Kiểm kê dấu hiệu thương hiệu là lập danh sách mọi thứ doanh nghiệp đang dùng để khách nhận ra mình, gồm tên, logo, khẩu hiệu, tên các dòng sản phẩm, rồi đối chiếu từng thứ với các đơn và văn bằng đã có để biết cái nào đã được bảo hộ, cái nào đang chờ, cái nào chưa ai nộp, và cái nào đã thay đổi so với mẫu đã nộp. Kết quả là một bảng ngắn chỉ ra chỗ hở cần quyết định.
Doanh nghiệp nhỏ thường nộp đơn cho cái tên đầu tiên, rồi để mọi thứ khác lớn lên tự nhiên: logo được làm mới hai lần, có thêm câu khẩu hiệu trên bao bì, ra ba dòng sản phẩm với ba tên riêng. Mỗi thứ đều có giá trị với khách hàng, nhưng không phải thứ nào cũng đã được nộp đơn, và có khi cái được nộp đơn lại là phiên bản cũ không còn dùng.
Vì sao cần kiểm kê dù đã có văn bằng
Văn bằng bảo hộ đúng mẫu nhãn đã đăng ký cho đúng danh mục hàng hoá, dịch vụ đã ghi. Khi doanh nghiệp thay đổi logo, phạm vi bảo hộ không tự động "đi theo" phiên bản mới. Nếu phiên bản mới khác đáng kể, có thể nó chưa được bảo hộ, trong khi phiên bản cũ đã được bảo hộ thì không còn ai dùng.
Thêm nữa, những dấu hiệu "phụ" như tên một dòng sản phẩm bán chạy có khi lại được khách nhớ hơn cả tên công ty. Đối thủ hay người đầu cơ nhãn hiệu cũng nhìn thấy điều đó. Nếu chưa nộp đơn, doanh nghiệp có thể gặp cảnh người khác nộp trước cho đúng cái tên mình đang dùng.
Kiểm kê không có nghĩa là phải nộp đơn cho mọi thứ. Mục đích là biết rõ hiện trạng để quyết định có chủ ý: cái nào cần bảo hộ ngay, cái nào chấp nhận để trống, cái nào nên bỏ vì không còn dùng.
Lập danh sách dấu hiệu đang dùng
Bước này làm từ thị trường vào, không làm từ hồ sơ ra. Xuất phát từ những gì khách đang thấy:
- Gom tất cả bao bì, nhãn dán, tem, túi đựng, biển hiệu, đồng phục, ấn phẩm đang dùng.
- Liệt kê từng dấu hiệu xuất hiện: tên chính, logo (ghi rõ phiên bản), biểu tượng hình riêng, khẩu hiệu, tên từng dòng sản phẩm, tên dịch vụ đặc biệt.
- Ghi dấu hiệu đó dùng cho hàng hoá hay dịch vụ gì cụ thể.
- Ghi từ khi nào bắt đầu dùng và còn dùng hay không.
- Ghi mức độ quan trọng theo cảm nhận của chủ doanh nghiệp: cốt lõi, quan trọng, phụ.
- Chụp ảnh mẫu từng dấu hiệu đúng như đang dùng, lưu cùng danh sách.
Đừng bỏ sót những thứ nhỏ như tên một chương trình khách hàng thân thiết hay tên một món đặc trưng. Đôi khi chúng là thứ dễ bị người khác "mượn" nhất.
Bảng đối chiếu và các kết luận thường gặp
Đặt danh sách dấu hiệu đang dùng cạnh danh sách đơn và văn bằng, mỗi dấu hiệu sẽ rơi vào một trong các ô dưới đây.
| Kết quả đối chiếu | Ý nghĩa | Hướng thường cân nhắc |
|---|---|---|
| Đã có văn bằng, mẫu khớp, danh mục khớp | Được bảo hộ đúng như đang dùng | Theo dõi gia hạn, giữ chứng cứ sử dụng |
| Đã có văn bằng nhưng mẫu đang dùng đã khác | Phiên bản mới có thể chưa được bảo hộ | Hỏi đại diện xem khác biệt có đáng kể không, có cần nộp đơn cho phiên bản mới |
| Đã có văn bằng nhưng hàng hoá mới không nằm trong danh mục | Dòng hàng mới có thể nằm ngoài phạm vi | Xem bài về đối chiếu danh mục khi ra sản phẩm mới |
| Đang có đơn chờ | Chưa được bảo hộ nhưng có ngày nộp đơn | Theo dõi mốc, giữ chứng cứ sử dụng |
| Chưa có đơn, đang dùng, quan trọng | Chỗ hở lớn nhất | Tra trước khi nộp, cân nhắc nộp đơn sớm |
| Có văn bằng nhưng không còn dùng | Có thể bị yêu cầu chấm dứt nếu không dùng đủ lâu | Quyết định giữ, dùng lại hay để hết hạn |
Câu hỏi "khác biệt có đáng kể không" là câu hỏi pháp lý về phạm vi bảo hộ, không tự trả lời bằng mắt được; NhanHieuVietNam.com có các bài về cách Cục so sánh dấu hiệu.
Logo đổi qua nhiều phiên bản: chú ý gì
Giữ lại mọi phiên bản cũ. Ảnh và tệp gốc của từng phiên bản logo, kèm ngày bắt đầu và ngày ngừng dùng. Đây là dữ liệu cần khi phải chứng minh lịch sử sử dụng.
Tách phần chữ và phần hình. Nhiều logo gồm tên chữ và một biểu tượng. Nếu tên chữ đã được bảo hộ riêng, việc đổi biểu tượng ít rủi ro hơn với phần chữ. Ngược lại, nếu chỉ có một văn bằng cho logo kết hợp cũ, cần cân nhắc kỹ hơn.
Đổi lớn thì tính trước. Trước khi tung logo mới, nên tra xem có nhãn tương tự của người khác không và quyết định có nộp đơn trước khi công bố. Thứ tự hợp lý là tra, nộp, rồi mới ra mắt.
Đừng vội bỏ gia hạn bản cũ. Văn bằng của logo cũ vẫn có thể có giá trị, nhất là khi phần chữ trong đó vẫn đang được dùng. Quyết định để hết hạn nên làm sau khi đã có bảo hộ cho phiên bản mới.
Khẩu hiệu và tên dòng sản phẩm
Khẩu hiệu có thể được đăng ký làm nhãn hiệu nếu có khả năng phân biệt, nhưng nhiều khẩu hiệu mang tính mô tả hoặc ca ngợi chung chung khó được bảo hộ. Việc đánh giá thuộc phần luật nội dung. Từ góc kiểm kê, chỉ cần ghi nhận khẩu hiệu đó đang dùng ở đâu, có quan trọng với doanh nghiệp không, và đã có ai tư vấn về khả năng đăng ký chưa.
Tên dòng sản phẩm thì khác. Một cái tên riêng gắn cho một dòng hàng thường có khả năng phân biệt và rất dễ bị sao chép khi bán chạy. Nhiều doanh nghiệp nhỏ có văn bằng cho tên công ty nhưng để tên dòng hàng chủ lực trống trơn. Trong bảng kiểm kê, những dòng hàng đang chiếm phần lớn doanh thu mà tên chưa có đơn nên được tô màu ưu tiên.
Với các tên đặt theo mùa, theo chương trình khuyến mại ngắn hạn, việc nộp đơn thường không đáng. Ghi chú lại để biết đây là lựa chọn có chủ ý, không phải bỏ sót.
Dấu hiệu trên kênh bán hàng trực tuyến
Kênh trực tuyến đẻ ra dấu hiệu nhanh hơn cửa hàng thật. Tên gian hàng trên sàn thương mại điện tử, tên trang trên mạng xã hội, ảnh đại diện, tên gọi tắt mà khách hay gõ khi tìm kiếm, tất cả đều là cách khách nhận ra doanh nghiệp. Nhiều khi tên gian hàng được đặt vội cho dễ nhớ và khác với tên đã nộp đơn, rồi dần dần chính cái tên vội đó lại nổi tiếng hơn.
Khi kiểm kê, thêm một phần riêng cho kênh trực tuyến: liệt kê tên từng gian hàng, từng trang, ảnh đại diện đang dùng, và so với các nhãn đã có đơn. Nếu tên trên kênh khác nhãn đã đăng ký, có hai hướng: đưa tên kênh về đúng nhãn đã bảo hộ, hoặc cân nhắc nộp đơn cho cái tên khách đang thật sự nhớ.
Ghi chú thêm: nhiều sàn có chương trình bảo vệ thương hiệu yêu cầu chủ gian hàng xuất trình văn bằng hoặc đơn nhãn hiệu. Tên gian hàng khớp với nhãn đã đăng ký giúp việc này đơn giản hơn nhiều, và giúp xử lý nhanh hơn khi có gian hàng khác bán hàng mạo danh tên mình.
Ví dụ giả định: một xưởng gốm nhỏ
Ví dụ giả định: một xưởng gốm ở Vĩnh Long có văn bằng cho tên xưởng dạng chữ, nộp từ khi mới mở. Kiểm kê cho thấy xưởng đang dùng thêm một logo hình con cá cách điệu, một khẩu hiệu ngắn in dưới đáy sản phẩm, và hai dòng sản phẩm có tên riêng: một dòng cốc men rạn và một dòng chậu cây.
Đối chiếu với hồ sơ, chỉ có tên xưởng được bảo hộ. Logo hình con cá chưa nộp đơn. Dòng chậu cây bán rất chạy trên sàn và đã có vài cửa hàng khác bán sản phẩm tương tự với tên gần giống. Khẩu hiệu thì xưởng thấy không quan trọng lắm.
Từ bảng đó, chủ xưởng quyết định: tra và nộp đơn cho tên dòng chậu cây trước, logo con cá sau, khẩu hiệu để lại. Không phải mọi thứ đều cần bảo hộ, nhưng mọi thứ đều cần được nhìn thấy trước khi quyết định.
Nhịp kiểm kê và người tham gia
Kiểm kê không phải việc làm một lần. Một số gợi ý để giữ nó sống:
- Làm lại mỗi năm một lần, hoặc trước mỗi đợt đổi bao bì, đổi logo, ra dòng sản phẩm mới.
- Có mặt người làm marketing hoặc bán hàng, vì họ biết dấu hiệu nào khách nhớ, dấu hiệu nào sắp bị bỏ.
- Có mặt người giữ bảng theo dõi nhãn hiệu để đối chiếu ngay với hồ sơ.
- Kết quả ghi thành một trang, mỗi dấu hiệu một dòng, có cột quyết định và người chịu trách nhiệm.
- Những dấu hiệu quyết định nộp đơn chuyển sang bước tra cứu trước khi nộp; phần này có thể tham khảo TraCuuThuongHieu.com.
- Lưu bảng kiểm kê của các năm để thấy dấu hiệu nào đã ra đời, dấu hiệu nào đã ngừng.
Một buổi kiểm kê với doanh nghiệp vài nhãn thường chỉ mất một buổi chiều, nhưng có thể chỉ ra chỗ hở mà nhiều năm không ai thấy.
Câu hỏi thường gặp
Logo mới chỉ đổi màu so với logo đã đăng ký thì có cần nộp đơn lại không?
Không có câu trả lời chung. Tuỳ việc màu sắc có phải là yếu tố được yêu cầu bảo hộ hay không và mức độ thay đổi tổng thể. Nên hỏi đại diện xem xét mẫu cụ thể trước khi quyết định.
Đã có văn bằng cho tên công ty thì tên dòng sản phẩm có được bảo hộ theo không?
Không tự động. Văn bằng bảo hộ đúng dấu hiệu đã đăng ký. Tên dòng sản phẩm là một dấu hiệu khác, muốn bảo hộ thì phải nộp đơn riêng, sau khi tra xem có trùng hoặc tương tự nhãn của người khác không.
Khẩu hiệu có đăng ký nhãn hiệu được không?
Có thể, nếu khẩu hiệu có khả năng phân biệt. Những câu mang tính mô tả hoặc khen ngợi chung chung thường khó được chấp nhận. Việc đánh giá cụ thể nên dựa trên tiêu chí thẩm định hiện hành.
Văn bằng của logo cũ không còn dùng có nên bỏ không gia hạn?
Nên quyết định sau khi phiên bản mới đã được bảo hộ hoặc đã có đơn. Nếu phần chữ trong logo cũ vẫn đang dùng, văn bằng cũ có thể vẫn hữu ích. Cũng cần nhớ nhãn không dùng lâu có thể bị yêu cầu chấm dứt hiệu lực.
Bao lâu nên kiểm kê dấu hiệu thương hiệu một lần?
Mỗi năm một lần là nhịp hợp lý với doanh nghiệp nhỏ, cộng thêm mỗi khi đổi bao bì, đổi logo hay ra dòng sản phẩm mới. Mỗi lần chỉ cần một buổi nếu đã có bảng từ lần trước.
Kiểm kê xong thấy nhiều chỗ hở thì nộp đơn cái nào trước?
Ưu tiên dấu hiệu đang dùng, quan trọng với doanh thu và dễ bị sao chép, thường là tên dòng sản phẩm chủ lực hoặc logo mới. Trước khi nộp, tra xem đã có ai nộp nhãn trùng hoặc tương tự chưa.