Cách lưu hồ sơ nhãn hiệu gọn nhất cho doanh nghiệp nhỏ là chia theo số đơn: mỗi đơn một bìa giấy và một thư mục số cùng tên, bên trong xếp theo thứ tự thời gian, tên tệp bắt đầu bằng ngày ghi trên văn bản. Bản gốc văn bằng và các văn bản có giá trị chứng minh cất riêng ở nơi an toàn, còn bản quét dùng hằng ngày nằm trên thư mục dùng chung có phân quyền.
Hồ sơ nhãn hiệu có một đặc điểm khó chịu: phần lớn thời gian không ai cần đến, rồi đột nhiên cần gấp. Khi đối tác đòi xem văn bằng, khi sàn thương mại điện tử yêu cầu chứng minh quyền, khi có người dùng nhãn tương tự và cần chứng cứ mình dùng trước, hay khi đến kỳ gia hạn sau mười năm. Lúc đó, một hệ thống lưu trữ tốt là thứ phân biệt năm phút và năm ngày.
Hồ sơ của một nhãn gồm những gì
Hồ sơ của một nhãn không chỉ là văn bằng. Từ lúc nộp đơn, doanh nghiệp tích luỹ dần: tờ khai và mẫu nhãn đã nộp, chứng từ nộp phí và lệ phí, thông báo chấp nhận đơn hợp lệ, các thông báo trong quá trình thẩm định, văn bản trả lời của doanh nghiệp, thông báo dự định cấp văn bằng, văn bằng, rồi về sau là hồ sơ gia hạn, sửa đổi, hợp đồng chuyển nhượng hay li-xăng nếu có.
Bên cạnh giấy tờ với Cục Sở hữu trí tuệ còn có nhóm thứ hai thường bị lãng quên: chứng cứ sử dụng nhãn. Hoá đơn bán hàng mang nhãn, ảnh bao bì qua từng năm, ảnh mặt tiền cửa hàng, ấn phẩm quảng cáo, hợp đồng với nhà phân phối. Những thứ này có thể cần khi có người yêu cầu chấm dứt hiệu lực vì cho rằng nhãn không được sử dụng, hoặc khi phải chứng minh nhãn đã được dùng từ lâu.
Nhóm thứ ba là thư từ với đại diện sở hữu công nghiệp và các ghi chú nội bộ. Chúng không có giá trị pháp lý như văn bản của Cục, nhưng giải thích vì sao doanh nghiệp đã quyết định như vậy, điều rất cần khi người phụ trách thay đổi.
Cấu trúc thư mục gợi ý
Cấu trúc dưới đây dùng được cho cả tủ hồ sơ giấy lẫn thư mục số. Giữ hai bên giống nhau để ai quen một bên là tìm được bên kia.
| Cấp | Tên | Chứa gì |
|---|---|---|
| Cấp 1 | Nhãn hiệu (thư mục gốc) | Bảng theo dõi tổng, danh mục bàn giao, các mẫu dùng chung |
| Cấp 2 | Số đơn kèm tên nhãn ngắn | Mỗi đơn một thư mục, kể cả đơn đã rút hay bị từ chối |
| Cấp 3 | Nộp đơn | Tờ khai, mẫu nhãn, chứng từ phí, giấy uỷ quyền |
| Cấp 3 | Thư từ với Cục | Mọi thông báo của Cục và văn bản trả lời, xếp theo ngày |
| Cấp 3 | Văn bằng và sau cấp | Bản quét văn bằng, hồ sơ gia hạn, sửa đổi, hợp đồng liên quan |
| Cấp 3 | Chứng cứ sử dụng | Ảnh bao bì, hoá đơn mẫu, ấn phẩm, chia theo năm |
| Cấp 3 | Trao đổi và ghi chú | Thư với đại diện, biên bản họp, ghi chú quyết định |
Không nên chia cấp 2 theo năm nộp hay theo nhóm hàng. Số đơn là thứ duy nhất không đổi suốt đời của đơn, và là thứ Cục dùng để gọi đơn đó trong mọi văn bản.
Quy tắc đặt tên tệp số
Bắt đầu bằng ngày ghi trên văn bản. Viết theo dạng năm, tháng, ngày để thư mục tự xếp đúng thứ tự thời gian. Dùng ngày ghi trên văn bản, không dùng ngày quét, vì hạn trả lời thường tính từ ngày trên văn bản.
Tiếp theo là loại văn bản. Dùng một bộ từ cố định do doanh nghiệp tự quy ước, ví dụ "to-khai", "tb-hop-le", "tb-tu-choi-du-dinh", "tra-loi", "van-bang". Ai cũng gõ cùng một từ thì tìm kiếm mới có tác dụng.
Cuối cùng là ghi chú ngắn nếu cần. Ví dụ "ban-ky" để phân biệt bản đã ký với bản nháp. Tránh tên kiểu "moi", "final", "sua-lan-2" vì vài tháng sau không ai biết bản nào mới nhất.
Không dùng dấu tiếng Việt và khoảng trắng trong tên tệp. Một số phần mềm và hệ thống lưu trữ xử lý tên có dấu không đều, dễ sinh lỗi khi chuyển máy hay nén gửi đi.
Bản gốc giấy: cất ở đâu, ai giữ
Văn bằng bản giấy, các văn bản có chữ ký và dấu gốc nên cất trong một tủ có khoá, ở trụ sở doanh nghiệp, có danh mục kèm theo. Không nên để bản gốc ở nhà riêng của người phụ trách, ở văn phòng đại diện hay ở cửa hàng, nơi dễ mất và khó đòi lại.
Mỗi lần bản gốc rời tủ, ví dụ mang đi công chứng hay nộp kèm hồ sơ, ghi vào sổ mượn: ngày, người mang, lý do, ngày trả. Rất nhiều văn bằng "biến mất" chỉ vì được mang đi một lần rồi nằm lại trong cặp của ai đó.
Nếu văn bằng được cấp ở dạng điện tử, bản điện tử đó cần được lưu ở nơi an toàn với bản sao dự phòng, và cần biết cách kiểm chứng tính xác thực của nó theo hướng dẫn của Cục. Không nên chỉ lưu trong hộp thư của một người.
Trường hợp bản gốc bị mất, quyền của doanh nghiệp không mất theo, vì quyền được ghi nhận trong sổ đăng ký của Cục. Doanh nghiệp có thể đề nghị cấp phó bản hoặc cấp lại theo thủ tục hiện hành, nhưng sẽ mất thời gian và chi phí mà lẽ ra tránh được.
Lưu chứng cứ sử dụng nhãn mỗi năm
Chứng cứ sử dụng nên được lưu đều đặn, không đợi khi bị yêu cầu mới đi tìm. Một quy trình nhỏ mỗi năm:
- Chụp ảnh bao bì, nhãn dán, biển hiệu đang dùng của từng nhãn, ghi ngày chụp.
- Lưu một vài hoá đơn bán hàng có thể hiện tên nhãn hoặc sản phẩm mang nhãn, che thông tin cá nhân của khách nếu cần.
- Lưu bản ấn phẩm quảng cáo, bài đăng giới thiệu sản phẩm, hợp đồng phân phối có nhắc đến nhãn.
- Ghi những thay đổi trong năm: đổi màu, đổi kiểu chữ, thêm dòng sản phẩm.
- Xếp vào thư mục "chứng cứ sử dụng" của từng đơn, chia theo năm.
Luật Sở hữu trí tuệ cho phép yêu cầu chấm dứt hiệu lực văn bằng khi nhãn không được chủ sở hữu hoặc người được phép sử dụng trong một thời gian liên tục nhất định mà không có lý do chính đáng. Có chứng cứ sử dụng xếp theo năm là cách phòng thủ rẻ nhất. Thời hạn cụ thể và cách chứng minh nên đối chiếu bản hợp nhất hiện hành.
Lỗi lưu trữ hay gặp
Những lỗi dưới đây gặp nhiều ở doanh nghiệp có từ ba nhãn trở lên:
- Thư mục chia theo tên người phụ trách, người nghỉ là cả nhánh thư mục không ai hiểu.
- Bản quét mờ, mất góc, không đọc được ngày trên văn bản.
- Lưu bản nháp văn bản trả lời mà không lưu bản đã nộp, không biết thực tế đã gửi Cục nội dung gì.
- Chỉ lưu thông báo của Cục, quên lưu phong bì hoặc bằng chứng ngày nhận khi cần chứng minh nhận muộn.
- Để văn bằng gốc ở đại diện nhiều năm.
- Không có bản sao dự phòng của thư mục số; máy hỏng là mất hết.
- Lưu văn bằng và thông báo trong hộp thư điện tử cá nhân của nhân viên, người đó nghỉ việc là hộp thư bị khoá theo.
- Mỗi người tự đặt tên tệp một kiểu, cùng một văn bản có ba bản mang ba tên khác nhau, không ai dám xoá bản nào.
Mỗi năm một lần, lấy ngẫu nhiên vài đơn và thử tìm ba văn bản bất kỳ trong hồ sơ của nó. Nếu mất hơn vài phút, hệ thống lưu trữ đang có vấn đề.
Phân quyền thư mục số và bản sao dự phòng
Thư mục số của hồ sơ nhãn hiệu nên nằm trên nơi lưu trữ dùng chung thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp, đăng ký bằng tài khoản của doanh nghiệp, không phải tài khoản cá nhân của một nhân viên. Khi người phụ trách nghỉ việc, doanh nghiệp vẫn giữ toàn quyền với dữ liệu mà không phải đi xin lại.
Phân quyền theo nguyên tắc ít nhất cần thiết: người giữ bảng theo dõi được sửa, chủ doanh nghiệp và kế toán được xem, đại diện sở hữu công nghiệp chỉ được xem thư mục của những đơn họ phụ trách. Quyền xoá nên giới hạn cho một hoặc hai người. Một lần xoá nhầm cả thư mục mà không ai phát hiện có thể chỉ lộ ra nhiều năm sau, đúng lúc cần đến.
Bản sao dự phòng nên tự động, ở một nơi tách biệt với bản chính, và được kiểm tra khôi phục thử ít nhất mỗi năm một lần. Bản sao chưa từng thử mở lại thì chưa chắc dùng được. Với doanh nghiệp rất nhỏ, một ổ cứng rời cất ở chỗ khác văn phòng, cập nhật mỗi tháng, đã tốt hơn nhiều so với không có gì.
Bao lâu thì được bỏ hồ sơ
Hồ sơ của một nhãn còn hiệu lực nên giữ toàn bộ, kể cả những thông báo tưởng không còn giá trị. Một văn bản trả lời từ nhiều năm trước có thể cần đến khi ai đó tranh chấp phạm vi bảo hộ, vì nó cho thấy doanh nghiệp đã lập luận gì trong quá trình thẩm định.
Với nhãn đã hết hiệu lực hoặc đơn đã bị từ chối, vẫn nên giữ ít nhất các văn bản chính, chuyển vào một khu "lưu trữ" riêng. Chúng có ích khi doanh nghiệp muốn nộp lại, khi cần chứng minh mình từng dùng nhãn từ trước, hoặc khi đối chiếu với đơn của người khác.
Chứng cứ sử dụng nên giữ lâu dài, vì càng lâu càng có giá trị chứng minh lịch sử sử dụng. Thời gian lưu giữ chứng từ kế toán là một quy định khác thuộc mảng kế toán, thuế; hồ sơ nhãn hiệu thì nên giữ theo đời sống của nhãn chứ không theo kỳ kế toán.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ lưu bản quét, bỏ bản giấy có được không?
Với thông báo thường thì bản quét rõ nét thường đủ dùng hằng ngày. Văn bằng và các văn bản có chữ ký, dấu gốc thì nên giữ bản giấy, vì có lúc cần xuất trình hoặc công chứng bản sao từ bản gốc.
Có nên đặt thư mục theo nhóm hàng hoá thay vì số đơn không?
Không nên làm cấp chính. Một đơn có thể nhiều nhóm và nhóm có thể bị thu hẹp sau thẩm định. Số đơn không bao giờ đổi, nên chia theo số đơn rồi ghi nhóm hàng trong bảng theo dõi là gọn nhất.
Văn bằng điện tử thì lưu thế nào cho an toàn?
Lưu tệp gốc ở thư mục dùng chung có phân quyền của doanh nghiệp, kèm ít nhất một bản sao dự phòng ở nơi khác. Ghi lại cách kiểm chứng tính xác thực theo hướng dẫn của Cục và không chỉ để trong hộp thư cá nhân.
Chứng cứ sử dụng nhãn cần lưu những loại nào?
Ảnh bao bì và biển hiệu có ngày, hoá đơn bán hàng thể hiện sản phẩm mang nhãn, ấn phẩm quảng cáo, hợp đồng phân phối. Lưu đều mỗi năm, chia theo năm, để khi cần có thể cho thấy nhãn được dùng liên tục.
Hồ sơ của nhãn đã hết hiệu lực có nên huỷ không?
Không nên huỷ ngay. Giữ các văn bản chính và chứng cứ sử dụng trong khu lưu trữ riêng, vì chúng có thể cần khi muốn nộp lại, khi có tranh chấp với người khác về việc ai dùng nhãn trước.