Khi phát hiện người khác đã nộp đơn đăng ký nhãn hiệu trùng hoặc gần trùng với tên bạn đang dùng, việc đầu tiên là xác định đúng tình huống: đơn của họ đang ở giai đoạn nào, bạn có đơn hoặc văn bằng hay chưa, ai nộp trước, và hai bên có cùng loại hàng hoá, dịch vụ hay không. Từ bốn câu trả lời đó mới chọn được đường đi. Phản ứng theo cảm xúc, như đổi tên ngay hoặc lên mạng tố cáo, thường làm mất lựa chọn tốt hơn.
Tình huống này hay gặp với hộ kinh doanh và công ty nhỏ dùng tên nhiều năm mà chưa nộp đơn. Việt Nam xác lập quyền với nhãn hiệu thông thường chủ yếu qua đăng ký, theo nguyên tắc ai nộp đơn hợp lệ trước thì được xét trước. Việc bạn dùng trước vẫn có giá trị trong một số trường hợp, nhưng không tự động thắng một đơn đã nộp. Vì vậy những ngày đầu cần làm có thứ tự.
Bốn câu hỏi xác định tình huống
Đơn của người kia đang ở giai đoạn nào? Mới nộp, đã công bố, đã có thông báo dự định cấp, hay đã thành văn bằng. Giai đoạn quyết định những đường bạn còn đi được. Đơn đã công bố thì cửa sổ phản đối đang chạy; đơn đã có văn bằng thì những đường trước khi cấp không còn.
Bạn có đơn hoặc văn bằng cho tên đó chưa? Nếu có và nộp trước, vị thế của bạn mạnh hơn nhiều, thẩm định viên đáng lẽ phải dùng đơn của bạn làm đối chứng. Nếu chưa có, bạn cần tính chuyện nộp đơn ngay song song với việc phản ứng.
Hàng hoá, dịch vụ của hai bên có trùng hoặc liên quan không? Tên trùng nhưng một bên bán bánh kẹo, một bên làm xây dựng thì xung đột thường thấp. Tên trùng mà cùng bán đồ uống trong cùng khu vực thì chuyện khác hẳn.
Người nộp đơn là ai với bạn? Người lạ ở tỉnh khác, đối thủ trong ngành, hay một người từng có quan hệ với bạn như đại lý, nhân viên cũ, đối tác. Câu trả lời ảnh hưởng tới căn cứ bạn có thể dùng và cách bạn nên tiếp cận.
Đối chiếu tình huống với hướng xử lý
Bảng dưới là định hướng ban đầu ở mức nguyên lý. Mỗi trường hợp cụ thể cần đánh giá thêm về mức giống và chứng cứ.
| Tình huống của bạn | Đơn của người kia | Hướng thường được cân nhắc |
|---|---|---|
| Đã có văn bằng hoặc đơn nộp trước | Đang chờ xét | Gửi ý kiến người thứ ba nêu quyền có trước; theo dõi kết quả; phản đối nếu thấy cần |
| Đã có đơn nhưng nộp sau người kia | Đang chờ xét | Đánh giá căn cứ ngoài thứ tự nộp đơn: sử dụng, danh tiếng, dụng ý của người nộp; hỏi người làm nghề sớm |
| Chưa nộp đơn, đã dùng tên lâu | Đang chờ xét | Cân nhắc nộp đơn ngay; gom chứng cứ sử dụng; xem xét ý kiến hoặc phản đối nếu có căn cứ |
| Chưa nộp đơn, mới dùng tên | Đang chờ xét | Đánh giá thực tế có nên đổi tên sớm khi chi phí còn thấp |
| Bất kỳ | Đã có văn bằng | Đánh giá căn cứ yêu cầu huỷ bỏ hiệu lực; cân nhắc thương lượng; tránh mở rộng việc dùng tên khi chưa rõ |
Dòng cuối cần đặc biệt thận trọng. Nếu người kia đã có văn bằng, việc bạn tiếp tục dùng tên cho hàng hoá trùng có thể bị coi là xâm phạm, kể cả khi bạn dùng trước. Đây là lúc nên có ý kiến của luật sư trước khi quyết định bất cứ điều gì lớn.
Những việc nên làm trong tuần đầu
Thứ tự dưới đây ưu tiên giữ thông tin và giữ lựa chọn trước, rồi mới tới quyết định.
- Chụp lại trang thông tin đơn của người kia trên cơ sở dữ liệu, kèm ngày giờ chụp. Ghi số đơn, ngày nộp, ngày công bố nếu có, chủ đơn, đại diện, danh mục hàng hoá.
- Ghi ngày bạn phát hiện và cách bạn phát hiện vào sổ theo dõi.
- Nếu đơn đã công bố, tra ngày công bố và đối chiếu quy định hiện hành để tính ngày cuối có thể phản đối. Ghi ngày đó nổi bật.
- Gom chứng cứ bạn dùng tên trước: những tài liệu có ngày tháng, sắp theo thời gian.
- Nếu chưa có đơn, đánh giá nhanh và nộp đơn cho nhãn của mình. Đơn nộp sau vẫn có ích, vì nó xác lập ngày nộp của bạn cho những trường hợp đơn kia không được cấp.
- Xác định người làm nghề bạn sẽ hỏi nếu cần, và gửi họ bộ thông tin đã gom.
- Tạm hoãn những khoản đầu tư lớn gắn với tên đó, như in bao bì số lượng lớn hay làm biển mới, cho tới khi có đánh giá.
Chỉ cần bảy việc này được làm trong tuần đầu là bạn đã giữ được gần như mọi lựa chọn. Phần còn lại, gồm gửi ý kiến, phản đối, liên hệ người kia hay đổi tên, có thể quyết định trong những tuần sau khi đã có đủ thông tin, miễn là không để trôi qua thời hạn.
Gom chứng cứ bạn đã dùng tên trước
Chứng cứ sử dụng có giá trị nhất là những thứ ghi ngày rõ ràng, do bên thứ ba tạo ra hoặc khó tạo lại sau này. Ưu tiên gom:
- Hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua bao bì, tem nhãn có in tên.
- Hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng với nhà phân phối, đại lý có nhắc tên thương mại.
- Hình ảnh cửa hàng, sản phẩm có thời gian chụp được lưu tự động, kèm bản gốc của ảnh.
- Trang bán hàng trên sàn hoặc mạng xã hội với lịch sử bài đăng, đánh giá của khách có ngày.
- Bài báo, tin tức địa phương, giải thưởng, hội chợ đã tham gia có nhắc tên.
- Sao kê thanh toán quảng cáo trực tuyến có tên chiến dịch, tên trang.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký hộ kinh doanh có tên gần với nhãn.
Sắp xếp theo thời gian, ghi chú ngắn mỗi tài liệu chứng minh điều gì. Không tạo thêm tài liệu rồi ghi ngày cũ, không chỉnh sửa ảnh. Một chứng cứ bị nghi làm giả có thể khiến cả bộ hồ sơ mất giá trị và đẩy bạn vào rủi ro pháp lý khác.
Có nên liên hệ người nộp đơn
Không có câu trả lời chung. Nếu người kia ở tỉnh khác, kinh doanh nhỏ, có vẻ không biết bạn, một cuộc trao đổi đúng mực có thể giải quyết nhanh: họ đổi tên, thu hẹp danh mục, hoặc hai bên thoả thuận phạm vi dùng tên để cùng tồn tại. Nhiều người nộp đơn tên trùng chỉ vì họ cũng nghĩ ra cái tên đó và tra cứu chưa kỹ.
Ngược lại, nếu có dấu hiệu người kia biết bạn và cố ý nộp trước, liên hệ quá sớm có thể khiến họ chuẩn bị đối phó, hoặc tệ hơn là đề nghị "bán lại" tên cho bạn. Trong trường hợp đó, nên có người làm nghề đánh giá trước khi liên hệ. Dù chọn cách nào, đừng để cuộc trao đổi làm trôi thời hạn phản đối.
Khi liên hệ, giữ lời lẽ trung lập: bạn là ai, bạn dùng tên từ khi nào, bạn quan ngại điều gì, bạn đề nghị gì. Không đe doạ, không gán ý xấu khi chưa có căn cứ. Lưu lại toàn bộ thư từ, tin nhắn. Nhớ rằng người kia cũng có quyền nộp đơn và quyền trình bày; nhìn từ phía họ, có thể chính họ đang lo ngại về bạn.
Những việc không nên làm
Đổi tên vội vàng. Đổi tên khi chưa đánh giá có thể là bỏ đi một tài sản bạn có cơ hội giữ. Ngược lại, nếu tên còn mới và chưa gắn nhiều với khách, đổi sớm có khi lại là lựa chọn rẻ nhất. Hãy quyết định sau khi có đánh giá, không phải trong ngày phát hiện.
Mở rộng mạnh việc dùng tên trong lúc chưa rõ. Mở thêm chi nhánh, in hàng vạn bao bì, đăng ký thêm trang bán hàng mang tên đó khi đơn của người kia có thể được cấp là tăng rủi ro và chi phí nếu phải đổi.
Đăng bài tố cáo trên mạng xã hội. Nêu tên người kia kèm lời buộc tội khi chưa có kết luận của cơ quan có thẩm quyền có thể dẫn tới rủi ro về uy tín và pháp lý cho chính bạn, và làm đóng cửa đường thương lượng.
Tự ý dùng biện pháp gây áp lực ngoài thủ tục. Đe doạ, gây khó khăn cho việc kinh doanh của người kia, hay nhờ người quen can thiệp không chính thức đều không phải cách giải quyết và có thể khiến bạn mất lợi thế.
Khi nào cần luật sư
Bạn nên có luật sư hoặc người làm nghề đại diện sở hữu công nghiệp khi: người kia đã có văn bằng; người kia có quan hệ với bạn và có dấu hiệu nộp đơn có chủ đích; tên đó gắn với phần lớn doanh thu của bạn; hoặc bạn nhận được thư cảnh báo, khiếu nại trên sàn từ phía người kia. Trong những trường hợp này, một sai lầm ở bước đầu có thể đắt hơn nhiều lần so với chi phí tư vấn.
Với những trường hợp đơn giản hơn, bạn có thể tự gửi ý kiến người thứ ba và tự nộp đơn cho nhãn của mình. Nếu muốn có một ý kiến định hướng trước khi quyết định có cần thuê đại diện hay không, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn, mô tả tình huống theo bốn câu hỏi ở đầu bài cùng các mốc ngày đã ghi.
Khi làm việc với người làm nghề, mang theo đủ ba thứ: thông tin đơn của người kia kèm ảnh chụp có ngày, bộ chứng cứ sử dụng đã sắp theo thời gian, và sổ ghi các mốc từ ngày phát hiện. Chuẩn bị sẵn như vậy giúp buổi trao đổi đầu đi thẳng vào đánh giá thay vì mất thời gian hỏi lại thông tin, và giúp bạn so sánh ý kiến nếu hỏi nhiều nơi.
Câu hỏi thường gặp
Mình dùng tên trước nhiều năm thì người nộp đơn sau có được cấp không?
Có thể có, vì nhãn hiệu thông thường ở Việt Nam được xác lập chủ yếu qua đăng ký theo thứ tự nộp đơn. Việc dùng trước vẫn có giá trị trong một số căn cứ như danh tiếng hay dụng ý không trung thực của người nộp, nhưng cần chứng minh và nên được đánh giá bởi người làm nghề.
Có nên nộp đơn cho nhãn của mình khi người khác đã nộp trước?
Thường là nên, nếu bạn dự định tiếp tục dùng tên. Đơn của bạn xác lập ngày nộp, có ích nếu đơn kia không được cấp hoặc bị rút. Tuy nhiên đơn của bạn có thể gặp trở ngại vì đơn kia, nên hãy nộp với hiểu biết đó và theo dõi cả hai đơn.
Phát hiện muộn, đơn kia đã được cấp văn bằng thì sao?
Những đường trước khi cấp không còn. Bạn có thể đánh giá căn cứ yêu cầu huỷ bỏ hiệu lực văn bằng hoặc thương lượng với chủ văn bằng. Trong lúc chờ đánh giá, tránh mở rộng việc dùng tên cho hàng hoá trùng vì có thể bị coi là xâm phạm.
Người kia đề nghị bán lại tên cho mình thì nên làm gì?
Đừng trả lời ngay. Lưu lại đề nghị, đánh giá xem có căn cứ phản đối hay huỷ bỏ không, và hỏi người làm nghề. Một đề nghị như vậy đôi khi là chứng cứ về dụng ý của người nộp đơn, nhưng cũng có thể là giải pháp nhanh nếu căn cứ của bạn yếu.
Chứng cứ sử dụng nào có sức nặng nhất?
Những tài liệu ghi ngày rõ ràng và do bên thứ ba tạo ra, như hoá đơn, hợp đồng, bài báo, đánh giá của khách trên sàn có ngày. Tài liệu bạn tự tạo cũng có ích nhưng nên đi kèm tài liệu độc lập để đối chiếu.