Khi đơn nhãn hiệu còn chờ, cách ghi an toàn nhất là nói đúng sự thật: nhãn hiệu đã nộp đơn đăng ký, có thể kèm số đơn, và tránh mọi chữ hàm ý nhãn đã được bảo hộ như "đã đăng ký", "độc quyền", "được bảo hộ" hay ký hiệu ®. Dòng ghi chú này không bắt buộc, nhưng nếu ghi thì phải đúng, vì một tuyên bố sai về tình trạng bảo hộ có thể bị coi là chỉ dẫn sai, gây hiểu lầm cho người tiêu dùng và đối tác.
Bài này đưa ra các cách diễn đạt cho từng nơi bạn hay ghi: bao bì, tem nhãn, trang bán hàng, hồ sơ chào hàng gửi đại lý, hợp đồng; chỉ ra những chữ nên tránh; và cách cập nhật khi đơn được cấp, bị từ chối một phần hoặc bị từ chối. Bàn về ký hiệu ® và ™ theo nghĩa chung đã có nhiều tài liệu khác; ở đây tập trung vào câu chữ cụ thể trong giai đoạn đơn còn chờ.
Có cần ghi không
Không có quy định buộc chủ đơn phải ghi tình trạng đơn lên bao bì. Các nội dung bắt buộc trên nhãn hàng hoá như tên hàng, tên và địa chỉ tổ chức chịu trách nhiệm, xuất xứ, các thông tin theo ngành hàng thuộc một mảng quy định khác, và dòng ghi về nhãn hiệu không nằm trong số đó.
Lý do người ta vẫn ghi là thực dụng. Một dòng "đã nộp đơn đăng ký" cho người khác biết bạn đang theo đuổi việc bảo hộ, có thể làm một số người cân nhắc trước khi dùng tên giống; với đại lý và nhà đầu tư, đó là thông tin họ thường hỏi. Mặt khác, dòng chữ này tạo một nghĩa vụ: bạn phải cập nhật khi tình trạng thay đổi, nếu không nó trở thành thông tin sai.
Nếu bao bì của bạn in một lần dùng nhiều năm, hãy cân nhắc có nên ghi trên bao bì không, hay chỉ ghi ở những nơi dễ sửa như trang bán hàng và hồ sơ chào hàng. Với nhiều hộ kinh doanh, cách sau ít rủi ro hơn. Bao bì vẫn mang nhãn như bình thường; chỉ có dòng chữ nói về tình trạng pháp lý của nhãn là được dời sang nơi bạn có thể sửa trong một buổi chiều khi đơn có kết quả.
Câu chữ nên dùng và nên tránh
Bảng dưới gợi ý cách diễn đạt cho giai đoạn đơn còn chờ. Đây là gợi ý theo nguyên tắc trung thực, không phải mẫu do cơ quan nào ban hành.
| Nên dùng | Nên tránh | Vì sao |
|---|---|---|
| Nhãn hiệu đã nộp đơn đăng ký tại Cục Sở hữu trí tuệ | Nhãn hiệu đã đăng ký | "Đã đăng ký" dễ hiểu là đã có văn bằng |
| Đơn đăng ký nhãn hiệu số … đang được xem xét | Nhãn hiệu độc quyền | Chưa có văn bằng thì chưa có độc quyền |
| Nhãn hiệu đang trong quá trình đăng ký bảo hộ | Được Nhà nước bảo hộ | Hàm ý quyền đã được xác lập |
| Không ghi ký hiệu nào | Ký hiệu ® sau tên nhãn | ® hàm ý nhãn đã được đăng ký |
| Ghi thời điểm cập nhật trên trang bán hàng | Để nguyên nhiều năm không sửa | Thông tin đúng hôm nay có thể sai năm sau |
Ký hiệu ™ không có ý nghĩa pháp lý riêng trong pháp luật Việt Nam; nhiều nơi dùng theo thói quen quốc tế để đánh dấu một tên đang được dùng như nhãn hiệu. Nếu dùng, đừng kèm lời giải thích kiểu "™ nghĩa là đã được bảo hộ".
Ghi ở đâu, ghi thế nào
Mỗi nơi xuất hiện nhãn có độ dài và độ bền khác nhau, nên cách ghi cũng khác:
- Bao bì, tem nhãn: nếu ghi, giữ ngắn, ví dụ "Nhãn hiệu đã nộp đơn đăng ký". Không cần số đơn trên bao bì; số đơn dài và ít người đọc.
- Trang bán hàng, trang giới thiệu: có chỗ để ghi đầy đủ hơn: tên nhãn, số đơn, ngày nộp, tình trạng đang chờ, kèm ngày cập nhật thông tin. Đây là nơi nên cập nhật đầu tiên khi đơn có kết quả.
- Hồ sơ chào hàng gửi đại lý, nhà phân phối: nên ghi rõ đơn đang chờ, chưa có văn bằng. Đối tác chuyên nghiệp đánh giá cao sự rõ ràng này hơn một lời khẳng định mập mờ.
- Hợp đồng: mô tả đúng tình trạng ở thời điểm ký và dự liệu trường hợp đơn bị từ chối, như đổi tên, xử lý bao bì tồn, trách nhiệm chi phí.
- Hồ sơ gọi vốn, hồ sơ dự thầu: ghi đúng tình trạng, kèm bản sao giấy báo tiếp nhận đơn nếu bên kia yêu cầu.
Một nguyên tắc chung: nơi nào khó sửa thì ghi ngắn và chung; nơi nào dễ sửa thì ghi đủ và có ngày cập nhật.
Rủi ro khi ghi sai
Chỉ dẫn sai về tình trạng bảo hộ. Ghi nhãn đã được bảo hộ khi chưa có văn bằng có thể bị xử lý theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực sở hữu công nghiệp. Mức xử phạt cụ thể bạn đối chiếu văn bản hiện hành.
Quảng cáo gây nhầm lẫn. Câu chữ trên trang bán hàng và nội dung quảng cáo phải trung thực. Khẳng định "độc quyền" khi chưa có quyền là thông tin không đúng sự thật.
Mất lòng tin của đối tác. Đại lý tra cơ sở dữ liệu và thấy đơn còn chờ trong khi tài liệu ghi "đã đăng ký" sẽ nghi ngờ cả những thông tin khác bạn đưa ra.
Yếu thế khi có tranh chấp. Nếu sau này có va chạm với người khác về tên, tài liệu cho thấy bạn từng tuyên bố sai về quyền của mình có thể bị bên kia sử dụng.
Ghi chú trên mạng xã hội, video bán hàng và livestream
Phần lớn hộ kinh doanh bây giờ bán qua trang mạng xã hội, video ngắn và phiên bán trực tiếp. Những nơi này không có chỗ cố định cho một dòng ghi chú pháp lý, và lời nói trong video thường thoải mái hơn chữ in trên hộp. Một câu buột miệng kiểu "thương hiệu độc quyền của nhà mình đã đăng ký đàng hoàng" trong một phiên bán hàng có giá trị như một lời quảng cáo, và có thể được ghi lại.
Cách an toàn là thống nhất một câu nói chuẩn cho người đứng bán, ví dụ "nhãn hiệu nhà mình đã nộp đơn đăng ký và đang chờ cấp bằng", và nhắc mọi người đứng bán dùng đúng câu đó. Phần giới thiệu cố định của trang có thể ghi đầy đủ hơn, kèm tháng cập nhật.
Với cộng tác viên, người bán hộ, đại lý tự làm video: đưa họ câu chữ chuẩn bằng văn bản và yêu cầu không tự thêm "độc quyền", "đã được bảo hộ". Những nội dung họ đăng gắn với nhãn của bạn, nên khi có người hỏi tới, bạn khó nói rằng mình không liên quan.
Đơn có nhiều nhóm, nhiều nhãn hoặc có cả đơn ở nước ngoài
Một số chủ đơn nộp một đơn cho nhiều nhóm hàng hoá, dịch vụ, hoặc nộp nhiều đơn cho các biến thể của nhãn: bản chữ, bản có hình, bản tiếng Anh. Mỗi đơn, thậm chí mỗi phần danh mục, có thể đi tới kết quả khác nhau. Dòng ghi chú chung "nhãn hiệu đã được bảo hộ" sau khi chỉ một trong số đó được cấp là cách ghi dễ sai nhất.
Cách xử lý là gắn ghi chú với đúng nhãn và đúng sản phẩm. Trên trang giới thiệu, có thể làm một bảng nhỏ: nhãn nào, cho nhóm sản phẩm nào, tình trạng gì, cập nhật ngày nào. Nếu bạn có đơn ở nước ngoài hoặc đơn quốc tế, ghi rõ tình trạng ở Việt Nam là tình trạng ở Việt Nam; văn bằng ở một nước khác không làm nhãn được bảo hộ tại Việt Nam, và ngược lại.
Cập nhật khi tình trạng đơn thay đổi
Dòng ghi chú chỉ trung thực khi nó theo kịp đơn. Mỗi lần đơn đổi tình trạng, làm theo thứ tự:
- Ghi sự kiện mới vào sổ theo dõi đơn: ngày, loại thông báo, nội dung chính.
- Khi có văn bằng: sửa trang bán hàng và hồ sơ chào hàng thành "nhãn hiệu đã được cấp văn bằng bảo hộ", có thể kèm số văn bằng. Từ lúc này mới cân nhắc dùng ®.
- Khi đơn bị từ chối một phần danh mục: sửa ghi chú cho đúng với hàng hoá, dịch vụ được bảo hộ; đừng để dòng chữ bao trùm cả những sản phẩm bị loại.
- Khi đơn bị từ chối hoàn toàn hoặc bị coi như rút bỏ: gỡ dòng "đã nộp đơn" ở những nơi dễ sửa; với bao bì đã in, cân nhắc dùng hết lô hiện có rồi in lại không có dòng đó, hoặc dán đè nếu cần.
- Thông báo cho đại lý, đối tác có nhận tài liệu cũ về tình trạng mới.
Việc cập nhật trang bán hàng thường mất vài phút; việc quên cập nhật có thể kéo dài nhiều năm. Đặt nhắc việc gắn với mỗi lần tra tình trạng đơn là cách đơn giản để không quên.
Ví dụ giả định: một xưởng đan lát ở Bắc Ninh
Ví dụ giả định: một xưởng đan lát mây tre ở Bắc Ninh nộp đơn nhãn hiệu, rồi in một lô hộp lớn có dòng "Thương hiệu độc quyền đã đăng ký". Một nhà phân phối ở nước ngoài tra cứu, thấy đơn mới ở giai đoạn chờ thẩm định, và yêu cầu xưởng giải thích trước khi ký hợp đồng.
Xưởng sửa lại theo hướng trung thực: trên trang giới thiệu ghi "Nhãn hiệu đã nộp đơn đăng ký tại Cục Sở hữu trí tuệ, đơn số …, đang được xem xét, cập nhật tháng …"; trong hồ sơ chào hàng ghi rõ chưa có văn bằng; lô hộp mới in dòng ngắn "Nhãn hiệu đã nộp đơn đăng ký"; lô hộp cũ dán đè một tem nhỏ. Hợp đồng với nhà phân phối có điều khoản xử lý nếu đơn bị từ chối.
Chi phí dán đè và in lại không nhỏ với một xưởng nhỏ, nhưng thấp hơn nhiều so với việc mất một đối tác hoặc bị xử lý vì chỉ dẫn sai. Bài học là viết dòng ghi chú ngay từ đầu cho đúng, để khỏi phải sửa trên hàng nghìn chiếc hộp.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc ghi "đã nộp đơn đăng ký" lên bao bì không?
Không bắt buộc. Đây là thông tin tự nguyện; nội dung bắt buộc trên nhãn hàng hoá thuộc một mảng quy định khác. Nếu chọn ghi, bạn phải đảm bảo câu chữ đúng với tình trạng thật của đơn.
Ghi "đã đăng ký nhãn hiệu" khi đơn còn chờ có sao không?
Có rủi ro, vì người đọc dễ hiểu là nhãn đã có văn bằng. Nên ghi "đã nộp đơn đăng ký" hoặc "đang trong quá trình đăng ký bảo hộ" để không gây hiểu lầm.
Có nên ghi số đơn lên bao bì không?
Không cần thiết trên bao bì vì số đơn dài và ít người đọc. Số đơn hợp ghi ở trang bán hàng hoặc hồ sơ chào hàng, nơi đối tác có thể dùng để tự tra cứu.
Khi nào thì được dùng ký hiệu ® ?
Khi nhãn đã được cấp văn bằng bảo hộ tại Việt Nam và còn hiệu lực, cho đúng hàng hoá, dịch vụ được bảo hộ. Trước đó không nên dùng vì có thể bị coi là chỉ dẫn sai về tình trạng bảo hộ.
Đơn bị từ chối thì bao bì đã in dòng "đã nộp đơn" xử lý thế nào?
Dòng chữ đó nói về một việc đã xảy ra, nhưng để lâu có thể gây hiểu lầm rằng đơn vẫn đang chờ. Nên gỡ ở trang bán hàng ngay, còn bao bì thì cân nhắc dùng hết lô hiện có hoặc dán đè, và in lại lô mới không có dòng đó.
Hợp đồng với đại lý nên ghi gì về nhãn đang chờ?
Nên ghi rõ đơn đang chờ, chưa có văn bằng, số đơn và ngày nộp, kèm điều khoản xử lý nếu đơn bị từ chối như đổi tên, bao bì tồn, chia chi phí. Sự rõ ràng này bảo vệ cả hai bên.