Khi cùng một nhãn vừa có đơn hoặc văn bằng nộp thẳng tại Cục Sở hữu trí tuệ, vừa có đăng ký quốc tế theo hệ thống Madrid chỉ định Việt Nam, doanh nghiệp đang giữ hai hồ sơ độc lập với hai bộ mốc khác nhau. Hồ sơ quốc gia theo dõi trên cơ sở dữ liệu của Cục và gia hạn tại Cục; phần chỉ định Việt Nam của đăng ký quốc tế thì Cục xét bảo hộ, nhưng việc gia hạn và ghi nhận phần lớn thay đổi lại đi qua Văn phòng quốc tế của Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới. Bảng theo dõi cần hai dòng riêng, không gộp.
Tình huống này hay gặp ở công ty Việt Nam là chi nhánh, công ty con hoặc nhà phân phối độc quyền của một thương hiệu nước ngoài, và ở doanh nghiệp Việt có công ty mẹ đặt ở nước ngoài. Công ty mẹ đăng ký quốc tế chỉ định nhiều nước, trong đó có Việt Nam; công ty ở Việt Nam lại tự nộp thêm đơn quốc gia cho một phiên bản nhãn hoặc một nhóm hàng. Bài này đứng ở góc người theo dõi tại Việt Nam, không bàn chiến lược nộp đơn ra nước ngoài.
Hai hồ sơ, hai đời sống riêng
Đơn quốc gia có số đơn do Cục cấp, đi qua thẩm định hình thức, công bố, thẩm định nội dung rồi đến cấp văn bằng. Mọi thông báo đi từ Cục tới chủ đơn hoặc đại diện ở Việt Nam. Văn bằng có hiệu lực mười năm tính từ ngày nộp đơn và gia hạn tại Cục.
Đăng ký quốc tế có số đăng ký quốc tế do Văn phòng quốc tế cấp. Việt Nam chỉ là một trong các nước được chỉ định. Cục nhận thông tin chỉ định từ Văn phòng quốc tế, thẩm định theo luật Việt Nam, rồi hoặc chấp nhận bảo hộ, hoặc ra thông báo từ chối tạm thời. Thời hạn mà Cục phải ra quyết định đối với chỉ định theo hệ thống Madrid có giới hạn theo điều ước; con số cụ thể nên đối chiếu nguồn chính thức.
Điều quan trọng với người theo dõi là thư từ đi theo hai đường khác nhau. Thông báo từ chối tạm thời đối với chỉ định Việt Nam thường được gửi qua Văn phòng quốc tế tới chủ đăng ký hoặc đại diện quốc tế của họ, và muốn trả lời tại Việt Nam thì thường phải thông qua đại diện sở hữu công nghiệp tại Việt Nam. Nếu công ty ở Việt Nam không được báo, có thể không ai ở Việt Nam biết có thông báo.
So sánh nhanh để ghi đúng vào bảng theo dõi
Bảng dưới giúp đặt hai dòng cạnh nhau. Các thời hạn cụ thể không ghi ở đây; hãy đối chiếu quy định hiện hành và quy chế của hệ thống Madrid.
| Mục | Đơn hoặc văn bằng quốc gia | Phần chỉ định Việt Nam của đăng ký quốc tế |
|---|---|---|
| Số để tra | Số đơn, số văn bằng do Cục cấp | Số đăng ký quốc tế |
| Nơi tra tình trạng | Cơ sở dữ liệu tra cứu của Cục | Cơ sở dữ liệu của Văn phòng quốc tế, kèm thông tin xử lý tại Việt Nam trên dữ liệu của Cục |
| Ai nhận thông báo | Chủ đơn hoặc đại diện tại Việt Nam | Chủ đăng ký hoặc đại diện ghi trong đăng ký quốc tế; trả lời tại Việt Nam qua đại diện Việt Nam |
| Mốc tính hiệu lực | Mười năm từ ngày nộp đơn tại Việt Nam | Theo ngày đăng ký quốc tế hoặc ngày chỉ định sau |
| Gia hạn | Nộp tại Cục | Gia hạn đăng ký quốc tế qua Văn phòng quốc tế, áp dụng cho các nước được chọn gia hạn |
| Đổi tên, địa chỉ chủ sở hữu | Thủ tục sửa đổi tại Cục | Ghi nhận thay đổi đối với đăng ký quốc tế qua Văn phòng quốc tế |
Chỉ cần ghi đúng cột "số để tra" và "nơi tra", người theo dõi đã tránh được phần lớn nhầm lẫn: tra số đăng ký quốc tế trên cơ sở dữ liệu quốc gia và thấy "không có kết quả" là chuyện rất hay gặp.
Những điểm phụ thuộc cần biết
Phụ thuộc vào đơn hoặc đăng ký gốc. Theo cơ chế Madrid, trong một khoảng thời gian đầu, đăng ký quốc tế phụ thuộc vào đơn hoặc đăng ký gốc ở nước xuất xứ. Nếu cái gốc bị từ chối, huỷ hay thu hẹp trong khoảng đó, phần chỉ định Việt Nam có thể bị ảnh hưởng theo. Công ty ở Việt Nam nên được công ty mẹ báo khi đăng ký gốc gặp vấn đề.
Khả năng chuyển đổi. Khi đăng ký quốc tế bị huỷ vì đăng ký gốc mất hiệu lực, hệ thống Madrid có cơ chế cho phép nộp đơn quốc gia tại các nước được chỉ định trong một thời hạn để giữ ngày ưu tiên. Điều kiện và thời hạn cụ thể cần đối chiếu nguồn chính thức.
Thay thế đơn quốc gia. Hệ thống Madrid có cơ chế cho phép đăng ký quốc tế được coi là thay thế đăng ký quốc gia trước đó của cùng chủ, cùng nhãn. Việc có làm hay không là quyết định chiến lược, nhưng người theo dõi cần biết để không tự ý bỏ gia hạn văn bằng quốc gia khi thấy "đã có quốc tế".
Chủ sở hữu khác nhau. Nếu đơn quốc gia đứng tên công ty Việt Nam còn đăng ký quốc tế đứng tên công ty mẹ, đó là hai chủ khác nhau. Cục có thể coi đơn của bên này là đối chứng của bên kia nếu không có cơ chế chấp thuận phù hợp. Cần xem lại từ góc sở hữu, không chỉ góc theo dõi.
Thiết lập theo dõi song song
Với công ty ở Việt Nam phụ trách thị trường trong nước, các bước gợi ý:
- Xin công ty mẹ hoặc chủ thương hiệu bản sao thông tin đăng ký quốc tế: số đăng ký, chủ đăng ký, danh mục hàng hoá, các nước chỉ định, đại diện quốc tế.
- Ghi hai dòng riêng trong bảng theo dõi: một cho hồ sơ quốc gia, một cho phần chỉ định Việt Nam.
- Thoả thuận bằng văn bản với công ty mẹ: khi có thông báo liên quan đến Việt Nam, ai báo cho ai, trong bao lâu.
- Xác định đại diện sở hữu công nghiệp tại Việt Nam sẽ xử lý nếu có thông báo từ chối tạm thời, liên hệ trước để họ biết hồ sơ.
- Tra định kỳ cả hai cơ sở dữ liệu, ghi ngày tra và kết quả.
- Đặt hai mốc gia hạn riêng; mốc của đăng ký quốc tế nhắc công ty mẹ, mốc quốc gia do công ty Việt Nam tự làm nếu đứng tên mình.
Công việc ở bước ba thường bị bỏ qua nhất. Nhiều công ty con chỉ biết có thông báo từ chối khi đã quá muộn để chuẩn bị trả lời chu đáo.
Ví dụ giả định: dòng cà phê đóng gói của một tập đoàn nhỏ
Ví dụ giả định: một doanh nghiệp có công ty mẹ ở nước ngoài và công ty con ở Lâm Đồng. Công ty mẹ đăng ký quốc tế nhãn chữ của thương hiệu, chỉ định Việt Nam cùng nhiều nước khác. Công ty con tự nộp đơn quốc gia cho nhãn kết hợp có hình hạt cà phê dùng riêng cho thị trường trong nước.
Người theo dõi ở công ty con ban đầu chỉ ghi một dòng "nhãn thương hiệu, đang chờ". Khi tách thành hai dòng, họ nhận ra đơn quốc gia đang chờ thẩm định nội dung, còn phần chỉ định Việt Nam của đăng ký quốc tế thì chưa rõ đã được chấp nhận hay chưa vì không ai trong công ty con từng tra số đăng ký quốc tế.
Sau khi hỏi công ty mẹ, họ biết đã có một thông báo từ chối tạm thời liên quan đến một phần danh mục và đại diện quốc tế đã xử lý. Từ đó hai bên thống nhất mỗi thông báo liên quan đến Việt Nam đều được gửi bản chụp cho công ty con. Chi tiết nhỏ, nhưng thiếu nó thì công ty con điều hành thị trường mà không biết chính xác phạm vi bảo hộ của nhãn mình đang bán.
Gia hạn và thay đổi: đừng làm hai lần, cũng đừng bỏ sót
Gia hạn phần chỉ định Việt Nam không làm tại Cục như văn bằng quốc gia, mà thông qua việc gia hạn đăng ký quốc tế tại Văn phòng quốc tế, với lựa chọn các nước muốn tiếp tục. Người theo dõi ở Việt Nam nên nhắc công ty mẹ trước mốc và xác nhận Việt Nam có trong danh sách gia hạn.
Ngược lại, văn bằng quốc gia đứng tên công ty Việt Nam phải gia hạn tại Cục theo thủ tục trong nước. Việc công ty mẹ đã gia hạn đăng ký quốc tế không tự động gia hạn văn bằng này.
Thay đổi tên hoặc địa chỉ chủ sở hữu cũng tách đôi. Công ty Việt Nam đổi địa chỉ do sắp xếp đơn vị hành chính thì làm thủ tục với văn bằng quốc gia theo hướng dẫn của Cục; công ty mẹ đổi tên thì ghi nhận đối với đăng ký quốc tế qua Văn phòng quốc tế. Ghi cả hai vào nhật ký của bảng theo dõi để lần sau không ai phải đoán.
Khi nào cần người có chuyên môn
Theo dõi song song là việc tổ chức thông tin, doanh nghiệp tự làm được. Nhưng khi có thông báo từ chối tạm thời, khi đăng ký gốc ở nước ngoài gặp vấn đề, hay khi cân nhắc dùng cơ chế thay thế hoặc chuyển đổi, cần một đại diện sở hữu công nghiệp có kinh nghiệm với hồ sơ Madrid.
Phần chiến lược nộp đơn ra nước ngoài, chọn nước chỉ định và chi phí của từng đường đi thuộc một mảng khác, có nguồn chuyên về đăng ký quốc tế viết riêng. Ở đây chỉ cần nhớ một điều: với người theo dõi tại Việt Nam, hai hồ sơ là hai dòng, hai số, hai nơi tra và hai mốc gia hạn.
Nếu tình huống có tranh chấp giữa công ty mẹ và công ty con, hay giữa chủ thương hiệu nước ngoài và nhà phân phối cũ về quyền với nhãn tại Việt Nam, mức độ phức tạp vượt quá việc theo dõi và nên có luật sư sở hữu trí tuệ đánh giá.
Câu hỏi thường gặp
Tra số đăng ký quốc tế trên cơ sở dữ liệu của Cục không thấy thì có phải chưa được bảo hộ tại Việt Nam không?
Chưa chắc. Có thể bạn đang tra sai trường hoặc dữ liệu được hiển thị theo cách khác. Hãy tra trên cơ sở dữ liệu của Văn phòng quốc tế để xem tình trạng chỉ định Việt Nam, và hỏi đại diện tại Việt Nam nếu cần xác nhận.
Công ty mẹ đã có đăng ký quốc tế chỉ định Việt Nam thì công ty con có cần nộp đơn quốc gia nữa không?
Tuỳ trường hợp. Nếu đăng ký quốc tế đã phủ đúng nhãn và nhóm hàng cần dùng thì có thể không cần. Nếu công ty con dùng phiên bản nhãn khác hoặc nhóm hàng khác thì cần xem xét thêm. Đây là quyết định nên bàn với đại diện.
Thông báo từ chối tạm thời của Cục đối với đăng ký quốc tế được gửi cho ai?
Thường được chuyển qua Văn phòng quốc tế tới chủ đăng ký hoặc đại diện quốc tế ghi trong đăng ký. Công ty ở Việt Nam chỉ biết nếu được báo, vì vậy cần thoả thuận việc chuyển thông tin với công ty mẹ.
Gia hạn đăng ký quốc tế có tự động gia hạn văn bằng quốc gia không?
Không. Hai hồ sơ độc lập. Văn bằng quốc gia phải gia hạn tại Cục theo thủ tục trong nước, còn đăng ký quốc tế gia hạn qua Văn phòng quốc tế với lựa chọn các nước muốn tiếp tục.
Đăng ký gốc ở nước ngoài bị huỷ thì phần chỉ định Việt Nam có mất theo không?
Trong khoảng thời gian phụ thuộc theo cơ chế Madrid, có thể bị ảnh hưởng. Khi đó có cơ chế cho phép nộp đơn quốc gia để giữ ngày ưu tiên trong một thời hạn nhất định; điều kiện cụ thể nên hỏi đại diện ngay khi biết tin.
Có nên gộp hai hồ sơ thành một dòng trong bảng theo dõi cho gọn không?
Không nên. Hai hồ sơ có số khác nhau, nơi tra khác nhau, người nhận thư khác nhau và mốc gia hạn khác nhau. Gộp một dòng là cách nhanh nhất để bỏ sót một trong hai.