh nghiệp càng sớm càng tốt.
Chữ ký số dùng để nộp đơn đứng tên giám đốc cũ thì xử lý thế nào?
Chữ ký số gắn với người hoặc tổ chức được cấp. Khi giám đốc thay đổi, doanh nghiệp nên dùng chữ ký số của doanh nghiệp hoặc của người đại diện mới, và kiểm tài khoản nộp đơn trực tuyến đang gắn với chữ ký nào.
Bàn giao xong có cần báo gì cho Cục Sở hữu trí tuệ không?
Đổi nhân viên nội bộ thường không cần báo Cục. Chỉ khi thay đổi thông tin trong hồ sơ như địa chỉ nhận thư, đại diện hay thông tin chủ sở hữu thì mới cần làm thủ tục theo hướng dẫn hiện hành.
Hộ kinh doanh không có nhân viên chuyên trách thì bàn giao cho ai?
Với hộ kinh doanh, chủ hộ thường là người giữ. Nên có một người thân trong gia đình biết bảng theo dõi và chỗ cất giấy tờ, để khi chủ hộ ốm hay đi xa vẫn có người mở thư và báo hạn.