Một nhãn hiệu đã được cấp văn bằng tại Việt Nam có hiệu lực trên toàn lãnh thổ, nên mở thêm cửa hàng hay chi nhánh ở tỉnh khác không cần nộp thêm đơn cho cùng nhãn và cùng loại hàng hoá, dịch vụ. Việc cần làm là giữ cho nhãn đứng tên đúng chủ, mọi điểm bán dùng đúng mẫu đã đăng ký, các bên không phải chủ sở hữu được phép dùng nhãn một cách rõ ràng, và chứng cứ sử dụng được gom về một chỗ.
Chuỗi nhỏ, từ hai đến mươi điểm bán, thường lớn lên theo kiểu mỗi cửa hàng tự xoay xở: cửa hàng thứ hai do em họ quản lý, cửa hàng thứ ba hùn vốn với bạn, cửa hàng ở tỉnh khác do người quen nhận làm theo kiểu nhượng quyền miệng. Nhãn hiệu thì chỉ có một văn bằng. Bài này đi qua những điểm cần sắp lại khi chuỗi còn nhỏ, trước khi nó trở thành tranh chấp.
Hiệu lực toàn quốc và hiểu lầm "mỗi tỉnh một đơn"
Văn bằng bảo hộ nhãn hiệu do Cục Sở hữu trí tuệ cấp có hiệu lực trên toàn lãnh thổ Việt Nam, không chia theo tỉnh. Một cửa hàng ở Cần Thơ và một cửa hàng ở Hà Nội cùng dùng một nhãn cho cùng loại dịch vụ thì đều nằm trong phạm vi của một văn bằng. Hiểu lầm "mở ở tỉnh mới phải đăng ký lại" có lẽ xuất phát từ việc mỗi địa điểm kinh doanh phải làm thủ tục đăng ký kinh doanh riêng với cơ quan địa phương; đó là thủ tục khác, không liên quan đến nhãn hiệu.
Điều có thể khiến chuỗi cần nộp thêm đơn là phạm vi hàng hoá, dịch vụ, không phải địa bàn. Ví dụ giả định: chuỗi quán cà phê đã đăng ký nhãn cho dịch vụ ăn uống, nay bán thêm cà phê rang đóng gói tại quầy và trên sàn thương mại điện tử. Cà phê đóng gói là hàng hoá thuộc nhóm khác với dịch vụ ăn uống, nên phần này chưa chắc đã được bảo hộ theo văn bằng hiện có.
Cũng tương tự với biến thể của nhãn. Cửa hàng mới dùng biển hiệu thêm chữ, đổi màu, hoặc ghép tên địa phương vào nhãn thì mẫu đang dùng có thể khác mẫu đã đăng ký. Mức khác bao nhiêu thì còn coi là cùng nhãn là câu hỏi nội dung, nên hỏi đại diện hoặc tham khảo phần giải thích trên NhanHieuVietNam.com.
Ai đang vận hành điểm bán, và nhãn nên đứng tên ai
Cách tổ chức pháp lý của từng điểm bán quyết định ai là người dùng nhãn trước pháp luật. Bảng dưới đây gom các mô hình hay gặp ở chuỗi nhỏ.
| Mô hình điểm bán | Tư cách pháp lý | Nhãn nên đứng tên | Điểm cần làm rõ |
|---|---|---|---|
| Chi nhánh, địa điểm kinh doanh của cùng doanh nghiệp | Không phải pháp nhân riêng, thuộc doanh nghiệp | Doanh nghiệp | Không cần giấy phép dùng nhãn riêng; cần quy tắc dùng nhãn nội bộ |
| Cửa hàng do một công ty khác cùng chủ vận hành | Pháp nhân riêng | Một công ty chủ quản giữ nhãn | Nên có văn bản cho phép công ty kia dùng nhãn |
| Cửa hàng hùn vốn với người ngoài | Tuỳ cách góp vốn | Bên giữ nhãn ghi rõ trong thoả thuận góp vốn | Khi chia tay thì nhãn ở lại với ai |
| Điểm bán do người khác bỏ vốn, dùng tên chuỗi | Chủ thể độc lập | Chủ chuỗi | Hợp đồng li-xăng hoặc nhượng quyền bằng văn bản |
| Hộ kinh doanh của người thân dùng tên chung | Hộ kinh doanh riêng | Một chủ thể duy nhất, không chia nhau | Văn bản cho phép dùng nhãn, dù là người nhà |
Nguyên tắc chung: một nhãn, một chủ đứng tên, các bên còn lại dùng nhãn theo sự cho phép bằng văn bản. Trường hợp nhãn đã lỡ đứng tên một cá nhân trong khi chuỗi chạy bằng công ty, cách sắp lại được bàn riêng trong bài về nhãn đứng tên lẫn lộn giữa cá nhân và công ty trong danh mục này.
Cho người khác dùng nhãn: ba điều tối thiểu
Có văn bản, kể cả với người quen. Thoả thuận miệng là nguồn tranh chấp phổ biến nhất khi chuỗi tách ra. Văn bản cho phép dùng nhãn, thường là hợp đồng li-xăng, ghi nhãn nào, cho hàng hoá dịch vụ nào, ở đâu, trong bao lâu, và khi chấm dứt thì gỡ biển, bao bì ra sao. Loại li-xăng nào phù hợp và có nên đăng ký hợp đồng tại Cục là câu hỏi nên đọc kỹ trước khi ký.
Ghi rõ ai chịu trách nhiệm chất lượng. Người mua không phân biệt cửa hàng nào là của chủ chuỗi, cửa hàng nào do người khác vận hành. Một điểm bán làm kém là cả nhãn bị ảnh hưởng. Văn bản nên có quyền kiểm tra và yêu cầu khắc phục của chủ nhãn.
Nếu là nhượng quyền thương mại, kiểm thêm quy định riêng. Nhượng quyền thương mại có quy định riêng trong pháp luật thương mại, có thể kèm nghĩa vụ đăng ký hoặc thông báo với cơ quan quản lý. Đây là mảng ngoài phạm vi theo dõi nhãn hiệu; khi chuỗi bắt đầu thu phí nhượng quyền, nên hỏi người làm nghề về thủ tục hiện hành.
Lập sổ điểm bán gắn với nhãn
Bảng theo dõi nhãn hiệu cho biết đơn nào đang ở đâu với Cục. Chuỗi cửa hàng cần thêm một sổ thứ hai, trả lời câu hỏi nhãn đang được dùng ở đâu, bởi ai. Cách lập:
- Liệt kê mọi điểm đang dùng nhãn: cửa hàng, ki-ốt, gian hàng trên sàn thương mại điện tử, trang bán hàng trên mạng xã hội, xe bán hàng lưu động.
- Với mỗi điểm, ghi chủ thể vận hành, địa chỉ theo tên đơn vị hành chính hiện hành, ngày bắt đầu dùng nhãn.
- Ghi căn cứ được dùng nhãn: thuộc doanh nghiệp, hay theo văn bản cho phép số mấy, hiệu lực đến ngày nào.
- Ghi số văn bằng hoặc số đơn mà điểm đó đang dựa vào, và nhóm hàng hoá dịch vụ đang thực sự bán.
- Đánh dấu điểm nào dùng mẫu nhãn khác mẫu đã đăng ký, để đưa vào buổi rà soát.
- Cập nhật mỗi khi mở mới, đóng cửa, đổi người vận hành.
Sổ điểm bán và bảng theo dõi nên nằm cạnh nhau trong cùng thư mục hồ sơ nhãn hiệu. Khi cần trả lời câu hỏi kiểu "văn bằng này hết hạn thì những cửa hàng nào bị ảnh hưởng", hai bảng ghép lại cho câu trả lời ngay.
Gom chứng cứ sử dụng từ từng điểm bán
Chứng cứ sử dụng nhãn có ích trong nhiều tình huống: chứng minh nhãn đang được dùng thật khi có người yêu cầu chấm dứt hiệu lực vì không sử dụng, chứng minh đã dùng từ lâu khi có người nộp đơn nhãn tương tự, hay đơn giản là đáp ứng yêu cầu của sàn thương mại điện tử. Với chuỗi, chứng cứ nằm rải rác ở từng điểm bán, và nếu không có quy trình thì không ai gửi về.
Cách nhẹ nhất là mỗi quý, người quản lý từng điểm chụp vài ảnh mặt tiền, quầy, bao bì đang dùng, kèm một hoá đơn có tên sản phẩm mang nhãn, gửi về người giữ hồ sơ. Ảnh nên có ngày, không cần chuyên nghiệp. Người giữ hồ sơ xếp vào thư mục chứng cứ sử dụng của nhãn tương ứng, chia theo năm và theo điểm bán.
Với gian hàng trên sàn thương mại điện tử và trang bán hàng trên mạng xã hội, chứng cứ dễ mất hơn vì trang có thể bị sửa, bị khoá hoặc xoá. Nên chụp lại toàn trang có thể hiện ngày, lưu cả đường dẫn trong ghi chú nội bộ, và giữ các báo cáo doanh số mà sàn cho phép tải về. Một tệp ảnh chụp màn hình rõ ngày tháng của mỗi quý thường đủ để cho thấy nhãn được dùng liên tục trên kênh đó.
Lưu ý rằng chứng cứ từ điểm bán do bên được li-xăng vận hành cũng có giá trị cho chủ nhãn, vì việc sử dụng của người được phép cũng được tính là sử dụng nhãn. Đây là một lý do nữa để mọi điểm dùng nhãn đều có văn bản cho phép rõ ràng: không có văn bản, việc họ dùng nhãn khó được coi là sử dụng của chủ sở hữu.
Đầu mối nhận thư và những rủi ro khi chuỗi lớn dần
Chuỗi càng nhiều điểm, thư từ liên quan đến nhãn càng dễ đi lạc. Những tình huống hay gặp và cách phòng:
- Thông báo của Cục gửi về địa chỉ chủ đơn ghi trong đơn, có thể là cửa hàng đầu tiên nay đã chuyển chỗ. Nên cập nhật địa chỉ chủ đơn hoặc chỉ định đại diện nhận thư ổn định.
- Điểm bán nhận được văn bản cảnh báo xâm phạm từ người khác, hoặc phát hiện bên ngoài dùng nhãn giống, nhưng không biết báo ai. Nên quy định một người duy nhất nhận và xử lý mọi việc liên quan đến nhãn.
- Người vận hành một điểm bán tự nộp đơn nhãn hiệu cho biến thể của tên chuỗi, đứng tên mình. Văn bản cho phép dùng nhãn nên cấm việc này, và bạn nên định kỳ tra cơ sở dữ liệu theo tên nhãn để phát hiện sớm.
- Trang bán hàng trên mạng do từng điểm tự lập, mỗi trang một kiểu logo. Nên có bộ nhận diện chung và danh sách tài khoản chính thức.
- Một điểm bán đóng cửa nhưng biển hiệu, tài khoản mạng vẫn mang tên chuỗi. Cần quy trình thu hồi khi chấm dứt.
Khi chuỗi đã có tranh chấp với một điểm bán cũ, ví dụ người từng vận hành tiếp tục dùng tên sau khi chia tay, đó là việc nên đưa cho luật sư đánh giá chứng cứ trước khi gửi bất kỳ văn bản nào.
Câu hỏi thường gặp
Mở chi nhánh ở tỉnh khác có phải đăng ký lại nhãn hiệu không?
Không, nếu cùng nhãn và cùng loại hàng hoá dịch vụ đã đăng ký. Văn bằng có hiệu lực trên toàn quốc. Chi nhánh mới chỉ cần làm thủ tục đăng ký hoạt động với cơ quan đăng ký kinh doanh, là thủ tục khác hẳn.
Chi nhánh có được đứng tên đơn nhãn hiệu không?
Chi nhánh không phải pháp nhân riêng mà là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, nên nhãn dùng cho chi nhánh thường đứng tên doanh nghiệp. Trường hợp cụ thể nên hỏi đại diện trước khi nộp.
Cho người thân mở cửa hàng dùng tên chuỗi có cần hợp đồng không?
Nên có. Nếu cửa hàng do một hộ kinh doanh hay công ty khác vận hành, đó là một chủ thể khác dùng nhãn của bạn. Văn bản cho phép giúp tránh tranh chấp khi quan hệ thay đổi và giúp việc sử dụng của họ được tính cho bạn.
Bán thêm sản phẩm đóng gói ở cửa hàng có cần nộp đơn mới không?
Cần xem lại danh mục đã đăng ký. Nếu văn bằng chỉ có dịch vụ, sản phẩm đóng gói thuộc nhóm hàng hoá khác có thể chưa được bảo hộ. Hỏi đại diện hoặc tham khảo phần phân nhóm trên NhanHieuVietNam.com trước khi ra mắt.
Một điểm bán cũ vẫn dùng tên chuỗi sau khi chấm dứt hợp tác thì làm gì?
Gom chứng cứ việc họ dùng tên, kèm văn bản hợp tác cũ và văn bằng của bạn. Sau đó nhờ luật sư đánh giá trước khi gửi yêu cầu chấm dứt, vì cách xử lý tuỳ vào điều khoản đã ký.
Chuỗi nhỏ có cần theo dõi đơn nhãn của người khác không?
Nên có ở mức tối thiểu: định kỳ tra cơ sở dữ liệu theo tên chuỗi và các biến thể. Chuỗi mở rộng nhanh thường bị người khác, kể cả người từng hợp tác, nộp đơn cho tên gần giống.