Khi đơn nhãn hiệu đang chờ mà bạn đổi người đại diện, phần dễ hỏng nhất không phải là hợp đồng với bên mới mà là đường đi của thư từ: Cục vẫn gửi văn bản về đại diện cũ cho tới khi việc thay đổi được ghi nhận vào hồ sơ đơn. Trong khoảng giao thời đó, một thông báo có thời hạn có thể nằm ở văn phòng bên cũ, và không ai nhớ chuyển cho bạn.
Bài này đi theo góc thư từ: trước khi đổi cần biết gì về các văn bản đang mở, trình tự thay đổi để không có ngày nào đơn bị bỏ trống, cách kiểm xem Cục đã ghi nhận đại diện mới chưa, và những việc nên tự làm khi muốn thôi dùng đại diện để tự theo đơn. Thủ tục chi tiết, mẫu tờ khai và phí nếu có, bạn đối chiếu quy định hiện hành của Cục Sở hữu trí tuệ thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ.
Vì sao đổi đại diện lại chạm vào thư từ của đơn
Khi đơn được nộp qua tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp, địa chỉ của đại diện thường được ghi là địa chỉ liên lạc của đơn. Mọi thông báo về hình thức, nội dung, phí, kể cả văn bản báo tin tốt, đều đi về đó. Chủ đơn chỉ biết qua những gì đại diện chuyển lại.
Quan hệ uỷ quyền giữa bạn và đại diện cũ có thể kết thúc bằng một cuộc điện thoại hay một email, nhưng hồ sơ đơn ở Cục thì không tự đổi theo. Cục chỉ biết bạn đã có đại diện mới khi nhận được yêu cầu và giấy uỷ quyền mới, rồi xử lý và cập nhật. Trước thời điểm đó, về mặt hồ sơ, đại diện cũ vẫn là nơi nhận thư.
Nếu quan hệ hai bên chia tay êm, đại diện cũ thường vẫn chuyển văn bản đến muộn cho bạn. Nếu chia tay căng thẳng, hoặc văn phòng cũ đã giải thể, đổi địa điểm, thay nhân sự, văn bản có thể bị bỏ quên. Vì vậy trình tự đổi đại diện cần được sắp sao cho khoảng giao thời ngắn nhất và có người canh trong suốt khoảng đó.
Trước khi đổi: chốt danh sách việc đang mở
Trước khi gửi bất kỳ yêu cầu nào, hãy đề nghị đại diện cũ cung cấp, hoặc tự dựng lại, bức tranh đầy đủ về đơn. Những thông tin dưới đây là phần không nên thiếu:
- Số đơn, ngày nộp, ngày ưu tiên nếu có, tên chủ đơn đúng như trong hồ sơ.
- Toàn bộ văn bản Cục đã gửi và văn bản đã nộp đi, theo thứ tự thời gian, kèm biên nhận.
- Văn bản nào đang có thời hạn chưa xử lý xong, ngày cuối là ngày nào, đã chuẩn bị đến đâu.
- Khoản phí nào đã nộp, khoản nào sắp đến hạn, chứng từ nộp phí.
- Những yêu cầu đang treo do đại diện cũ đã nộp mà Cục chưa trả lời, ví dụ yêu cầu sửa đổi đơn hoặc yêu cầu gia hạn thời hạn trả lời.
- Bản gốc giấy tờ bạn từng giao cho đại diện cũ giữ, nếu có.
Nếu có một thời hạn đang chạy sát, đừng đổi đại diện đúng lúc này mà chưa có phương án. Thường an toàn hơn là thoả thuận để bên cũ hoàn tất văn bản trả lời đó, hoặc để bên mới nhận ngay hồ sơ và chủ động nộp, rồi mới làm phần thủ tục giấy tờ.
Trình tự thay đổi để đơn không có ngày bỏ trống
Thứ tự dưới đây giúp khoảng giao thời ngắn và luôn có người theo dõi đơn. Tên gọi giấy tờ cụ thể và cách nộp, bạn đối chiếu hướng dẫn hiện hành:
- Chọn đại diện mới, hoặc quyết định tự theo đơn nếu bạn là cá nhân, tổ chức đủ điều kiện tự nộp. Thống nhất ai làm gì với các việc đang mở.
- Thông báo bằng văn bản cho đại diện cũ về việc chấm dứt uỷ quyền đối với đơn, ghi rõ số đơn, ngày chấm dứt và đề nghị bàn giao hồ sơ, chuyển ngay mọi văn bản Cục gửi đến sau ngày đó.
- Lập giấy uỷ quyền mới cho đại diện mới, ghi đúng tên chủ đơn, số đơn và phạm vi uỷ quyền.
- Nộp yêu cầu ghi nhận thay đổi đại diện cho đơn tới Cục, kèm giấy uỷ quyền mới, theo kênh trực tuyến hoặc trực tiếp.
- Lưu biên nhận nộp và đặt lịch kiểm tra hồ sơ đơn định kỳ cho tới khi thấy đại diện mới được ghi nhận.
- Khi đã được ghi nhận, báo lại cho đại diện cũ để chấm dứt hẳn việc chuyển thư, và cập nhật sổ thư đến – thư đi của bạn.
Trong suốt thời gian từ bước 2 đến bước 6, giữ liên lạc với cả hai bên. Đây là lúc văn bản dễ lạc nhất.
Ai nhận thư trong từng giai đoạn
Bảng dưới mô tả, theo nguyên lý, văn bản của Cục thường đi đâu ở mỗi giai đoạn và việc bạn cần làm để không lọt thư.
| Giai đoạn | Văn bản thường gửi về | Việc bạn nên làm |
|---|---|---|
| Đã báo chấm dứt cho bên cũ, chưa nộp yêu cầu tới Cục | Đại diện cũ | Đề nghị bên cũ chuyển mọi văn bản đến trong thời gian chuyển giao, tự tra tình trạng đơn hằng tuần |
| Đã nộp yêu cầu, Cục chưa ghi nhận | Thường vẫn là đại diện cũ | Giữ liên lạc với bên cũ, kiểm hồ sơ đơn trên cơ sở dữ liệu của Cục |
| Cục đã ghi nhận đại diện mới | Đại diện mới | Kiểm thông tin đại diện trong hồ sơ đơn, cập nhật sổ, báo bên cũ |
| Chủ đơn chuyển sang tự theo đơn | Địa chỉ của chủ đơn đã khai | Bảo đảm địa chỉ nhận thư còn đúng, có người nhận, mở kênh trực tuyến nếu dùng |
Điểm cần nhớ: việc bạn đã ký hợp đồng với bên mới chưa làm đổi địa chỉ nhận thư. Chỉ việc ghi nhận trong hồ sơ đơn mới làm được việc đó.
Kiểm xem Cục đã ghi nhận đại diện mới chưa
Tra hồ sơ đơn trên cơ sở dữ liệu của Cục. Thông tin thư mục của đơn thường có mục đại diện. Khi tên đại diện mới hiện ở đó, bạn có căn cứ để tin rằng văn bản tiếp theo sẽ đi đúng chỗ. Dữ liệu có thể cập nhật chậm, nên chưa thấy ngay không có nghĩa là yêu cầu bị bỏ sót.
Đọc văn bản Cục gửi tiếp theo. Văn bản đầu tiên sau khi thay đổi được ghi nhận thường ghi tên và địa chỉ đại diện mới ở phần người nhận. Nếu văn bản vẫn ghi đại diện cũ, liên hệ để làm rõ.
Hỏi Cục khi đã quá lâu. Nếu sau một khoảng thời gian hợp lý vẫn không thấy thay đổi, người làm nghề mới có thể đề nghị Cục cho biết tình trạng xử lý yêu cầu. Giữ biên nhận nộp để chứng minh ngày bạn đã yêu cầu.
Đừng coi im lặng là đã xong. Không nhận được văn bản nào trong thời gian dài không chứng minh được rằng Cục chưa gửi gì. Có thể văn bản đang nằm ở bên cũ. Việc tra hồ sơ đơn định kỳ là cách duy nhất để chắc.
Khi muốn thôi dùng đại diện để tự theo đơn
Cá nhân và tổ chức Việt Nam thường được tự nộp và tự theo đơn nhãn hiệu, không bắt buộc phải qua đại diện. Với cá nhân, tổ chức nước ngoài không cư trú hay không có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam, pháp luật sở hữu trí tuệ yêu cầu thực hiện thủ tục thông qua đại diện hợp pháp tại Việt Nam, nên không thể đơn giản là chấm dứt đại diện rồi tự làm. Trường hợp của bạn thuộc nhóm nào, đối chiếu quy định hiện hành trước khi quyết định.
Nếu bạn tự theo đơn, chính bạn trở thành nơi nhận mọi văn bản. Trước khi chấm dứt uỷ quyền, chuẩn bị sẵn: địa chỉ nhận thư ổn định, có người nhận vào giờ hành chính; tài khoản trên hệ thống nộp trực tuyến nếu bạn định dùng, cùng chữ ký số nếu cần; một sổ thư đến – thư đi; và đủ hiểu biết để đọc từng loại thông báo. Nội dung trả lời thẩm định và cách lập luận khi bị dự định từ chối, bạn có thể tham khảo thêm ở NhanHieuVietNam.com.
Cũng nên tự hỏi thẳng: đơn của mình đang ở giai đoạn nào. Đơn đang có dự định từ chối với lập luận phức tạp không phải là lúc tốt để chuyển sang tự làm. Đơn đã qua thẩm định nội dung và chỉ còn chờ thông báo dự định cấp, nộp phí cấp văn bằng, thì tự làm nhẹ hơn nhiều.
Ví dụ giả định: một xưởng gốm ở Vĩnh Long đổi đại diện
Một xưởng gốm nhỏ nộp đơn nhãn hiệu qua một văn phòng đại diện. Hơn một năm sau, người phụ trách ở văn phòng đó nghỉ việc, báo cáo bắt đầu đến chậm. Chủ xưởng quyết định chuyển sang một đại diện khác. Trước khi báo chấm dứt, chủ xưởng tra hồ sơ đơn và thấy đơn vừa có thêm một mốc mới mà chưa được ai báo.
Chủ xưởng gửi văn bản cho bên cũ, đề nghị cung cấp ngay văn bản tương ứng với mốc đó cùng toàn bộ hồ sơ. Văn bản hoá ra là một thông báo có thời hạn, đã chạy được một phần. Đại diện mới nhận hồ sơ, chuẩn bị văn bản trả lời ngay và nộp trước hạn, song song với việc nộp yêu cầu ghi nhận thay đổi đại diện. Vài tuần sau, hồ sơ đơn hiện tên đại diện mới.
Bài học của ví dụ giả định này: tra hồ sơ đơn trước khi đổi giúp phát hiện việc đang mở, và xử lý thời hạn trước, giấy tờ sau. Nếu chủ xưởng làm ngược lại, thông báo kia có thể nằm im ở văn phòng cũ cho tới khi quá hạn. Khi quan hệ với đại diện cũ đã đến mức tranh chấp về hồ sơ hay chi phí, bạn nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc nhờ người làm nghề trước khi gửi bất kỳ văn bản nào.
Câu hỏi thường gặp
Đã ký hợp đồng với đại diện mới thì Cục có tự gửi thư cho bên mới không?
Không. Cục chỉ thay đổi địa chỉ gửi văn bản khi đã nhận yêu cầu ghi nhận thay đổi đại diện kèm giấy uỷ quyền mới và cập nhật vào hồ sơ đơn. Trước đó văn bản thường vẫn về đại diện cũ.
Đại diện cũ không chịu bàn giao hồ sơ thì làm sao?
Bạn vẫn có thể tra hồ sơ đơn trên cơ sở dữ liệu của Cục để biết các mốc, rồi đề nghị Cục cung cấp bản sao văn bản cần thiết theo thủ tục hiện hành. Nếu có tranh chấp về hợp đồng, nên hỏi người làm nghề.
Có nên đổi đại diện khi đang có một thông báo sắp hết hạn trả lời?
Chỉ khi đã có phương án xử lý thời hạn đó. Hoặc để bên cũ hoàn tất văn bản trả lời, hoặc bên mới nhận hồ sơ ngay và nộp trước hạn. Thủ tục ghi nhận đại diện có thể làm song song nhưng không được làm thay cho việc trả lời.
Doanh nghiệp nước ngoài có thể chấm dứt đại diện rồi tự theo đơn không?
Thường là không, nếu doanh nghiệp đó không cư trú hoặc không có cơ sở sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam, vì pháp luật yêu cầu làm thủ tục qua đại diện hợp pháp. Họ có thể đổi sang đại diện khác. Đối chiếu quy định hiện hành cho từng trường hợp.
Làm sao biết Cục đã ghi nhận đại diện mới?
Tra thông tin thư mục của đơn trên cơ sở dữ liệu của Cục và xem mục đại diện, đồng thời xem phần người nhận trên văn bản Cục gửi tiếp theo. Dữ liệu có thể chậm, nên kiểm định kỳ thay vì chỉ một lần.
Đổi đại diện có làm thay đổi ngày nộp đơn hay quyền ưu tiên không?
Không. Đổi đại diện là thay đổi người thay mặt chủ đơn làm thủ tục, không ảnh hưởng tới ngày nộp đơn, ngày ưu tiên hay nội dung đơn. Điều cần giữ là không để lọt văn bản có thời hạn trong lúc chuyển giao.