Khi phát hiện người khác dùng tên giống nhãn của mình trong lúc đơn còn chờ, việc đầu tiên là ghi nhận chứng cứ có ngày tháng, việc thứ hai là tra xem bên kia có đơn hay văn bằng không và ngày nộp của họ so với bạn, việc thứ ba mới là chọn cách phản ứng. Làm ngược thứ tự, ví dụ gọi điện đòi gỡ biển trước khi biết bên kia có quyền gì, là cách phổ biến nhất để biến một tình huống có lợi thành tình huống bất lợi.
Bài này đi theo trình tự thao tác cho chủ đơn nhỏ tự làm, chi phí thấp. Phần giải thích vì sao đơn đang chờ chưa cho bạn quyền độc quyền đã có ở bài riêng trong chuyên mục; ở đây tập trung vào việc làm, theo thứ tự.
Bước một: ghi nhận ngay, đừng chờ
Chứng cứ về việc bên kia dùng tên có thể biến mất bất cứ lúc nào: biển được thay, trang bán hàng bị xoá, sản phẩm hết hàng. Trong vài ngày đầu, hãy lưu lại:
- Ảnh chụp biển hiệu, bao bì, sản phẩm của bên kia, có thông tin thời gian và nơi chụp.
- Ảnh chụp màn hình trang bán hàng, trang mạng xã hội, kèm đường dẫn ghi trong sổ (không cần in), ngày giờ chụp.
- Hoá đơn hoặc chứng từ mua thử một sản phẩm, giữ nguyên bao bì.
- Ghi chép những trường hợp khách hàng nhầm lẫn: khách gọi nhầm, khách hỏi có phải chi nhánh không, đánh giá nhầm địa chỉ. Đây là loại chứng cứ có giá trị nhưng hay bị bỏ qua.
- Nếu tình huống có khả năng đi xa, cân nhắc lập vi bằng qua thừa phát lại để ghi nhận hiện trạng một cách chính thức.
Song song, lưu chứng cứ về phía mình: bao bì, hoá đơn bán hàng, trang bán hàng của bạn theo thời gian. Khi có va chạm, câu hỏi "ai dùng từ khi nào" sẽ được đặt ra cho cả hai bên, dù ở Việt Nam thứ quyết định quyền nhãn hiệu là ngày nộp đơn chứ không phải ngày bắt đầu dùng.
Bước hai: tra xem bên kia có gì trong tay
Tra cơ sở dữ liệu sở hữu công nghiệp của Cục theo tên nhãn của bên kia, theo tên chủ đơn nếu bạn biết tên doanh nghiệp hay hộ kinh doanh của họ. Bạn đang tìm ba khả năng: bên kia có văn bằng cho nhãn tương tự, bên kia có đơn đang chờ, hoặc bên kia không có gì.
Nếu thấy đơn hay văn bằng, ghi lại số đơn, ngày nộp, ngày ưu tiên nếu có, mẫu nhãn và danh sách hàng hoá, dịch vụ. Ngày nộp là dữ kiện quan trọng nhất, vì theo nguyên tắc nộp đơn đầu tiên, nó quyết định đơn nào được xem xét trước. Danh sách hàng hoá, dịch vụ cho biết hai bên có thật sự đụng nhau không: cùng tên nhưng một bên bán mỹ phẩm, một bên làm dịch vụ sửa xe thì khả năng xung đột thấp hơn nhiều.
Tra thêm tên doanh nghiệp của bên kia trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp hoặc thông tin hộ kinh doanh nếu có thể, để biết họ dùng tên này làm tên thương mại từ khi nào. Thông tin này có ích nếu về sau phải viện dẫn quyền đối với tên thương mại.
Bước ba: đọc vị trí của mình theo kết quả tra
Kết quả tra cứu đặt bạn vào một trong mấy vị trí dưới đây. Mỗi vị trí có hướng xử lý khác nhau.
| Kết quả tra | Vị trí của bạn | Hướng xử lý chính |
|---|---|---|
| Bên kia không có đơn, không có văn bằng | Đơn của bạn đứng trước | Lưu chứng cứ, theo dõi sát đơn của mình, cân nhắc thư thông báo trung tính |
| Bên kia có đơn nộp SAU bạn | Đơn của bạn nhiều khả năng là đối chứng chặn đơn của họ | Theo dõi đơn của họ, cân nhắc ý kiến người thứ ba khi đơn được công bố |
| Bên kia có đơn nộp TRƯỚC bạn | Đơn của bạn có thể bị treo hoặc bị từ chối | Đánh giá lại nhãn của mình, chuẩn bị phương án đổi hoặc thương lượng |
| Bên kia có văn bằng còn hiệu lực từ trước | Bạn có nguy cơ là bên dùng tên đụng quyền | Ngừng mở rộng, nhờ người làm nghề đánh giá ngay |
| Hàng hoá, dịch vụ hai bên khác hẳn nhau | Có thể không có xung đột | Theo dõi, không cần hành động mạnh |
Hãy đọc bảng này một cách trung thực với chính mình. Nhiều chủ đơn chỉ tìm những dữ kiện có lợi và bỏ qua dòng "bên kia có đơn nộp trước bạn", để rồi đầu tư thêm vào một cái tên mà mình khó giữ được.
Bước bốn: kiểm lại đơn của chính mình
Trước khi làm bất cứ điều gì với bên kia, mở hồ sơ đơn của bạn và chắc rằng đơn vẫn khoẻ: không có thông báo nào chưa trả lời, địa chỉ nhận thư còn đúng, phí đã nộp đủ. Một đơn đang bị đe doạ coi như rút bỏ vì quên nộp phí thì mọi lợi thế về ngày nộp đều có thể mất.
Đối chiếu mẫu nhãn và danh mục trong đơn của bạn với thứ bên kia đang dùng. Nếu bên kia dùng tên cho một sản phẩm mà danh mục của bạn không có, đơn của bạn không che phần đó. Bạn có thể cần một đơn bổ sung cho sản phẩm còn thiếu, với ngày nộp mới.
Nếu lý do kinh doanh trở nên cấp bách, chẳng hạn khách hàng nhầm lẫn đã xảy ra thật, đây là lúc cân nhắc gửi văn bản đề nghị Cục xem xét đơn sớm, kèm chứng cứ về việc bị dùng tên. Văn bản này không bảo đảm đơn được ưu tiên, nhưng là một lý do chính đáng để nêu.
Cuối cùng, ghi toàn bộ việc này vào sổ theo dõi đơn: ngày phát hiện, kết quả tra cứu đơn của bên kia, các bước đã làm. Sổ theo dõi không phải giấy tờ pháp lý, nhưng khi phải kể lại sự việc cho người làm nghề hay cho cơ quan giải quyết, một trang ghi chép theo ngày giúp câu chuyện của bạn rõ ràng và đáng tin hơn nhiều so với trí nhớ. Nếu bạn quản lý nhiều nhãn, mỗi nhãn nên có một trang riêng.
Bước năm: chọn cách phản ứng
Chờ và theo dõi. Phù hợp khi đơn của bạn đứng trước, mức giống nhau không quá rõ, hoặc thiệt hại chưa đáng kể. Bạn giữ chứng cứ, tra định kỳ, và hành động khi có văn bằng.
Gửi thư thông báo trung tính. Thư nêu đúng sự thật: bạn đã nộp đơn cho nhãn này, số đơn và ngày nộp, đề nghị bên kia lưu ý. Không tuyên bố họ xâm phạm quyền độc quyền khi bạn chưa có văn bằng. Thư kiểu này đôi khi đủ để một bên nhỏ chủ động đổi tên.
Ý kiến người thứ ba với đơn của họ. Nếu bên kia có đơn nộp sau và đơn đã được công bố, bạn có thể gửi ý kiến về việc không nên cấp văn bằng cho họ, dựa trên đơn nộp trước của bạn hoặc các căn cứ khác, trong thời gian luật cho phép.
Dùng quyền khác. Tên thương mại, quyền tác giả với phần hình logo, quy định chống cạnh tranh không lành mạnh có thể dùng được trong một số tình huống; mỗi đường cần chứng cứ riêng và thường cần người làm nghề.
Thương lượng. Khi hai bên đều có lý, một thoả thuận phân chia thị trường, sản phẩm hoặc cách trình bày đôi khi rẻ hơn mọi đường khác. Thoả thuận nên bằng văn bản và nên có người làm nghề xem.
Khi người dùng tên giống là đại lý cũ, cộng tác viên hoặc người quen
Một phần lớn các vụ dùng tên giống ở doanh nghiệp nhỏ không đến từ người lạ, mà từ người từng làm cùng: đại lý cũ tự nhập hàng bán tiếp dưới tên quen, cộng tác viên mở trang riêng, người thân tách ra mở cơ sở mới. Những trường hợp này có đặc điểm riêng cần lưu ý.
Trước hết, tìm lại mọi thoả thuận đã có, kể cả tin nhắn: có điều khoản nào về việc dùng tên, về việc chấm dứt dùng tên khi thôi hợp tác không. Một thoả thuận như vậy, dù đơn giản, thường là căn cứ mạnh hơn cả đơn nhãn hiệu đang chờ, vì nó dựa trên cam kết giữa hai bên.
Thứ hai, người từng làm cùng biết rõ bạn đã dùng tên từ khi nào; nếu họ nộp đơn cho tên đó sau khi tách ra, khả năng chứng minh đơn của họ nộp thiếu trung thực cao hơn so với một người lạ. Hãy kiểm ngay xem họ đã nộp đơn chưa.
Thứ ba, quan hệ cũ khiến nhiều người ngại làm việc bằng văn bản. Một cuộc nói chuyện thẳng thắn vẫn nên có, nhưng kết quả nên được ghi lại bằng văn bản, có chữ ký hai bên.
Ví dụ giả định và khi nào cần người làm nghề
Ví dụ giả định: chị Lan ở Cần Thơ bán khô cá theo một tên riêng, đã nộp đơn được gần một năm. Chị thấy một sạp ở chợ khác dùng tên gần giống trên bao bì. Chị chụp ảnh, mua thử một gói, ghi lại hai lần khách hỏi nhầm. Tra cứu cho thấy bên kia nộp đơn sau chị bốn tháng, cùng nhóm thực phẩm. Đơn của chị không có thông báo nào đang chờ.
Vị trí của chị khá thuận. Chị gửi một thư thông báo ngắn, trung thực, theo dõi đơn của bên kia để gửi ý kiến người thứ ba khi đơn đó được công bố, và gửi văn bản đề nghị Cục xem xét đơn của mình sớm kèm chứng cứ nhầm lẫn. Chị không đăng bài tố đối thủ trên mạng.
Nếu tình huống đảo lại, tức bên kia có đơn hoặc văn bằng trước, hoặc bên kia phản ứng bằng thư của luật sư, hoặc thiệt hại đã lớn, chị nên có người làm nghề đọc hồ sơ trước khi đi bước tiếp. Bạn cũng có thể mô tả mốc thời gian của hai bên và hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để biết mình đang ở vị trí nào trước khi quyết định.
Câu hỏi thường gặp
Thấy người khác dùng tên giống thì có nên gọi điện yêu cầu họ gỡ ngay không?
Không nên làm ngay. Hãy lưu chứng cứ và tra xem họ có đơn hay văn bằng không trước. Nếu họ có quyền sớm hơn bạn, một cuộc gọi đòi gỡ biển có thể khiến họ chú ý tới bạn như một bên đang đụng quyền của họ.
Chụp ảnh màn hình có đủ làm chứng cứ không?
Ảnh chụp có ngày giờ là chứng cứ ban đầu hữu ích, nhưng có thể bị phản bác về tính xác thực. Nếu tình huống có khả năng thành tranh chấp, nên bổ sung bằng hoá đơn mua thử và cân nhắc lập vi bằng.
Bên kia dùng tên giống từ trước khi mình nộp đơn thì mình còn cơ hội không?
Còn, nếu họ không nộp đơn trước bạn. Ở Việt Nam, quyền nhãn hiệu xét theo ngày nộp đơn, và không có quyền sử dụng trước đối với nhãn hiệu. Tuy vậy họ có thể có quyền khác như tên thương mại, nên cần đánh giá cụ thể.
Thư thông báo khi đơn còn chờ nên viết những gì?
Thư nên nêu bạn đã nộp đơn cho nhãn nào, số đơn, ngày nộp, nhóm hàng hoá dịch vụ, và đề nghị bên kia lưu ý. Tránh tuyên bố họ xâm phạm quyền độc quyền hay đe doạ chế tài khi bạn chưa có văn bằng.
Ý kiến người thứ ba gửi lúc nào?
Ý kiến người thứ ba gửi trong khoảng thời gian luật cho phép, tính từ khi đơn của bên kia được công bố đến trước khi Cục ra quyết định cấp văn bằng. Mốc cụ thể bạn đối chiếu quy định hiện hành.
Có nên nộp thêm đơn khi bên kia dùng tên cho sản phẩm ngoài danh mục của mình không?
Có thể cân nhắc, nếu sản phẩm đó là hướng kinh doanh thật của bạn. Đơn mới có ngày nộp mới, nên nếu bên kia đã nộp đơn cho sản phẩm đó trước thì đơn mới của bạn không có lợi thế.