Kiểm tra văn bằng nhãn hiệu khi nhận nghĩa là đặt văn bằng cạnh tờ khai, thông báo dự định cấp và các văn bản sửa đổi trong quá trình thẩm định, rồi soát từng thông tin xem có khớp không. Việc này mất chừng một buổi, nhưng một lỗi bỏ sót có thể làm bạn mất nhiều tháng khi cần dùng văn bằng để ký hợp đồng, xử lý hàng nhái hay gia hạn.
Ý nghĩa pháp lý của từng mục trên văn bằng đã được giải thích ở trang NhanHieuVietNam.com. Bài này đi theo góc khác: một bảng soát lỗi thực dụng, chỉ cách chuẩn bị bộ tài liệu đối chiếu, các lỗi hay gặp ở từng mục, và cách ghi nhận khi phát hiện chỗ sai để bước đề nghị sửa sau đó được gọn.
Chuẩn bị bộ tài liệu đối chiếu
Không ai kiểm được văn bằng chỉ bằng trí nhớ. Trước khi bắt đầu, gom đủ những tài liệu sau lên một bàn, hoặc mở trên cùng một màn hình:
- Tờ khai đăng ký nhãn hiệu bản đã nộp, kèm mẫu nhãn đúng bản nộp.
- Mọi văn bản bạn đã gửi Cục để sửa đổi đơn, thu hẹp danh mục, nộp mẫu nhãn sửa.
- Mọi thông báo Cục đã gửi: chấp nhận đơn hợp lệ, dự định từ chối nếu có, dự định cấp.
- Chứng từ nộp phí cấp văn bằng.
- Kết quả tra cứu đơn trên cơ sở dữ liệu của Cục tại ngày kiểm tra.
- Giấy tờ pháp lý hiện hành của chủ sở hữu: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh hoặc giấy tờ tùy thân.
Nếu đơn nộp qua đại diện mà bạn chưa có đủ thư từ, xin đại diện chuyển toàn bộ trước khi kiểm. Thiếu một văn bản sửa đổi, bạn có thể tưởng văn bằng sai trong khi thật ra nó phản ánh đúng thay đổi đã được chấp nhận.
Bảng soát lỗi 12 điểm
Đánh dấu từng dòng là khớp, lệch hay cần hỏi. Cột cuối gợi ý chỗ lỗi hay nằm.
| Điểm soát | So với | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| 1. Tên chủ sở hữu | Tờ khai, giấy đăng ký doanh nghiệp | Sai dấu, thiếu chữ, nhầm loại hình, viết tắt khác tờ khai |
| 2. Địa chỉ chủ sở hữu | Tờ khai, văn bản sửa đổi địa chỉ | Thiếu số nhà, sai tên đường, tên đơn vị hành chính cũ |
| 3. Số đơn | Biên nhận nộp đơn | Đảo chữ số khi in hiếm gặp nhưng nên soát |
| 4. Ngày nộp đơn | Biên nhận nộp đơn | Lệch ngày khi đơn có bổ sung tài liệu |
| 5. Ngày ưu tiên nếu có | Tờ khai, tài liệu ưu tiên | Không được ghi nhận dù đã yêu cầu |
| 6. Số văn bằng và ngày cấp | Kết quả tra cứu trên cơ sở dữ liệu | Lệch giữa bản giấy và dữ liệu điện tử |
| 7. Mẫu nhãn | Mẫu nhãn nộp cuối cùng | Dùng mẫu cũ thay vì mẫu sửa, mất chi tiết, sai tỷ lệ |
| 8. Màu sắc bảo hộ | Phần khai màu trong tờ khai | Nhãn màu nhưng ghi không bảo hộ màu, hoặc ngược lại |
| 9. Phần không bảo hộ riêng | Thông báo dự định cấp | Ghi thêm hoặc thiếu yếu tố so với kết luận thẩm định |
| 10. Nhóm và danh mục | Danh mục chấp nhận trong thông báo dự định cấp | Thiếu sản phẩm, sai chính tả, nhầm nhóm |
| 11. Thời hạn hiệu lực | Ngày nộp đơn cộng mười năm | Ghi mốc hết hạn không khớp cách tính |
| 12. Số trang và phụ lục | Số trang danh mục ghi trên văn bằng | Thiếu trang phụ lục danh mục khi danh mục dài |
Mười hai điểm này là khung tối thiểu. Đơn có đồng chủ sở hữu, quyền ưu tiên, nhãn có nhiều phiên bản màu hay danh mục dài nhiều trang thì cần soát kỹ hơn ở những phần tương ứng.
Ba chỗ dễ nhìn sót nhất
Mẫu nhãn in nhỏ. Trên văn bằng, mẫu nhãn thường in trong một khung nhỏ. Những chi tiết mảnh như nét chữ phụ, đường viền, ký hiệu nhỏ có thể mờ hoặc mất. Hãy so bằng kính lúp hoặc chụp phóng to, đối chiếu với bản mẫu nhãn độ phân giải cao bạn đã nộp. Nếu chỉ là chất lượng in kém mà dữ liệu điện tử của Cục vẫn đúng, ghi nhận và hỏi Cục có cần xử lý không.
Danh mục dài. Danh mục hàng hoá, dịch vụ có thể kéo sang trang phụ lục. Người kiểm thường đọc lướt vài dòng đầu rồi cho qua. Cách làm chắc là đếm số mục trong từng nhóm ở cả hai bên, rồi soát từng mục theo thứ tự. Với danh mục rất dài, hai người cùng soát, một người đọc, một người dò.
Dấu tiếng Việt và chữ nước ngoài. Tên công ty có dấu, tên nhãn có chữ nước ngoài, phiên âm, ký tự đặc biệt là nơi lỗi gõ hay lọt vào. Một dấu hỏi thành dấu ngã trong tên chủ sở hữu có vẻ nhỏ, nhưng khi đối chiếu với giấy đăng ký doanh nghiệp trong một giao dịch, bên kia có quyền hỏi vì sao không khớp.
Phát hiện chỗ sai: ghi nhận thế nào
Ghi nhận ngay và đúng cách giúp bước đề nghị sửa sau đó nhanh hơn nhiều. Trình tự gợi ý:
- Chụp hoặc quét trang văn bằng có chỗ sai, khoanh vùng lỗi trên bản chụp, không viết lên bản gốc.
- Tìm tài liệu gốc chứng minh thông tin đúng: dòng nào trong tờ khai, văn bản sửa đổi nào, thông báo nào.
- Phân loại lỗi: do Cục ghi khác với hồ sơ bạn đã nộp, hay do chính hồ sơ bạn nộp đã sai từ đầu.
- Ghi một trang tóm tắt: số văn bằng, chỗ sai, thông tin đúng, tài liệu chứng minh, ngày phát hiện.
- Báo cho người phụ trách nhãn hiệu, đại diện nếu có, và quyết định ai làm đề nghị sửa.
- Đặt lịch xử lý trong vài tuần, đừng để qua lâu rồi quên.
Phân loại ở bước ba là quan trọng nhất. Lỗi do Cục và lỗi do chủ đơn đi theo hai con đường khác nhau về hồ sơ và chi phí. Bài riêng trong danh mục này hướng dẫn chi tiết đường thứ nhất.
Ví dụ giả định: một buổi soát văn bằng ở xưởng gốm
Ví dụ giả định: một xưởng gốm gia đình ở Bát Tràng, nay thuộc Hà Nội, nhận văn bằng cho nhãn hình kèm chữ, đăng ký cho đồ gốm gia dụng, đồ trang trí và dịch vụ dạy làm gốm. Con gái chủ xưởng phụ trách nhãn hiệu, ngồi với chị kế toán một buổi chiều. Hai người in sẵn bảng soát, mở tờ khai, thông báo dự định cấp và tệp mẫu nhãn gốc trên máy tính.
Tên và địa chỉ khớp. Số đơn, ngày nộp đơn khớp. Tới mẫu nhãn, chị kế toán nhận ra một chi tiết: hình bình gốm trên văn bằng thiếu đường viền mảnh bao quanh, trong khi mẫu nộp có viền. Phóng to bản chụp, đối chiếu với dữ liệu trên cơ sở dữ liệu của Cục thì dữ liệu điện tử có viền, chỉ bản in bị mờ. Hai người ghi lại, xếp vào loại cần hỏi chứ chưa phải lỗi.
Phần danh mục mất nhiều thời gian nhất. Nhóm dịch vụ đào tạo có sáu mục trong thông báo, văn bằng chỉ in năm. Soát kỹ thì mục thiếu là tổ chức lớp học trải nghiệm làm gốm, một dịch vụ xưởng đang làm hằng tuần. Lỗi này có tài liệu chứng minh rõ, được xếp vào loại đề nghị sửa ngay. Buổi soát kết thúc với một trang tóm tắt hai điểm, gửi cho người phụ trách soạn đề nghị.
Lỗi do mình khai sai: xử lý ra sao
Không ít lần, khi soát văn bằng, chủ sở hữu phát hiện lỗi nằm ngay trong tờ khai: gõ sai tên công ty từ đầu, ghi địa chỉ thiếu, chọn sai màu sắc bảo hộ. Văn bằng in đúng theo hồ sơ, tức là in sai theo đúng lỗi của người khai. Trường hợp này Cục không có nghĩa vụ sửa miễn phí; bạn cần làm thủ tục sửa đổi văn bằng theo quy định, có hồ sơ và có phí.
Có những thông tin sửa được tương đối đơn giản, như tên và địa chỉ chủ sở hữu khi có giấy tờ chứng minh. Nhưng có những thông tin gần như không sửa được sau khi cấp, nhất là những thay đổi làm mở rộng phạm vi bảo hộ: thêm sản phẩm vào danh mục, thay đổi đáng kể mẫu nhãn. Với những phần đó, con đường thực tế thường là nộp đơn mới.
Vì vậy bài học lớn hơn nằm ở giai đoạn trước: soát kỹ thông báo dự định cấp trước khi nộp phí, vì lúc đó việc điều chỉnh còn trong quá trình xử lý đơn. Khi đã có văn bằng, mọi chỉnh sửa đều thành một thủ tục riêng. Thủ tục sửa đổi văn bằng do thay đổi tên, địa chỉ chủ sở hữu được giải thích chi tiết ở NhanHieuVietNam.com.
Lưu kết quả kiểm tra cho những lần dùng sau
Một bảng soát lỗi đã điền xong không nên vứt đi. Lưu nó cùng bản quét văn bằng trong hồ sơ nhãn hiệu, ghi rõ ai kiểm, ngày kiểm, kết quả. Khi đối tác yêu cầu thẩm định nhãn trước khi ký hợp đồng li-xăng, khi nhà đầu tư rà soát tài sản trí tuệ, hay khi chính bạn chuẩn bị hồ sơ gia hạn sau mười năm, bảng này cho thấy văn bằng đã được kiểm từ đầu và các lỗi, nếu có, đã được xử lý.
Nếu doanh nghiệp có nhiều nhãn, hãy thống nhất dùng chung một mẫu bảng soát cho mọi văn bằng. Người mới nhận việc nhìn vào là biết phải kiểm gì, không phụ thuộc vào trí nhớ của người cũ. Mẫu bảng nên để thêm vài dòng trống cho những điểm đặc thù, ví dụ nhãn có đồng chủ sở hữu, có quyền ưu tiên, hoặc là phần chỉ định Việt Nam của một đăng ký quốc tế.
Cuối cùng, sau khi kiểm và xử lý xong, tra lại cơ sở dữ liệu của Cục lần nữa để chắc thông tin công khai trùng với văn bằng đã đúng. Đối tác và cơ quan chức năng thường nhìn vào đó trước khi nhìn vào bản giấy của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Nhận văn bằng xong có cần kiểm tra ngay không hay để khi nào cần dùng mới xem?
Nên kiểm ngay trong vài ngày đầu. Phát hiện sớm thì tài liệu đối chiếu còn đủ, người phụ trách còn nhớ quá trình, và việc đề nghị sửa gọn hơn. Để tới lúc cần dùng mới phát hiện thì giao dịch có thể bị chậm theo.
Văn bằng in mẫu nhãn mờ, thiếu nét có phải là lỗi không?
Có thể chỉ là chất lượng in, cũng có thể là dữ liệu mẫu nhãn bị sai. Đối chiếu với mẫu nhãn trên cơ sở dữ liệu của Cục. Nếu dữ liệu đúng mà bản in mờ, hỏi Cục có cần xử lý không; nếu dữ liệu sai thì làm đề nghị sửa.
Thấy danh mục trên văn bằng ít hơn tờ khai thì sao?
Trước hết so với danh mục trong thông báo dự định cấp, vì có thể bạn đã đồng ý thu hẹp trong quá trình thẩm định. Nếu văn bằng ít hơn cả thông báo dự định cấp, đó có thể là lỗi in và nên đề nghị Cục xem lại.
Tên công ty trên văn bằng đúng với tờ khai nhưng công ty đã đổi tên thì có phải lỗi không?
Không phải lỗi của văn bằng. Văn bằng in theo hồ sơ tại thời điểm cấp. Muốn văn bằng mang tên mới, bạn làm thủ tục sửa đổi văn bằng do thay đổi tên chủ sở hữu theo quy định hiện hành.
Ai trong doanh nghiệp nên chịu trách nhiệm kiểm tra văn bằng?
Người theo dõi đơn từ đầu là phù hợp nhất, vì nắm được các lần sửa đổi. Nên có thêm một người thứ hai cùng soát phần danh mục và mẫu nhãn. Doanh nghiệp nhỏ có thể là chủ doanh nghiệp cùng kế toán hoặc người phụ trách bán hàng.
Văn bằng và dữ liệu tra cứu trên mạng ghi khác nhau thì tin bên nào?
Ghi nhận cả hai và hỏi Cục. Văn bằng và sổ đăng ký quốc gia là nguồn chính thức; dữ liệu tra cứu trực tuyến có thể chậm hoặc nhập sai. Chỗ nào sai cần được sửa để hai nguồn khớp nhau, tránh rắc rối khi đối tác tra.