Một nhãn được bảo hộ tại Việt Nam qua hệ thống Madrid được gia hạn tại Văn phòng quốc tế của Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới cho cả đăng ký quốc tế, không nộp yêu cầu gia hạn riêng ở Cục Sở hữu trí tuệ. Hạn tính theo ngày đăng ký quốc tế, và phần chỉ định Việt Nam đi theo nhịp đó.
Bài này dành cho hai nhóm người đọc: doanh nghiệp Việt Nam có đăng ký quốc tế xuất phát từ đơn nộp tại Việt Nam, và người phụ trách nhãn cho doanh nghiệp nước ngoài có chỉ định Việt Nam. Việc nộp đơn quốc tế ra nước ngoài là chủ đề riêng; ở đây chỉ bàn chuyện giữ hiệu lực và theo dõi tình trạng phần Việt Nam. Quy định của hệ thống Madrid và biểu phí có thể thay đổi, bạn đối chiếu hướng dẫn hiện hành của Văn phòng quốc tế trước khi nộp.
Văn bằng quốc gia và đăng ký quốc tế: hai thứ, hai lịch
Nhiều doanh nghiệp Việt Nam đi theo con đường: nộp đơn tại Cục, có văn bằng quốc gia, rồi dựa vào đơn hoặc văn bằng đó nộp đăng ký quốc tế chỉ định một số nước. Khi đó doanh nghiệp có hai thứ độc lập về thời hạn. Văn bằng quốc gia hết hạn sau 10 năm tính từ ngày nộp đơn tại Việt Nam và gia hạn tại Cục. Đăng ký quốc tế hết hạn sau 10 năm tính từ ngày đăng ký quốc tế và gia hạn tại Văn phòng quốc tế.
Gia hạn một bên không tự động gia hạn bên kia. Nhiều người lầm tưởng rằng đã gia hạn đăng ký quốc tế thì văn bằng gốc ở Việt Nam cũng được kéo theo, hoặc ngược lại. Lưu ý thêm: một đăng ký quốc tế có chỉ định Việt Nam không bao giờ chỉ định nước xuất xứ của chính nó, nên doanh nghiệp Việt Nam muốn được bảo hộ trong nước thì phải dựa vào văn bằng quốc gia, và văn bằng đó cần được giữ hiệu lực riêng.
Với doanh nghiệp nước ngoài có chỉ định Việt Nam, câu chuyện đơn giản hơn: họ chỉ có một đăng ký quốc tế, phần Việt Nam là một trong các phần chỉ định. Gia hạn đăng ký quốc tế, nếu có giữ Việt Nam trong danh sách, là đủ để phần Việt Nam tiếp tục.
Một ví dụ giả định cho dễ hình dung: doanh nghiệp nộp đơn tại Cục năm 2016, được cấp văn bằng, rồi năm 2018 dựa vào văn bằng đó nộp đăng ký quốc tế chỉ định thêm vài nước trong khu vực. Văn bằng quốc gia tới hạn vào năm 2026, còn đăng ký quốc tế tới hạn vào năm 2028. Người phụ trách chỉ ghi một mốc chung là cách nhanh nhất để lỡ một trong hai kỳ, vì hai mốc cách nhau cả hai năm và nộp ở hai nơi khác nhau.
Hai lịch khác nhau này là lý do doanh nghiệp có cả hai loại đăng ký nên theo dõi chúng như hai dòng riêng trong bảng quản lý, mỗi dòng một mốc và một nơi nộp.
So sánh nhanh hai đường gia hạn
Bảng tóm lược những điểm khác nhau chính. Chi tiết thủ tục và phí của hệ thống Madrid do Văn phòng quốc tế công bố và có thể thay đổi.
| Điểm so sánh | Văn bằng quốc gia Việt Nam | Đăng ký quốc tế có chỉ định Việt Nam |
|---|---|---|
| Mốc tính 10 năm | Ngày nộp đơn tại Việt Nam | Ngày đăng ký quốc tế |
| Nơi nộp gia hạn | Cục Sở hữu trí tuệ | Văn phòng quốc tế, trực tiếp hoặc qua cơ quan theo quy định |
| Phí nộp cho | Cục, theo biểu phí trong nước | Văn phòng quốc tế, theo biểu phí của hệ thống Madrid |
| Ân hạn | Theo quy định trong nước, đối chiếu hiện hành | Có thời gian ân hạn kèm phụ phí, đối chiếu hiện hành |
| Gia hạn một phần | Bớt nhóm, bớt sản phẩm | Có thể không gia hạn cho một số nước chỉ định |
Điểm đáng chú ý nhất là cột cuối: với đăng ký quốc tế, việc "gia hạn một phần" thường hiểu theo nước chỉ định. Bạn có thể quyết định không gia hạn cho một số nước không còn kinh doanh, trong khi vẫn giữ Việt Nam.
Gia hạn đăng ký quốc tế: các bước chính
Trình tự dưới đây mô tả theo nguyên lý của hệ thống Madrid. Giao diện và tên công cụ trực tuyến của Văn phòng quốc tế có thể thay đổi.
- Xác định số đăng ký quốc tế và ngày đăng ký quốc tế, xem danh sách các nước đang được chỉ định và còn hiệu lực.
- Theo thông lệ, Văn phòng quốc tế gửi thư nhắc không chính thức cho chủ đăng ký hoặc đại diện khoảng sáu tháng trước hạn. Không nhận được thư này không phải lý do để được miễn trễ hạn, nên đừng chờ thư.
- Quyết định giữ những nước nào. Kiểm tra Việt Nam có trong danh sách và phần Việt Nam đã được chấp nhận bảo hộ, không bị từ chối toàn bộ.
- Nộp yêu cầu gia hạn và nộp phí cho Văn phòng quốc tế, qua công cụ trực tuyến của họ hoặc qua kênh được phép khác. Phí gồm phần cơ bản và phần theo từng nước chỉ định, tính theo biểu phí hiện hành.
- Nhận xác nhận gia hạn. Văn phòng quốc tế ghi vào Sổ đăng ký quốc tế, công bố và thông báo cho cơ quan của các nước chỉ định, trong đó có Cục.
- Kiểm tra phần Việt Nam trên cơ sở dữ liệu của Cục sau một thời gian, chắc rằng tình trạng đã được cập nhật.
Doanh nghiệp Việt Nam có đăng ký quốc tế cũng cần nhớ bước kiểm tra văn bằng quốc gia gốc, vì văn bằng đó có lịch gia hạn riêng ở Cục.
Kiểm tra phần chỉ định Việt Nam sau khi gia hạn
Sau khi Văn phòng quốc tế ghi nhận gia hạn, thông tin được chuyển tới cơ quan sở hữu trí tuệ của từng nước chỉ định. Ở Việt Nam, cơ sở dữ liệu tra cứu nhãn hiệu của Cục có hồ sơ cho các nhãn đăng ký quốc tế có chỉ định Việt Nam, tra được bằng số đăng ký quốc tế. Việc cập nhật trong cơ sở dữ liệu quốc gia có độ trễ nhất định so với dữ liệu của Văn phòng quốc tế.
Khi kiểm tra, đọc ba thông tin: tình trạng của phần Việt Nam (đã được chấp nhận bảo hộ hay còn đang xét, bị từ chối một phần hay toàn bộ), ngày hết hạn mới, và tên chủ sở hữu. Nếu ngày hết hạn trong hồ sơ Việt Nam chưa đổi sau một thời gian dài, so với dữ liệu của Văn phòng quốc tế. Dữ liệu quốc tế là nguồn gốc của việc gia hạn; nếu bên đó đã ghi nhận, phần Việt Nam thường chỉ là chậm cập nhật.
Nhiều doanh nghiệp cần giấy tờ chứng minh nhãn đang có hiệu lực tại Việt Nam, chẳng hạn để đăng ký gian hàng chính hãng hay làm việc với cơ quan thực thi. Với nhãn quốc tế, giấy tờ đó có thể là bản trích lục từ Sổ đăng ký quốc tế, kèm thông tin về việc Việt Nam đã chấp nhận bảo hộ. Hỏi Cục về loại xác nhận phù hợp nếu bên yêu cầu cần giấy tờ do cơ quan Việt Nam cấp.
Những tình huống hay gây nhầm
Phần Việt Nam từng bị từ chối toàn bộ. Nếu Cục đã từ chối bảo hộ toàn bộ đối với phần chỉ định Việt Nam và quyết định đó đã có hiệu lực, việc gia hạn đăng ký quốc tế không làm phần Việt Nam sống lại. Kiểm tra lịch sử xét nghiệm trước khi tính phí cho Việt Nam.
Chủ sở hữu đã đổi. Chuyển nhượng đăng ký quốc tế được ghi nhận tại Văn phòng quốc tế, không phải tại Cục. Nếu thay đổi chưa được ghi nhận, người nộp gia hạn có thể không khớp với chủ trên sổ quốc tế.
Phụ thuộc vào văn bằng gốc. Trong một khoảng thời gian đầu tính từ ngày đăng ký quốc tế, đăng ký quốc tế phụ thuộc vào đơn hoặc văn bằng gốc ở nước xuất xứ. Vấn đề này thường đã qua khi tới kỳ gia hạn đầu tiên, nhưng nếu văn bằng gốc gặp sự cố sớm, nên hỏi người làm nghề.
Muốn thêm nước mới. Gia hạn không phải cách thêm nước. Muốn bổ sung chỉ định, dùng thủ tục chỉ định sau, là thủ tục riêng của hệ thống Madrid.
Khi nào nên nhờ đại diện
Gia hạn một đăng ký quốc tế đơn giản, chủ sở hữu không đổi, có thể tự làm qua công cụ trực tuyến của Văn phòng quốc tế, nếu người phụ trách đọc được tiếng Anh hoặc một ngôn ngữ làm việc khác của hệ thống. Phần khó thường không nằm ở thao tác nộp mà ở việc tính phí cho từng nước và quyết định giữ nước nào.
Doanh nghiệp có nhiều nước chỉ định, có chuyển nhượng chưa ghi nhận, hoặc có phần chỉ định đang bị từ chối ở vài nước nên nhờ tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp quen với hệ thống Madrid rà soát trước khi nộp. Họ cũng giúp kiểm tra phần Việt Nam trên cơ sở dữ liệu của Cục, vốn là việc người ở nước ngoài khó tự làm.
Dù tự làm hay nhờ người, hãy lưu xác nhận gia hạn của Văn phòng quốc tế và kết quả tra cứu phần Việt Nam sau khi cập nhật vào cùng hồ sơ với văn bằng quốc gia, để mọi giấy tờ về một nhãn nằm ở một chỗ.
Câu hỏi thường gặp
Nhãn đăng ký quốc tế có chỉ định Việt Nam có gia hạn tại Cục Sở hữu trí tuệ không?
Không. Đăng ký quốc tế được gia hạn tại Văn phòng quốc tế của Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới cho cả đăng ký; sau đó Văn phòng quốc tế thông báo cho các nước chỉ định, trong đó có Việt Nam. Cục cập nhật hồ sơ phần Việt Nam theo thông báo đó.
Hạn của đăng ký quốc tế tính từ ngày nào?
Tính 10 năm từ ngày đăng ký quốc tế, không phải từ ngày nộp đơn tại Việt Nam hay ngày Cục chấp nhận bảo hộ phần Việt Nam. Vì vậy văn bằng quốc gia và đăng ký quốc tế của cùng một nhãn thường có hai mốc hết hạn khác nhau.
Gia hạn đăng ký quốc tế có tự gia hạn văn bằng gốc ở Việt Nam không?
Không. Văn bằng quốc gia gốc có lịch gia hạn riêng tại Cục. Doanh nghiệp có cả hai loại phải nộp hai yêu cầu riêng, đúng hạn của từng loại, và trả phí cho từng nơi.
Có thể gia hạn đăng ký quốc tế nhưng bỏ một số nước không?
Thông thường có thể chọn không gia hạn cho một số nước chỉ định. Trước khi bỏ, cân nhắc kế hoạch kinh doanh ở nước đó, vì muốn bảo hộ lại sẽ phải dùng thủ tục khác và xếp hàng như người nộp mới.
Làm sao biết phần Việt Nam đã được cập nhật sau khi gia hạn?
Tra cơ sở dữ liệu nhãn hiệu của Cục bằng số đăng ký quốc tế và xem ngày hết hạn, tình trạng phần Việt Nam. Nếu chưa thay đổi sau một thời gian, so với dữ liệu của Văn phòng quốc tế; có thể chỉ là độ trễ cập nhật.