Khi một doanh nghiệp nhỏ có từ ba đơn hoặc văn bằng nhãn hiệu trở lên, cách giữ an toàn nhất không phải là nhớ, mà là một bảng theo dõi duy nhất: mỗi nhãn một dòng, mỗi dòng ghi đủ số đơn, chủ đơn, nhóm hàng, trạng thái, mốc kế tiếp và tên người phụ trách. Bảng chỉ cần vừa một màn hình, nhưng phải được cập nhật mỗi khi có thư của Cục Sở hữu trí tuệ hoặc mỗi khi trạng thái trên cơ sở dữ liệu thay đổi.
Nhiều chủ cửa hàng chỉ nhận ra mình đang có "nhiều nhãn" khi lục ngăn kéo thấy ba bốn tờ khai, vài biên lai và một giấy chứng nhận, mỗi thứ do một người lo vào một năm khác nhau. Bài này đi từ chỗ đó: dựng bảng từ giấy tờ đang có, chọn cột vừa đủ, đặt nhịp cập nhật và phân người giữ bảng. Không cần phần mềm riêng; một tệp bảng tính dùng chung là đủ cho phần lớn hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ.
Vì sao trí nhớ và hộp thư không thay được một bảng theo dõi
Một đơn nhãn hiệu sống rất lâu. Từ lúc nộp đến lúc nhận văn bằng thường mất nhiều tháng, có khi vài năm, rồi văn bằng lại kéo dài mười năm tính từ ngày nộp đơn và có thể gia hạn tiếp. Trong khoảng thời gian đó người phụ trách có thể nghỉ việc, công ty có thể đổi địa chỉ, đại diện sở hữu công nghiệp có thể thay. Thứ duy nhất đi theo đơn suốt chặng đường là số đơn và những thông báo gắn với nó.
Hộp thư điện tử không giải quyết được chuyện này. Thông báo của Cục có thể đến qua bưu điện, qua tài khoản nộp đơn trực tuyến hoặc qua đại diện, và mỗi kênh rơi vào một người khác nhau. Khi có ba nhãn ở ba trạng thái khác nhau, việc nhớ nhãn nào đang chờ trả lời, nhãn nào sắp phải nộp phí cấp văn bằng, nhãn nào còn bao lâu nữa đến hạn gia hạn là việc rất dễ trượt.
Một lần trượt có thể khiến đơn bị coi như rút bỏ hoặc văn bằng hết hiệu lực. Việc khôi phục, nếu còn đường, tốn công hơn nhiều so với việc mở bảng mỗi tuần một lần. Bảng theo dõi vì vậy không phải giấy tờ hành chính cho đẹp, mà là cái chuông báo duy nhất mà doanh nghiệp nhỏ tự kiểm soát được.
Các cột nên có trong bảng và ý nghĩa từng cột
Bảng dưới là bộ cột tối thiểu. Có thể thêm cột tuỳ nhu cầu, nhưng đừng bớt cột nào trong nhóm bắt buộc.
| Cột | Ghi gì | Lấy thông tin từ đâu | Mức độ |
|---|---|---|---|
| Tên nhãn (mô tả ngắn) | Chữ của nhãn và ghi chú "chữ", "hình" hay "kết hợp" | Tờ khai, mẫu nhãn đã nộp | Bắt buộc |
| Số đơn | Số đơn do Cục cấp khi tiếp nhận, ghi đúng từng ký tự | Tờ khai có dấu tiếp nhận hoặc thông báo của Cục | Bắt buộc |
| Số văn bằng (nếu có) | Số giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu | Văn bằng bản giấy hoặc bản điện tử | Bắt buộc khi đã cấp |
| Chủ đơn hoặc chủ sở hữu | Đúng tên như trên tờ khai, kèm ghi chú cá nhân hay công ty | Tờ khai, văn bằng | Bắt buộc |
| Nhóm hàng hoá, dịch vụ | Các nhóm theo bảng phân loại quốc tế đã đăng ký | Danh mục trong tờ khai hoặc văn bằng | Bắt buộc |
| Trạng thái hiện tại | Ví dụ đang thẩm định hình thức, đã công bố, đang thẩm định nội dung, đã cấp | Cơ sở dữ liệu tra cứu của Cục, thư của Cục | Bắt buộc |
| Mốc kế tiếp và hạn | Việc phải làm tiếp theo và ngày cuối cùng làm được | Thông báo của Cục, quy định hiện hành | Bắt buộc |
| Người phụ trách | Tên một người cụ thể, không ghi "phòng hành chính" | Phân công nội bộ | Bắt buộc |
| Đại diện (nếu có) | Tên tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp đang giữ đơn | Giấy uỷ quyền | Nên có |
| Vị trí hồ sơ | Thư mục chứa bản quét và nơi cất bản gốc | Tự ghi | Nên có |
Cột "mốc kế tiếp và hạn" là cột quan trọng nhất và cũng hay bị bỏ trống nhất. Một dòng không có mốc kế tiếp nghĩa là chưa ai biết đơn đó đang chờ gì, và đó là dòng cần xử lý trước.
Dựng bảng từ giấy tờ đang có
Đừng bắt đầu bằng việc kẻ bảng thật đẹp. Hãy bắt đầu bằng việc gom giấy tờ, vì bảng chỉ đúng khi dữ liệu nhập vào đúng.
- Gom mọi thứ liên quan đến nhãn hiệu vào một chỗ: tờ khai có dấu tiếp nhận, biên lai nộp phí, thông báo của Cục, văn bằng, giấy uỷ quyền, thư trao đổi với đại diện.
- Xếp theo từng số đơn. Giấy tờ nào chưa biết thuộc đơn nào thì để riêng một chồng "chưa rõ", xử lý sau.
- Với mỗi số đơn, tra trên cơ sở dữ liệu của Cục để lấy trạng thái mới nhất, ghi lại ngày tra.
- Điền từng dòng vào bảng theo các cột bắt buộc. Ô nào chưa chắc thì tô màu và ghi "cần kiểm", không đoán.
- Đối chiếu tên chủ đơn trên bảng với tên doanh nghiệp hiện tại. Lệch tên hay lệch địa chỉ là dấu hiệu cần làm thủ tục sửa đổi.
- Xử lý chồng "chưa rõ": hỏi người từng phụ trách hoặc đại diện cũ để biết giấy tờ đó thuộc đơn nào.
- Chốt phiên bản đầu tiên, ghi ngày lập và tên người lập ở đầu bảng.
Lần dựng đầu tiên thường mất vài buổi nếu giấy tờ thất lạc. Các lần cập nhật sau chỉ mất vài phút mỗi tuần.
Cập nhật bảng khi nào và bằng cách nào
Mỗi khi nhận thư của Cục. Ngay trong ngày nhận, người nhận ghi vào bảng: loại thông báo, ngày ghi trên thông báo, hạn phải làm. Hạn thường tính từ ngày ghi trên văn bản chứ không phải ngày bạn mở phong bì, nên đừng để thư nằm trên bàn.
Mỗi tháng một lần, tra lại toàn bộ. Cơ sở dữ liệu tra cứu có thể cập nhật chậm hơn thư, nhưng đôi khi lại phản ánh một bước mà thư chưa tới. Tra định kỳ giúp phát hiện sớm những thông báo bị thất lạc.
Khi có thay đổi nội bộ. Đổi người phụ trách, đổi đại diện, đổi địa chỉ trụ sở: cập nhật bảng trước, làm thủ tục sau, để không ai bị bỏ sót trong lúc chuyển giao.
Ghi nhật ký thay vì xoá. Thêm một cột hoặc một trang phụ ghi lịch sử: ngày, việc đã làm, người làm. Khi có tranh chấp hay cần chứng minh mình đã trả lời đúng hạn, nhật ký này rất có giá trị.
Một người giữ bảng, nhiều người được xem
Bảng dùng chung nhưng chỉ nên có một người được sửa các cột trạng thái và hạn. Khi ai cũng sửa được, bảng nhanh chóng có những dòng mâu thuẫn mà không ai nhận ra ai đã đổi. Những người khác, như chủ doanh nghiệp, kế toán hay người bán hàng, chỉ cần quyền xem.
Người giữ bảng không nhất thiết là người giỏi luật. Đó nên là người cẩn thận, có thói quen mở bảng đều đặn và biết khi nào phải báo lên. Với hộ kinh doanh, người này thường chính là chủ hộ. Với doanh nghiệp nhỏ, đó có thể là kế toán kiêm hành chính.
Cần có một người dự phòng biết bảng nằm ở đâu và đọc được nó. Khi người giữ bảng nghỉ phép dài hay nghỉ việc, người dự phòng mở ra là biết ngay tuần tới có hạn gì. Phần bàn giao khi nhân sự nghỉ việc nên làm thành quy trình riêng; ở đây chỉ cần đảm bảo không có bảng nào chỉ một người biết mật khẩu.
Những lỗi thường gặp khi tự làm bảng
Các lỗi dưới đây gặp nhiều ở doanh nghiệp nhỏ tự quản lý vài nhãn:
- Ghi tên nhãn mà không ghi số đơn, đến lúc cần tra thì không biết tra theo gì.
- Ghi "đang chờ" ở cột trạng thái suốt nhiều tháng, không ghi chờ cái gì và chờ đến khi nào.
- Gộp hai đơn của cùng một nhãn chữ và nhãn hình vào một dòng, trong khi chúng có số đơn và mốc riêng.
- Tính hạn gia hạn từ ngày cấp văn bằng thay vì từ ngày nộp đơn, dẫn đến lệch cả năm.
- Lưu bảng trên máy cá nhân của một nhân viên, nhân viên nghỉ là mất bảng.
- Có bảng nhưng không ai mở, vì không gắn với một nhịp cố định như sáng thứ Hai hằng tuần.
- Ghi hạn mà không ghi nguồn, nên khi hai người tính khác nhau không biết ai đúng.
Phần lớn các lỗi này không cần kiến thức pháp lý để sửa, chỉ cần một quy ước rõ ràng và một người chịu trách nhiệm.
Ví dụ giả định: bảng của một xưởng bánh có bốn nhãn
Ví dụ giả định: một xưởng bánh ở Huế có bốn nhãn. Nhãn chữ tên xưởng đã có văn bằng từ nhiều năm trước, đứng tên chủ xưởng. Nhãn logo kết hợp nộp sau, đang chờ thẩm định nội dung. Một nhãn cho dòng bánh quà biếu vừa nộp, mới có số đơn. Nhãn thứ tư là tên một loại bánh mới, xưởng mới dùng trên bao bì nhưng chưa nộp đơn.
Khi dựng bảng, xưởng có bốn dòng. Dòng đầu cột mốc kế tiếp ghi "gia hạn", kèm năm hết hạn tính từ ngày nộp đơn. Dòng hai ghi "chờ kết quả thẩm định nội dung, nếu có thông báo thì trả lời trong hạn ghi trên thông báo". Dòng ba ghi "chờ thông báo chấp nhận hợp lệ". Dòng bốn ghi "chưa nộp đơn, cần tra trước khi nộp", và được tô màu để chủ xưởng quyết định.
Chỉ nhìn bốn dòng đó, chủ xưởng biết ngay việc gấp nhất không phải là gia hạn còn xa, mà là nhãn bánh mới đang dùng trên thị trường mà chưa được bảo vệ. Bảng giúp sắp thứ tự ưu tiên chứ không chỉ để lưu trữ.
Khi nào bảng tự làm không còn đủ
Bảng một trang hợp với quy mô từ vài nhãn đến vài chục dòng. Khi doanh nghiệp bắt đầu có đơn ở nhiều nước, có nhiều hợp đồng cho người khác dùng nhãn, hoặc thường xuyên phải phản đối đơn của người khác, khối lượng thông tin vượt quá những gì một bảng tính gánh nổi. Lúc đó nên cân nhắc giao việc theo dõi cho một tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp hoặc dùng công cụ quản lý chuyên dụng.
Ngay cả khi đã thuê người làm, doanh nghiệp vẫn nên giữ một bản tóm tắt của riêng mình. Đại diện có thể thay, hợp đồng có thể chấm dứt, nhưng quyền đối với nhãn hiệu là của doanh nghiệp. Một bảng một trang do chính doanh nghiệp giữ là cách rẻ nhất để không phụ thuộc hoàn toàn vào người khác.
Các mốc pháp lý trong bảng, như hạn trả lời hay thời gian được nộp gia hạn, nên ghi kèm nguồn và ngày đối chiếu. Quy định có thể thay đổi; khi không chắc, hãy đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi trực tiếp bộ phận tiếp nhận của Cục Sở hữu trí tuệ.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh chỉ có hai nhãn thì có cần lập bảng theo dõi không?
Nên lập, vì bảng hai dòng mất chưa tới một giờ. Hai nhãn thường ở hai giai đoạn khác nhau, một cái đang chờ cấp, một cái đã có văn bằng, và chính sự lệch nhau đó khiến dễ quên mốc của một bên.
Nên dùng phần mềm gì để làm bảng theo dõi nhãn hiệu?
Một bảng tính thông dụng, lưu ở nơi dùng chung có phân quyền, là đủ cho doanh nghiệp nhỏ. Điều quan trọng là cột đúng, người giữ rõ và nhịp cập nhật đều, không phải phần mềm đắt hay rẻ.
Trạng thái trên cơ sở dữ liệu tra cứu khác với thư của Cục thì tin bên nào?
Thư chính thức của Cục là căn cứ để tính hạn. Cơ sở dữ liệu có thể cập nhật chậm. Khi thấy lệch, ghi cả hai vào bảng và hỏi bộ phận tiếp nhận hoặc đại diện để làm rõ, đừng chờ thêm.
Có cần ghi cả các đơn đã bị từ chối hoặc đã rút vào bảng không?
Nên giữ lại nhưng chuyển xuống một phần riêng. Các đơn này giúp biết nhãn nào từng gặp trở ngại, tránh nộp lại đúng cái đã bị từ chối, và là dữ liệu hữu ích khi làm việc với đại diện mới.
Một nhãn nộp cho nhiều nhóm hàng thì ghi một dòng hay nhiều dòng?
Nếu là một đơn nhiều nhóm thì ghi một dòng, liệt kê các nhóm trong cột nhóm hàng. Nếu nộp thành nhiều đơn riêng thì mỗi đơn một dòng, vì mỗi đơn có số đơn và mốc xử lý riêng.
Bao lâu nên rà lại toàn bộ bảng một lần?
Ngoài việc ghi ngay khi có thư, nên tra lại toàn bộ trên cơ sở dữ liệu mỗi tháng một lần và rà kỹ cả bảng mỗi năm một lần, nhất là cột tên và địa chỉ chủ sở hữu.