Theo dõi nhãn hiệu của người khác là việc định kỳ xem có ai nộp đơn, được cấp văn bằng hay đang dùng một dấu hiệu giống hoặc na ná nhãn của bạn, cho cùng loại hàng hoá, dịch vụ hoặc loại gần với nó. Việc này không ai làm thay bạn một cách tự động. Cục Sở hữu trí tuệ thẩm định từng đơn và có thể từ chối đơn trùng với nhãn đã có, nhưng Cục không gửi thư báo cho chủ nhãn cũ rằng có một đơn mới giống nhãn của họ.
Doanh nghiệp lớn thường thuê người canh cả danh mục. Hộ kinh doanh, hợp tác xã hay công ty nhỏ có một vài nhãn thì hiếm khi làm vậy, và cũng không nhất thiết phải làm vậy. Phần lớn việc canh ở quy mô nhỏ có thể tự làm bằng cơ sở dữ liệu công khai, một danh sách từ khoá tốt, một cuốn sổ ghi chép và vài giờ mỗi tháng. Bài này vẽ khung cho việc đó: canh vùng nào, bỏ qua cái gì, nhịp nào là vừa, và thấy điều đáng lo thì đi tiếp ra sao.
Vì sao chủ nhãn nhỏ cũng cần canh nhãn của người khác
Có ba lý do thực tế. Thứ nhất, thẩm định của Cục không kín kẽ tuyệt đối. Thẩm định viên so đơn mới với các đơn và văn bằng đã có, nhưng việc đánh giá hai nhãn có "tương tự gây nhầm lẫn" hay không có phần cân nhắc chủ quan. Một nhãn bạn thấy rõ là na ná vẫn có thể lọt qua vì khác cách trình bày, khác ngôn ngữ, hoặc vì danh mục hàng hoá được viết theo cách khiến hai bên trông như không liên quan.
Thứ hai, thời điểm phản ứng có giới hạn. Pháp luật sở hữu trí tuệ cho người thứ ba một số cách can thiệp vào đơn của người khác, như gửi ý kiến hoặc phản đối đơn, nhưng mỗi cách gắn với một giai đoạn. Đơn đã được cấp văn bằng thì con đường còn lại thường dài hơn, tốn kém hơn và phải chứng minh nhiều hơn. Phát hiện sớm vài tháng có khi là khác biệt giữa một lá thư gửi Cục và một vụ tranh chấp kéo dài.
Thứ ba, không phải ai dùng tên na ná cũng nộp đơn. Một quán mới mở ở tỉnh bên, một gian hàng trực tuyến, một dòng sản phẩm gia công dán tên gần giống tên bạn: những thứ này không hiện trên cơ sở dữ liệu của Cục nhưng ảnh hưởng thẳng tới khách của bạn. Canh nhãn vì thế gồm cả canh hồ sơ lẫn canh thị trường, và chủ nhãn nhỏ thường lại là người nắm thị trường của mình rõ nhất.
Ba vùng cần canh và mỗi vùng cho bạn biết điều gì
Bảng dưới chia việc canh thành ba vùng. Mỗi vùng có nguồn thông tin, độ trễ và cách phản ứng khác nhau; trộn lẫn chúng là lý do nhiều người canh mãi mà không biết mình đang tìm gì.
| Vùng canh | Nguồn thông tin | Bắt được điều gì | Điểm yếu |
|---|---|---|---|
| Hồ sơ của Cục | Cơ sở dữ liệu đơn và văn bằng nhãn hiệu, công báo sở hữu công nghiệp | Đơn mới nộp, đơn đã công bố, văn bằng mới cấp của người khác có dấu hiệu tương tự | Có độ trễ giữa ngày nộp và ngày dữ liệu hiện lên; tìm mờ còn hạn chế |
| Đơn quốc tế chỉ định Việt Nam | Cơ sở dữ liệu của Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới về đăng ký quốc tế | Nhãn của chủ nước ngoài xin bảo hộ ở Việt Nam qua hệ thống Madrid | Dữ liệu tiếng Anh hoặc tiếng Pháp, nhóm hàng ghi theo cách diễn đạt quốc tế |
| Thị trường và các tên đăng ký khác | Chợ, cửa hàng, hội chợ, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội, tên doanh nghiệp mới, tên miền | Người dùng tên na ná mà không nộp đơn, hàng mang nhãn giống của bạn | Rộng, không có điểm dừng; dễ tốn thời gian nếu không giới hạn phạm vi |
Chủ nhãn nhỏ không cần phủ cả ba vùng ở cùng một mức. Hộ kinh doanh bán ở một tỉnh có thể canh hồ sơ của Cục định kỳ và để mắt tới thị trường quanh mình. Doanh nghiệp bán toàn quốc trên sàn thì vùng thứ ba nặng hơn. Công ty có đối tác nước ngoài hoặc nhãn tiếng Anh nên thêm vùng thứ hai.
Những thứ không cần mất công canh
Mọi nhóm hàng hoá, dịch vụ. Một nhãn trà sữa không cần canh nhóm máy móc nông nghiệp. Bạn canh nhóm mình đăng ký, các nhóm sát bên (ví dụ đồ uống với dịch vụ quán) và nhóm dịch vụ bán lẻ nếu bạn bán qua kênh của chính mình. Phạm vi càng rộng thì kết quả càng nhiều nhiễu, và nhiễu là thứ làm người ta bỏ cuộc sau vài tháng.
Những từ mô tả thông dụng trong nhãn của bạn. Nếu nhãn là "An Phát Coffee", phần "coffee" ai cũng được dùng để mô tả cà phê. Canh chữ "coffee" sẽ cho ra hàng nghìn kết quả vô nghĩa. Thứ cần canh là phần tạo nên khả năng phân biệt: "An Phát" và các biến thể của nó.
Đơn đã bị từ chối hoặc rút bỏ từ lâu. Chúng có thể vẫn hiện trên cơ sở dữ liệu với trạng thái kết thúc. Ghi nhận để biết có người từng muốn dùng tên đó là đủ, không cần theo dõi tiếp từng bước.
Tên giống nhưng ở lĩnh vực xa và thị trường khác hẳn. Một xưởng gỗ tên "Hoà Bình" và một hiệu thuốc tên "Hoà Bình" cùng tồn tại là chuyện thường. Trừ khi nhãn của bạn đã rất nổi tiếng, việc canh những trường hợp này hiếm khi dẫn tới hành động nào.
Thiết lập việc canh trong một buổi chiều
Lần đầu làm, bạn chỉ cần chừng ba bốn giờ để dựng xong khung. Sau đó mỗi lần tra định kỳ ngắn hơn nhiều.
- Liệt kê các nhãn bạn muốn bảo vệ: nhãn đã có văn bằng, nhãn đang chờ cấp, và nhãn đang dùng nhưng chưa nộp đơn. Với nhãn chưa nộp đơn, việc canh vẫn có ích nhưng sức nặng khi phản ứng sẽ yếu hơn.
- Với mỗi nhãn, viết ra phần lõi cần canh và các biến thể: viết có dấu, không dấu, dính liền, tách rời, cách đọc, bản dịch nếu có nghĩa.
- Chọn các nhóm hàng hoá, dịch vụ cần canh cho từng nhãn: nhóm đã đăng ký và một hai nhóm liền kề.
- Tra thử một lượt trên cơ sở dữ liệu của Cục với danh sách đó để thấy độ nhiễu. Kết quả quá nhiều thì thu hẹp biến thể hoặc nhóm; kết quả bằng không thì xem lại cách nhập.
- Lập một bảng ghi kết quả gồm ngày tra, từ khoá, số đơn tìm thấy, đánh giá sơ bộ và việc tiếp theo.
- Đặt lịch lặp lại trên điện thoại hoặc lịch làm việc, gắn với một người cụ thể phụ trách.
- Ghi lại những nơi trên thị trường bạn sẽ ghé hoặc tìm kiếm định kỳ: vài cửa hàng, vài từ khoá trên sàn, nhóm cộng đồng của ngành.
Danh sách từ khoá là phần quyết định chất lượng của cả việc canh. Nếu mới đăng ký nhãn hoặc đang tính nộp đơn, phần tra trước khi nộp được viết kỹ ở TraCuuThuongHieu.com; ở đây chỉ bàn chuyện canh sau khi bạn đã có đơn hoặc văn bằng.
Nhịp canh hợp với quy mô của bạn
Không có tần suất chuẩn. Bảng dưới là gợi ý theo kinh nghiệm thực hành, bạn điều chỉnh theo nhịp kinh doanh và độ nhạy của ngành mình.
| Tình huống | Canh hồ sơ của Cục | Canh thị trường | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Hộ kinh doanh, một nhãn, bán ở một tỉnh | Mỗi tháng hoặc mỗi quý một lần | Khi đi chợ, đi giao hàng; hỏi khách quen | Đủ để không bị bất ngờ, tốn ít thời gian |
| Công ty nhỏ, vài nhãn, bán toàn quốc trên sàn | Mỗi tháng một lần | Tìm trên các sàn chính vài tuần một lần | Ngành có nhiều người nhái nhanh thì dày hơn |
| Có đơn đang chờ cấp | Mỗi tháng một lần, kèm tra tình trạng đơn của mình | Như trên | Giai đoạn chờ là lúc dễ bị người khác nộp tên sát bên |
| Có đối tác hoặc nhãn tiếng Anh | Thêm tra đăng ký quốc tế chỉ định Việt Nam vài tháng một lần | Như trên | Đặc biệt khi nhãn có thể bị phiên âm hoặc dịch |
Điều quan trọng hơn tần suất là sự đều đặn. Canh mỗi quý mà giữ được năm này sang năm khác có giá trị hơn tuần nào cũng canh trong hai tháng đầu rồi bỏ. Ngành mỹ phẩm, thực phẩm đóng gói, đồ uống, thời trang thường có nhiều nhãn na ná mọc nhanh, nên nghiêng về phía dày hơn.
Canh xong rồi: làm gì với điều mình thấy
Không làm gì cả, chỉ ghi lại. Đây là kết quả của phần lớn các lần canh. Tên giống nhưng khác lĩnh vực, hoặc giống phần mô tả chứ không giống phần lõi. Ghi vào sổ để lần sau không phải đánh giá lại từ đầu.
Theo dõi tiếp đơn đó. Đơn có chút đáng ngại nhưng chưa rõ. Bạn đánh dấu số đơn, xem lại khi đơn đổi trạng thái: được công bố, có thông báo dự định cấp hay bị từ chối.
Gửi ý kiến người thứ ba hoặc tính chuyện phản đối đơn. Khi đơn mới khá giống nhãn của bạn, cho hàng hoá trùng hoặc gần. Hai đường này khác nhau về thủ tục, thời điểm và vai trò của bạn; nên cân nhắc với người làm nghề nếu nhãn quan trọng.
Liên hệ người kia hoặc gửi thư cảnh báo. Phù hợp với người dùng tên na ná trên thị trường. Lời lẽ đúng mực, nêu căn cứ, không đe doạ. Nhiều hộ kinh doanh nhỏ dùng tên trùng vì không biết, và một cuộc trao đổi tử tế giải quyết được nhanh hơn mọi thủ tục.
Nhờ luật sư hoặc người làm nghề đại diện. Khi có dấu hiệu nộp đơn với dụng ý xấu, khi người kia đã có văn bằng, khi có thiệt hại đang diễn ra hoặc khi hai bên đều có quyền và chuyện có thể thành tranh chấp.
Giới hạn của việc tự canh
Tự canh giúp bạn không bị bất ngờ, nhưng không phải là đánh giá pháp lý. Kết luận hai nhãn có tương tự gây nhầm lẫn hay không cần xét cả chữ, cách đọc, ý nghĩa, hình, màu, và cả mức độ liên quan của hàng hoá, dịch vụ. Cục, toà án và người làm nghề có thể nhìn khác bạn. Hãy dùng việc canh để phát hiện, rồi đánh giá kỹ ở những trường hợp đáng kể.
Dữ liệu công khai cũng có độ trễ. Một đơn nộp hôm nay chưa chắc đã hiện trên cơ sở dữ liệu ngay; một số trạng thái cập nhật chậm hơn thực tế xử lý. Vì vậy đừng coi "tra không thấy" là "không có". Mỗi lần ghi kết quả, nên ghi rõ ngày tra để sau này biết thông tin đó mới đến đâu.
Cuối cùng là giới hạn về cách làm. Canh nhãn là xem thông tin công khai về đơn, văn bằng và hàng hoá đang bày bán. Không mạo danh để hỏi thông tin đơn của người khác, không theo dõi đời tư của chủ đơn, không đăng tên người khác lên mạng kèm lời buộc tội khi chưa có kết luận của cơ quan có thẩm quyền. Những việc đó vừa có thể trái luật, vừa làm yếu vị thế của chính bạn nếu chuyện đi tới tranh chấp.
Câu hỏi thường gặp
Cục Sở hữu trí tuệ có thông báo cho mình khi có đơn giống nhãn của mình không?
Không. Cục thẩm định đơn mới và có thể từ chối nếu thấy trùng hoặc tương tự với nhãn đã có, nhưng không có cơ chế gửi thư báo cho chủ nhãn cũ. Muốn biết sớm, bạn phải tự tra hoặc thuê người tra định kỳ.
Nhãn chưa có văn bằng có cần canh không?
Có, nhất là khi đơn của bạn đang chờ cấp. Đây là giai đoạn người khác dễ nộp đơn sát bên. Nếu bạn chưa nộp đơn mà đang dùng tên, việc canh vẫn giúp phát hiện sớm, nhưng nên tính chuyện nộp đơn vì sức nặng khi phản ứng sẽ khác hẳn.
Mỗi lần tra nên mất bao lâu?
Với một hai nhãn và danh sách từ khoá gọn, một lần tra định kỳ trên cơ sở dữ liệu thường mất từ nửa giờ tới một giờ, cộng thời gian ghi chép. Lần đầu dựng khung lâu hơn vì phải thử và điều chỉnh từ khoá.
Thấy đơn giống nhãn mình thì có phải vội vàng làm gì ngay không?
Không cần hoảng, nhưng cũng đừng để lâu. Hãy ghi lại số đơn, ngày tra, trạng thái và nhóm hàng, rồi đánh giá mức giống. Nếu đơn đáng ngại, các đường như ý kiến người thứ ba hay phản đối đều gắn với giai đoạn của đơn, nên quyết định sớm sẽ có nhiều lựa chọn hơn.
Tự canh có thay được dịch vụ canh nhãn chuyên nghiệp không?
Ở quy mô một vài nhãn trong nước thì tự canh thường đủ để không bị bất ngờ. Khi số nhãn tăng, có thị trường nước ngoài, hoặc nhãn bị nhái liên tục, dịch vụ chuyên nghiệp có công cụ tìm mờ và người đánh giá sẽ tiết kiệm thời gian và giảm bỏ sót.